Kirchliche Einrichtung sucht Adressverwaltung

Wir sind eine kirchliche Einrichtung (u.a. Altenpflegeheim, Altenpflegeschule, Weiterbildungsangebote) und suchen für unseren gemeinnütziger Bereich eine professionelle Adressverwaltung, die heutige und künftige Anforderungen erfüllt. CRM-Tools müssen nicht sehr ausgeprägt sein. Perspektivisch sollte es möglich sein, den Adressenbestand in eine Fundraising-Lösung zu überführen.

Anforderungen an eine Adressdatenbank-Lösung:

Einführung:

Wir sind eine Einrichtung mit insgesamt sechs juristischen Personen in der Schweiz und in Deutschland. Operativ tätig sind derzeit zwei juristische Personen: eine Stiftung in der Schweiz, eine gGmbH Deutschland sowie eine Altenpflegeschule, in der Rechtsform einer GmbH.

Daraus ergeben sich besondere Anforderungen an den Datenschutz, da sowohl die DSGVO als auch der Schweizer Datenschutz berücksichtigt werden muss.

Auf beiden Seiten der Grenze werden unterschiedliche ERP-Systeme zum Einsatz gebracht. In der Schweiz verwenden wir ABACUS, in Deutschland ADDISON.

Die Adressen von Mitarbeitenden, Lieferanten und Bewohnern des Altenpflegeheims werden im ERP-System abgebildet. Ansonsten gibt es keine Adressdatenbank. Eine Adressverwaltung findet im Form einer Vielzahl von Excellisten statt, deren Pflege naturgemäß mit hohem Aufwand und nahezu ebenso hoher Fehleranfälligkeit einhergeht, da Dubletten nicht erkannt werden.

Ziel ist die Einführung einer professionellen Adressverwaltung. Das impliziert zum einen die Einführung einer Softwarelösung ebenso wie die Einführung stringenter Prozesse.

Fachliche Anforderungen

Muss

• Mandantenfähigkeit: Trennbar nach Schweizer Unternehmenszweig und deutschem Unternehmenszweig sowie nach Unternehmenseinheiten
• Getrennte Speicherung einzelner Mandanten in Deutschland und in der Schweiz, die Daten der deutschen Lieferanten bzw. Kunden dürfen nur in der Schweiz gespeichert werden, wenn diese explizit zustimmen
• DSGVO-konform, speziell Herkunft der Daten, Löschdatum gem. DSGVO, Auswertungsanforderungen gem. DSGVO
• Merkmale verarbeiten und Auswertungen bzw. Selektionen zulassen
• Merkmale müssen erweiterbar sein
• Export- und Importfunktion in Excel und in Word
• Muss erweiterbar sein, wenn sich die Bedürfnisse ändern

Sollte

• Einfache CRM-Funktionen (ist ausreichend für unsere Bedürfnisse)
• Dublettenabgleich
• Schnittstelle zu ERP-Systemen Addison (D) und Abacus (CH)

Anforderungen Datenfelder

• Anrede
• Vorname
• Nachname
• 2. Adresszeile für "Ansprechpartner" bei Firmen
• Adresse (Straße, Postfach, PLZ, Ort, Land)
• Telefon (fest u mobil)
• Mail (geschäftlich und privat)
• Geburtstag und Todestag
• Steuernummer
• USt Ident-Nr.
• Feld für Kundennummer / Lieferantennummer aus dem ERP-System
• Zustimmung zu Datenspeicherung - und Nutzung mit Anfangs- und enddatum
• Kategorisierung Zielgruppe: z.B. Freund, Gemeinschaft, Mitarbeiter, Spender etc.
• Weitere, frei definierbare und benennbare Datenfelder
• Selektionsmöglichkeiten über Datenfelder oder Kombination von Datenfeldern.
• PLZ und Ort in 2 Datenfeldern.
• Spenderkategorie: Erstspender, treuer Spender, Legate,
• Jahrestage, Eintrittsdatum etc.
• Frei definierbare Datenfelder, z.B.
  • Anzahl bestellter Zeitschriften
  • (…)
• Spezielle Anforderungen der Schule an Datenfelder:
  • Bildungsabschluss
  • Religionszugehörigkeit
  • Nationalität
  • Kursnummer
  • Kundennummer

Technische Anforderungen

Muss:

• Webbasierte, plattformunabhängige Lösung
• Benutzerabhängige Zugriffsberechtigungen
• Exportfähigkeit mindestens .csv
• Backupfunktionen

Kann:

• Umfangreiche Schnittstellenfunktionen Ex- und Import auch für künftige Fundraising-Software
• Anbindung Office 365
• Anpassbare Datenbankfelder ändern bzw. hinzufügen
• Kontaktanzeigemöglichkeit Smartphone (App/Webapp) (Berechtigungsspezifisch)

Eigene Server sind an beiden Standorten vorhanden. ERP-Systeme sind etabliert.

Geplant sind 5 bis 6 Software-Arbeitsplätze.