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ERP-System für Unternehmen zur Planung und Montage von Photovoltaik- und Windkraft-Anlagen gesucht

Suche / Ausschreibung von: Unternehmensberatung (sucht für Montage-Unternehmen)Ausschreibung 17/1024: beendet

Wir beraten Unternehmen und suchen für einen Kunden aus dem Bereich Planung und Montage von Photovoltaik- und Windkraft-Anlagen ein ERP-System auf MAC-Basis.

1. Ziele der Software-Einführung

1.1 Gründe für die Einführung neuer Software

Bisher werden Planungsunterlagen, Produktdaten und Geschäftsprozesse mit MS Excel und MS WORD dokumentiert. Die Kundenbetreuung und Kommunikation erfolgt über die CRM-Lösung. Dies erzeugt unnötigen Aufwand, verursacht Fehler und bietet in der Überwachung der Kernprozesse (Projekte) keine durchgängigen Leistungen.
 
1.2 Kurzbeschreibung des Vorhabens und der Planung

  • Lieferung einer geeigneten IOS-Software
  • Customizing
  • Implementierung
  • Datenübertragung
  • Schulung
  • Inbetriebnahme

1.3 Ziele, die mit der Einführung der neuen EDV verfolgt bzw. erwartet werden

  • Freimachen von blockierten Ressourcen
  • Deutliche Reduktion von Fehlern
  • Professionalisierung von Marketing und Vertrieb

1.4 Zeitliche Grobplanung

  • Geplanter Beginn umgehend nach Auftragsvergabe
  • Voraussichtliches Ende 30.3.2018

2. Beschreibung des Ist-Zustandes

2.1 Beschreibung der EDV-Landschaft, in die das neue System eingebettet werden soll. Auflistung geplanter Veränderungen.

  • Netzwerke ja
  • Betriebssysteme MAC, Windows
  • Schnittstellen manuell
  • Beschaffungsjahr der vorhandenen EDV-Systeme 2015

2.2 Betroffene Geschäftsprozesse Beschreibung der Geschäftsprozesse, die von der EDV-Einführung betroffen sind.

Projektplanung und Projektabwicklung

  • Angebote
  • Technisches Konzept (Excel)
  • Vor- und Nachkalkulation von Projekten
  • Auftragseingänge
  • Auftragsbestätigung
  • Einkauf
  • EVU-Anmeldungen
  • Handwerker-Zeitenerfassung
  • Übersicht der laufenden und abgeschlossenen Projekte
  • Rechnungen
  • Disposition
  • OP‘s: Debitoren, Kreditoren
  • Lagerbestand
  • Reklamationsabwicklung
  • Kundeninformationen (CRM): keine Schnittstelle zu den Geschäftsprozessen
  • Kunden- und Geschäftsprozess-Kommunikation (CRM)

Kundenmanagement

  • Telefon-Akquise
  • Kundenbesuche, Vor-Ort-Termine 

Lieferantenmanagement

  • Rahmenverträge
  • Bestellabwicklungen

Geschäftsleitung

  • Listen und Graphiken: Monats-/Jahresumsätze
  • Listen und Graphiken: Produktumsätze
  • Planung
  • Plan-Ist-Vergleiche

2.3 Prozesse

Beschreibung der Organisation der Arbeitsabläufe, die die neue EDV unterstützen soll. Auflistung der aufeinander folgenden Tätigkeiten und des Informationsflusses.

Warenwirtschaft:

  • Angebotserstellung
  • Lieferung
  • Einkauf
  • Montage
  • Rechnungsstellung
  • Forderungsmanagement
  • Buchung von Zahlungseingängen und Inkasso
  • Disposition / Einkauf
  • Reklamationsabwicklung
  • Jahresplanung

CRM

  • Kundenstammdaten (inkl. Branchen, Kundengruppen, org. Zuordnung)
  • Projektverfolgung
  • Terminverfolgung
  • Reklamationsverfolgung
  • Kontaktnotizen, Berichtswesen, Emails, Wiedervorlagen, etc.
  • Marketingaktionen
  • kundenbezogene Aktionen
  • Vertriebscontrolling:
    • Auftragsbestand
    • Umsatz: aktuell, Vorjahr, Zeitreihe, Plan, etc.
    • Umsatzentwicklung: je Kunde, nach Kundengruppen, gesamt
    • Umsatzentwicklung: je Produkt, nach Produktgruppen, gesamt
    • Preisentwicklung: nach Produkten, Produktgruppen, gesamt
    • ABC-Analysen
    • Kundenstrukturanalyse
  • Auftragskalkulation

