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Belegungskalender für Räume, Abrechnungssystem für Veranstaltungen und Seminare

Raumbelegungskalender mit optionaler Faktura für Veranstaltungsmanagement

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Mit dem OMOC.interactive Raumbelegungskalender Räume, Ressourcen und Veranstaltungen zentral und einfach online in der Cloud verwalten - zu jeder Tageszeit, von überall aus!

Die Vorzüge unserer Online-Raumverwaltungssoftware

  • Mehr als 15 Jahre Entwicklungsarbeit

    Die webbasierte Online-Raumverwaltung wird seit 2005 stetig und mit Kundenhilfe weiterentwickelt.

  • DSGVO konform auf ISO 27001 zertifizierten Servern - ohne Cookies

    Das Eventplanungs- und Buchungssystem wurde nach den Bedingungen der EU-DSGVO angepasst und kommt komplett ohne sog. Cookies aus. Eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung steht zur Verfügung, sowie Server-Zertifikate.

  • Software BITMi e.V. zertifiziert

    Das Siegel SOFTWARE HOSTED IN GERMANY zeichnet per Internet nutzbare Software aus, die deutsches Datenschutzrecht und weitere Kriterien berücksichtigt. Die Initiative steht unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie Informationen

  • Keine Installation notwendig

    Die barrierearme Standardsoftware ist ohne IT-Techniker und dessen Kosten sofort einsatzbereit. Eine optionale LDAP-Anbindung ist möglich.

  • Von überall aus bedienbar dank browserbasierter Software-as-a-Servive (SaaS)

    Ob aus dem Büro, dem Urlaub oder von Zuhause / Homeoffice aus - ob PC, Mac, Tablet oder Smartphone - die responsive Oberfläche der Software kann von überall aus bedient werden. Sie ist kompatibel mit den Browsern unter Windows, iOS-Systemen/Apple (u.a. iPhone), Linux und Android.

  • Umfassende Darstellungsmöglichkeiten

    Ob Tages-, Wochen- oder Monatsansicht, ob Kalender, Tag-Raum oder Raum-Tag-Ansicht, ob Balken- oder Listen-Ansicht - die Raumverwaltung lässt keine Wünsche offen. Bis zu 45 verschiedene Darstellungsoptionen sorgen für Ihre Übersicht!

  • Angebote, Rechnungen / Gebührenbescheide und Mahnungen via Mausklick

    Mit der integrierten, optionalen Faktura (Abrechnung) erstellen, archivieren und versenden Sie z.B. Angebote, Sollstellungen, E-Rechnungen / Gebührenbescheide (u.a. XRechnung EN 16931, ZUGFeRD) oder Mahnungen mit Ihren eigenen Vorlagen und Formularen. Haben Sie so alle Vorgänge in einer Software zusammen gefasst und via Mausklick schnell an Ihre Mieter versendet oder z. B. in DATEV® importieren. Inkl. optionaler Archivierung von Antwort-Mails.

  • Einzel- oder Serienbuchungen schnell erstellt

    Mit Hilfe des Seriengenerators erstellen Sie neben Einzeltermine schnell und komfortabel Serientermine über Monate hinweg.

  • Leichte, DSGVO konforme Integration in Ihre Webseite - ohne Cookies

    Über einen in Ihre Webseite integrierbaren, responsiven Kalender und einem responsiven Anfrageformular (mehrsprachig, genderneutral, EU-DSGVO konform) können externen Mietern Ihre Belegung dargestellt und Mietanfragen erfassen werden. Via Teilnehmerformular lassen sich Teilnahmen an Veranstaltungen leichter abwickeln und der Ticker bereichert z.B. Ihr Foyer mit den aktuellsten Veranstaltungen. Selbstverständlich alles ohne sog. Cookies.

  • Automatische Generierung von Ansichten für Raumleitsysteme

    Erstellen Sie via Mausklick Belegungsansichten für Infobildschirme ("Digital Signage") für ein günstiges Raumleitsystem bzw. Wegleitsystem.

  • Automatische Generierung von Webseiten

    Die Software erstellt automatisch kleine Webseiten, QR-Codes und Sitemaps für Ihre Präsentation und Vermarktung im Web, auf sozialen Medien.

