Software für das Informationsmanagement (ca. 400 Arbeitsplätze)

Wir sind eine gemeinnützige Stiftung in der Alten- und Krankenpflege mit zahlreichen Einrichtungen und rund 2.000 Mitarbeitern und suchen eine Software für das Informationsmanagement.

Zur vereinfachten Nutzung von Informationen und Arbeitshilfen für die Mitarbeiter, suchen wir eine Lösung im Sinne eines optimierten Informationsmanagements. Dazu gehört auch die Einführung eines papierlosen Organisationshandbuchs. Derzeit sind diese Informationen noch an verschiedenen Orten im Intranet abgelegt.

Vier Bereiche sollen abgedeckt werden:

• Organisationshandbuch (rechtlich und organisationsintern relevante Gesetze, Regeln und Vorschriften)
• Information (Materialien, Informationen, Arbeitshilfen, Formulare)
• stiftungsweiter Austausch (Umschlagbörse für Materialien)
• einrichtungs- bzw. geschäftsstelleninterner Austausch

Eine der Überlegungen für die Lösung ist, dass es zu den Informationen zwei Zugänge geben soll:

1. eine Suchfunktion nach Suchwörtern (Suchmaschine)
2. ein themenbezogenes Inhaltsverzeichnis

Benötigt wird die Software für ca 400 PC-Arbeitsplätze.

Hinweis von SoftGuide:

Die Anforderungen werden unserer Meinung nach durch folgende Bereiche abgedeckt: CMS (Content Management System), DMS (Dokumenten Management) , Wiki (einfache standardisierte Dokumentationssoftware), Forumsoftware und Messaging (Instant Messaging). Es gilt eine Lösung zu finden, die diese Bereiche weitgehend abdeckt. Teilbereiche z.B. Instant Messaging können auch mit einem eigenen System abgedeckt werden.

Der Schwerpunkt zur Beurteilung der Software sollte darin liegen, inwieweit die Aktualität der Daten unterstützt wird. Manuell erstellte Dokumentationen veralten schnell und verlieren an Attraktivität. Daher sollten weitgehend Techniken klassischer Management-Informationssysteme automatisiert auf Daten zugreifen, diese verdichten und benutzergerecht anzeigen (z.B. Lagerbestände, Ressourcenverfügbarkeit, Urlaubsplanung, wichtige Telefonnummern, etc.).