Betriebsbuchführung

  • Zeitkonten der Mitarbeiter

3. Anforderungen an das zu realisierende System

3.1 Zielgruppe / Nutzer Auflistung der Zielgruppen (intern / extern) bzw. der Nutzer des neuen Systems

  • Zielgruppe intern
    • Geschäftsleitung
    • Technische Leitung
    • Marketing/Vertrieb
    • Einkauf
    • Montage-Leitung
  • Zielgruppe extern - Montage-Team

3.2 Funktionen des neuen Systems Beschreibung der grundlegenden fachlichen Funktionen des Systems, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die mit der Durchführung von Fachaufgaben betraut sind, zur Verfügung stehen sollen

Grundlegende Funktionen:

  • Alle Projektschritte
  • Ressourcenmanagement
  • CRM
  • E-Mail-Verkehr und Bedienung der Kommunikationskanäle (Telefon, Fax), Newsletter
  • Management-Information (MIS)
  • Rückverfolgbarkeit
  • Konformität zu ISO 9001:2015
  • DATEV-Kompatibilität
  • Barcode-Scanning       

3.3 Daten im neuen System

Auflistung der Informationen und Daten, die gespeichert werden sollen Beschreibung des Umfangs und der Art der Arten

Stammdaten:  

  • Kunden            
  • Artikel (Verkauf)            
  • Lieferanten            
  • Artikel (Einkauf)             
  • Preise (Verkauf)             
  • Preise (Einkauf)             

Bewegungsdaten:  

  • Angebote            
  • Lagerbestand (Verkauf)            
  • Ausgangsrechnungen            
  • Auftragseingang            
  • Bestellungen            
  • Offene Posten (Debitoren)             
  • Offene Posten (Kreditoren)             
  • Reklamationen            
  • Kunden-Kommunikation            
  • Lieferanten-Kommunikation            

 
3.4 Ausgaben

Auflistung der Informationen, die die Software bereitstellen soll. Beschreibung der Adressatengruppe (an wen?), der Form (elektronisch, in Papierform…) und der Häufigkeit (wie oft?) Nennung weiterer Erfordernisse zur flexiblen Beschaffung von Informationen (z.B. Datenbankabfragen nach Bedarf?).

  • Adressatengruppe: s.3.1
  • Form:  elektronisch
  • Häufigkeit:  s. 3.3
  • Erfordernisse: branchentypisch

3.5 Erforderliche Schnittstellen zu anderen Programmen Angabe anderer Anwendungen, mit denen die neue Software Daten austauschen muss (Name, Format, Häufigkeit, Menge).

  • Telefonanlage   

3.6 Kompatibilität zum bestehenden CRM-System

3.7 Anforderungen an Einführung, Schulung und Dokumentation Erwartungen und Anforderungen an die Leistungen des Anbieters

  • kundenorientierte Projektleitung
  • anwenderfreundliches Schulungsmaterial
  • anwenderfreundliche Dokumentation
  • HelpDesk
  • Benutzerhandbuch

Rahmenbedingungen zum Angebot:

  • Angebotsabgabe bis 1.11.2017
  • Auftragserteilung bis Jan. 2018
  • die Angabe von Referenzkunden ist unbedingt erwünscht

Es sollen ca. fünf Nutzer gleichzeitig mit dem System arbeiten.

Wir haben 14 Softwarelösungen recherchiert. Beispielsweise kommen aufgrund der spezifischen Anforderungen folgende Lösungen in Frage:

Software Lösungen gefunden
SoftGuide Rechercheteam hat die Arbeit an der Ausschreibung beendet.
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentationen zur Verfügung:

Projektstatistik

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 14
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 9 (6)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 24
Erhaltene E-Mails von Anbietern 8
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 4
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 76

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