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Handels- und Produktionsunternehmen (Messtechnik) sucht Warenwirtschaftssystem

Suche / Ausschreibung von: Produktions- und HandelsunternehmenProjekt Nr. 19/1848, bis: 14. Nov. 2019

Für unser süddeutsches Handelsunternehmen im Bereich Messtechnik und Messmittel mit einer kleinen, eigenen Produktion suchen wir ein Warenwirtschaftssystem mit einem integrierten Online-Shop. Wir beliefern unsere Kunden europaweit.

Die folgenden Anforderungen sollte die Software optimalerweise erfüllen:

Kundendaten

  • mehrere Ansprechpartner pro Kunde
  • mehrere Lieferadressen pro Kunde
  • Versandart + Empfänger pro Dokumentart und Kunde allgemein festlegbar (und im Einzelfall änderbar)
    (z. B. Auftragsbestätigung per E-Mail, Fax oder Brief an ab@kunde.de, AB-Fax-Nummer, AB-Adresse, Rechnung per E-Mail, Fax oder Brief an rechnung@kunde.de, Rechnung-Fax-Nummer, Rechnungs-Adresse)
  • USt-ID-Nummer hinterlegbar mit integrierter Prüfung (bei EU-Auslands-Kunden)
  • verschiedene Rabattgruppen für Kunden definierbar - Bemerkung pro Kunde hinterlegbar (nicht sichtbar für Kunde)
  • Freitext pro Kunde hinterlegbar (sichtbar auf Dokumenten)

Lieferanten

  • Mindestbestellwert pro Lieferant
  • Bestelltext pro Lieferant (auf jeder Bestellung, z. B. „Versand per DHL Express mit unserer Kunden-Nr. XXX“)

Bestellungen

  • per E-Mail oder Druck

Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen

  • idealerweise Übernahme von Angeboten mit Lieferzeit „X Wochen“ in Aufträge mit Angabe der KW (heute + X Wochen)
  • Proforma-Rechnungen (Auftragsbestätigung mit Bezeichnung „Proforma-Rechnung“)
  • Teillieferungen (Lieferschein bzw. Rechnung mit Zusatz „Teillieferung“ bzw. „Restlieferung“)
  • Direktlieferungen (Bestellung + Lieferschein an Lieferant, Rechnung an Kunde)
  • Freitext im Einzelfall oder zeitlich begrenzt ständig hinzufügbar (z. B. Hinweis auf Betriebsferien, etc.)
  • Erinnerungen an Termin-Kundenaufträge durch System

Lagerverwaltung

  • nur 1 Lager
  • feste Lagerplätze pro Artikel
  • Mindestbestand pro Artikel mit automatischen Bestellvorschlägen bei Unterschreitung und manueller Erstellung von Bestellungen pro Lieferant (idealerweise mit Berücksichtigung Mindestbestellwert)
  • Inventur (inkl. Zähllisten mit Sollwert-Vorbelegung)

Artikeldaten

  • alphanumerische Artikelnummer (max. 20 Zeichen)
  • Artikelbeschreibung 4x40 Zeichen
  • mehrere Lieferanten pro Artikel (Hauptlieferant + sonstige Lieferanten)
  • Preisstaffel (Mengenrabatt)
  • Preise mit Gültigkeitsdatum („alter Preis“ gültig bis 30.06., „neuer Preis“ gültig ab 01.07.)
  • Preisänderungen (Excellisten von Lieferanten einlesbar)
  • temporäre Sonderpreise (zeitliche Befristung) bei EK-Preis und VK-Preis

Produktion

  • einfache Stücklisten für selbst produzierte Produkte
  • Produktionsaufträge mit Stücklisten und Lagerplätzen und Buchung der Einzelteile bzw. Fertigprodukte

Online-Shop

  • Baumstruktur mit Bildern („Inhaltsverzeichnis“)
  • Artikel-Gruppen mit gleichem Bild/Text und unterschiedlichen Merkmalen (z. B. Größe)
  • Anmeldung mit Kundennummer und Passwort und individuellen Rabatten bzw. Preisen oder Bestellung als Neukunde zu Listenpreisen
  • Artikel mit manueller Text-Zusatzeingabe durch Kunde (bei Sonderabmessungen)
  • Live-Verfügbarkeits-Anzeige
  • einfache Übernahme von Online-Kunden
  • Bestandskunde? -> Zuordnung zu Kundennummer (automatischer Vorschlag oder manuelle Zuordnung)
  • Neukunde? -> Kundendaten anlegen
  • Einmalkunde? -> Kundendaten nicht anlegen
  • Übernahme von Online-Shop-Bestellungen inkl. Kunden-Zuordnung ins Warenwirtschaftssystem
  • Senden von Anfragen aus Warenkorb
  • Versandkostenberechnung und Versandkosten-Zusatztext abhängig von Warenwert, Zielland, Sperrgut-/Speditionszuschlag
  • optional Schnittstellen zu Versanddienstleistern

Finanzwesen

  • Erstellung von Rechnungsausgangs- und -eingangsbuch (monatlich)
  • automatisches Einlesen von Kontoauszügen (Abgleich + Zuordnung zu Kunde bzw. Lieferant)
  • DATEV-Schnittstelle für Steuerberater
  • automatische Mahnungen und Kunden-Sperre bei überfälligen Rechnungen

Allgemein

  • Windows Server, aktuell 4 Clients (User)
  • Online-Shop aktuell auf auf externem Server, schön wäre eine integrierte Shoplösung
  • alle Dokumente mehrsprachig (deutsch oder englisch) inkl. E-Mail-Text
  • mehrere Währungen (EUR, USD) verwaltbar (manuelle Wechselkurseingabe ausreichend)
  • alle Daten einfach aus Datenbank auslesbar und verarbeitbar mit MS Excel
  • Massenänderungen (z. B. Artikelbezeichnung von 1000 Artikeln) einfach durchführbar
  • Statistiken konfigurierbar
    (Umsatz, Einkaufsvolumen, offene Bestellungen, offene Aufträge, offene Rechnungen, Stückzahl Verkauf bzw. Verbrauch etc.)
  • Dokumentenmanagement-System für elektronische oder gescannte Dokumente
    (z. B. Zuordnung und Archivierung einer Fax-Bestellung von Kunde zu Auftrag, Kunden-Anfrage-E-Mail und Lieferanten-Angebot zu Angebot an Kunde etc.)
  • Schnittstelle zu MS Excel
  • es ist auch eine Cloudlösung möglich

Es sind fünf Software-Arbeitsplätze bzw. Concurrent User geplant.

Wir haben 24 Softwarelösungen oder Unternehmen recherchiert. Beispielsweise kommen aufgrund der spezifischen Anforderungen folgende Lösungen in Frage:

Software Lösungen finden
Das SoftGuide Rechercheteam erarbeitet weitere potenzielle Lösungen...
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:

Projektstatistik (Stand 24.08.2019)

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 24
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 12 (8)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 29
Erhaltene E-Mails von Anbietern 6
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 5
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 9