  • Automatische Rechnungsstellung und Mietvertrag

    Optional kann eine Rechnungstellung und die Ausstellung eines Mietvertrages über die im Anfrageformular hinterlegen Daten erfolgen. Automatisieren Sie so ihren täglichen Ablauf und erleichtern Sie sich die Vermietung.

  • Zusammenarbeit mit sozialen Medien, Rundschreiben

    Die Interaktivität mit Ihrer Webseite oder mit sozialen Medien wird immer wichtig. Aber auch das klassische Rundschreiben kann immer noch sehr hilfreich beim Kontakt mit Ihren Kunden sein. Die Raumverwaltung bietet zahlreiche Möglichkeiten von automatisch generierten Links zu Facebook, QR-Code bis hin zu Verwaltung von Mailings.

  • Kostenlose automatische Updates und Backups

    Lehnen Sie sich zurück - die Software wird von uns automatisch auf den neusten Stand gehalten und jeden Tag gesichert (siehe Sicherheitskonzept im Auftragsdatenverarbeitungsvertrag)

  • Statistiken und Datenanalyse

    Sehen Sie sich umfangreiche Statistiken an und erstellen via Mausklick Datenanalysen als PDF.

  • Optionale Programmfunktionen und Konfigurationsmöglichkeiten

    Erstellen Sie via Mausklick digitale Dienstpläne Ihrer Mitarbeiter, Personalkosten-Einsatzpläne oder Infomails an Adressgruppen. Mit fast 500 Einstellungsmöglichkeiten, die selbstständig ohne weitere Kosten konfigurierbar sind, bleiben kaum noch Wünsche offen!

  • Erinnerung via Mail

    Via Erinnerungsmailer werden Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihre Mieter an bevorstehende Veranstaltungen, nötige Buchungsbestätigungen oder Mahnungen erinnert.

  • Deutsche Anwendersprache (mehrsprachig)

    Der Verzicht auf englische Bezeichnungen, das verständliche und geschlechtergerechte Benennen von Funktionen erleichtern auch Einsteigern den Einstieg.

  • Integration in Outlook, Lotus Notes

    Mit nur wenigen Mausklicks stellen Sie die Belegung Ihrer Räume auch in Outlook oder Lotus Notes dar.

  • Zusammenarbeit mit Kunden

    Dank der intensiven Teamarbeit mit Kunden wird die Software stetig weiter entwickelt und nach Kundenwünschen kostengünstig angepasst.

  • Übernahme von bestehenden Daten

    Sie haben bereits eine Software im Einsatz oder nutzen Outlook oder Excel zur Belegungsverwaltung? Sprechen Sie uns an wie Sie die Daten am besten übernehmen können.

  • Günstige Mietkosten inkl. Support für jede Zielgruppe und Betriebsgröße

    Unsere monatlichen Mietkosten sind relativ gering. Zudem entstehen keine weiteren Kosten für Support oder Updates. Und falls Ihr Unternehmen und Ihre Anforderungen wachsen - mieten Sie einfach weitere Funktionen hinzu oder lassen Sie sie durch uns entwickeln.

  • Keine größere Startinvestition nötig

    Durch die monatliche Miete entfällt eine größere Investition um mit der Verwaltung der Belegung zu beginnen.

  • Beliebig lange Testen und Präsentationsvideo

    Sie dürfen die Software beliebig lange Testen. Für einen kurzen Eindruck empfiehlt sich unser kleines Video, welches Sie in der Online-Hilfe sich anschauen können.

  • Alle 6 Monate kündbar, DSGVO konform

    Durch die max. Mindestlaufzeit von nur 6 Monaten gehen Sie kein Risiko ein. Alle wichtigen Daten, welche nach der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) verwaltet werden, lassen sich problemlos jederzeit durch Sie exportieren.

  • Kostenloser, freundlicher und erreichbarer Support

    Unser Support steht Ihnen Werktags von 9-17 Uhr zur Verfügung. Stets freundlich und kompetent!

  • Ausbaufähigkeit und eigene Funktionen

    Sie benötigen ein Feature welches die Software nicht bietet? Sprechen Sie uns an und lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.

