Wir sind in den Bereichen Gebäudereinigung, Bewachung, Logistik und Arbeitssicherheit tätig und suchen eine Komplettlösung mit folgenden Funktionen:
- Kundendaten- und Personaldatenverwaltung
- Auftrags- und Angebotserstellung/Verwaltung
- Objektverwaltung
- Stundenerfassung der Mitarbeiter
- Dienstplanerstellung und Verwaltung
- Rechnungstellung
- Rechnungseingang
Weitere Anforderungen sind:
- Schnittstelle für ELO-Professional zur Dokumentenablage
- Angebot / Kalkulation – Auftrag – Rechnung – Mahnwesen – Zahlungseingang - Controlling
- Pauschalverträge (mit monatlicher, vierteljährlicher, halbjährlicher, jährlich + Einzelaufträge
- Aufgliederung in Kostenstellen (ca. 12 Kostenstellen)
- Führen und einfache Abfrage des Rechnungsausgangsbuchs gegliedert nach Kostenstellen und Kosten und Erlöse
- Erfassen von Eingangsrechnungen in ERP-System + Ablage in ELO Professional – für Kontrollzwecke und Weiterberechnung (Verbrauchsmaterial), Zuordnung zu Kostenstellen
- Aufträge – Neben Leistung, Kunde, etc., Namen der zu beauftragenden Mitarbeiter, Stundenvorgabe, evtl. Geräte, Materialien und individuelle Notizen (z. B. „Bitte in Geschäftsstelle vorher anrufen“)
- Mandantenfähigkeit (2 Geschäftsstellen )
- manuelle Anpassung des Rechnungsdatums
- nachträgliche Änderung von Rechnungen
- freie Eingabe von „Artikeln / Leistungen“ (min. 500 Posten)
- Erfassen Warenbestand mit Hinweis bei Mengenunterschreitung, dass Bestellung auszulösen ist und einfache Weiterberechnung (Materialverbrauch Reinigungsmittel)
- Wiedervorlagetermine (z.B. turnusmäßige Glasreinigung aller 6 Wochen)
- Notizen zu einzelnen Kunden (CRM)
- Kunden mit verschiedene Adressen und Ansprechpartnern anlegen
- differenzierte Zugriffsberechtigungen
- ggf. Dienstplanung mit 50 Mitarbeitern und ca. 200 Objekten, die zu unterschiedlichen Tageszeiten angefahren und mit unterschiedlichen Leistungen bearbeitet werden müssen (Hausmeisterdienste: Kehren, Mülltonnen rausstellen, Rasen mähen, etc.), Mitarbeiter haben unterschiedliche Wochenstunden + Kundenobjekte unterschiedliche Leistungsstunden, was logisch mit abgebildet werden muss
Es sind ca. 15 Software-Arbeitsplätze geplant.