Kulturzentrum sucht Veranstaltungsmanagement (inkl. Vermietung)

Wir sind ein Kulturzentrum, das über das Jahr verteilt eine Vielzahl von Veranstaltungen und Ausstellungen organisiert und durchführt. Darüber hinaus vermieten wir unsere Räumlichkeiten auch. Wir suchen eine Planungssoftware für das Veranstaltungsmanagement und die Vermietung.

Folgende Anforderungen werden an die Software gestellt:

• Kalenderfunktion bzw. -übersicht
• zur internen, aber auch externen Planung der Veranstaltungen und Belegungen
• ggf. auch zur Personal- und Aufgabenplanung
• Aufgabenplaner
• Verwaltung der Buchungen bzw. Reservierungen mit Angebotserstellung, Optimierung oder Stornierung
• Management bzw. Belegungsplanung für die einzelnen Räume; mit Möglichkeit Anforderungen und Details zu hinterlegen, ggf. auch mit automatischer Bestuhlungsplanung
• Möglichkeit zum Hinterlegen von Artikeln bzw. Ressourcen, wie z.B. Serviceleistungen, Technik, Personal
• Vermietung muss als Option hinterlegt werden können, mit automatischem Ablauf einer Frist, so dass das Angebot als abgelaufen markiert wird und gezielt nachgehakt werden kann
• Rechnungserstellung aus dem System
• Kundenmanagement System im Hintergrund; z.B. automatisierter E-Mail Versand an den Kunden mit Angebot & Vertrag; Möglichkeit Kunden gezielter zu kontaktieren
• Möglichkeit, dass Kunden sich direkt über unsere Webseite bei z.B. Kursen oder Veranstaltungen anmelden oder Tickets kaufen
• Auswertung Vertriebswege
• Optional
• Möglichkeit das System mit der Webseite zu verbinden, so dass Raumbelegung direkt einsehbar ist
• Möglichkeit Kunden im Nachgang zu kontaktieren und Feedback abzufragen
• Projektmanagement, mit dem z.B. Marketing und Öffentlichkeitsarbeit geplant werden kann
• Benutzerfreundlichkeit: das System muss von jedem leicht zu erfassen sein; intuitive Bedienung
• Windows-kompatibel
• Kosten gerne als Einmalinvestition und möglichst geringe laufende Kosten

Es werden sechs bis sieben Software-Arbeitsplätze benötigt.