  • Auf Wunsch Beratung zur Versammlungsstättenverordnung

    Sie unterliegen als Behörde oder Verein der Versammmlungsstättenverordnung und benötigen eine kompetente Beratung? Sprechen Sie uns an!

  • 100% Ökostrom

    Die Stromversorgung der Datacenter-Parks setzen auf die Kraft des Wassers. Umweltpartner ist die TÜV-zertifizierte Energiedienst AG, die grünen Strom aus 100 Prozent kohlendioxidfreier und umweltfreundlicher Wasserkraft erzeugt.

Die Nachteile

  • Sehr komplex und viele Einstellungen

    Unterschiedliche Kunden haben unterschiedliche Vorstellungen und Herangehensweisen an das Thema Vermietung. Die Online-Raumverwaltung bietet daher verschiedene Optionen der Verwaltung Ihrer Räume und läßt sich so schnell und flexibel an Ihre interne Struktur und Bedürfnisse anpassen.

  • Keine interaktive Outlook-Integration

    Da komplexe Angaben zu Ressourcen und Adressdaten via Outlook nicht oder nur reduziert übermittelt werden können, bedarf es immer ein Nacharbeiten der Belegungen in der jeweiligen Anwendung. Daher bietet die Online-Raumverwaltung nur eine Integration der Raum-Belegungsdaten in Outlook an.

  • Zu geringe monatliche Kosten

    Aufgrund der kleinen Firmenstruktur und der großen Bandbreite an Kundenprofilen wird die Online-Raumverwaltung bereits zu einer günstigen, individuellen Monatspauschale angeboten.

Räume und Teilnehmer verwalten, Veranstaltungen abrechnen
und Ressourcen planen

Die webbasierte bzw. browserbasierte Raumbelegungsplaner-Software, Online-Raumverwaltung, Seminarraum-Verwaltung und Terminkalender kurz Raumverwaltungssoftware zum Mieten - ohne Java und ohne Installationsaufwand: Belegungspläne und Ressourcen von Räumen ohne Installationsaufwand (On-Demand-Lösung - Software as a Service, kurz SaaS, ohne JAVA und Installation direkt lauffähig) komfortabel online verwalten und disponieren, Veranstaltungen abrechnen, die gewerbliche Vermietung, mehrsprachig, managen.

Die Online-Raumverwaltung / Raummanagement bzw.  Raumvergabe- und Veranstaltungsmanagementsoftware (RVMS) läuft zentral über einen OMOC.interactive-Server, der für alle Kunden im Internet erreichbar ist. Daher werden keine besonderen Voraussetzungen an Ihrer EDV für die Buchungssoftware benötigt, um einen Raumbelegungsplan oder eine Turnhallenverwaltung online anzubieten und die Raumvergabe zu regeln. Das Buchungsprogramm / die Raumvergabesoftware ist komplett netzwerkfähig. OMOC.interactive kümmert sich gratis/kostenlos um Updates, Wartung, Verfügbarkeit, Datensicherheit und Datensicherung (Software-as-a-Service – kurz SaaS).

Egal wo Sie sich gerade befinden, ein Rechner mit Internetzugang reicht aus, um Ihre Räume und Veranstaltungen rund um die Uhr mit dem mehrsprachigen Online-Reservierungssystem zu organisieren und abzurechnen, Ihre Seminarräume zu verwalten und den aktuellen Raumbelegungsplan einzusehen.

Jetzt neu: Planen Sie mit der neuen Funktion Mitarbeiterplanung (Personalverwaltung bzw. Einsatzplanung) den Einsatz Ihrer Mitarbeiter / Ihres Personals.

Erstellen Sie mit nur wenigen Mausklicks oder automatisch:

  • einfache Raumbuchungen (z.B. als Ersatz für eine Raumbelegungsplanung in Excel®-Tabellen)

  • komplexe Veranstaltungsvorgänge / Veranstaltungsabrechnung inkl. Angebote, Rechnungen / Gebührenbescheide, Mahnungen, Gutschriften und Mietverträge

  • Wochenpläne für die Einsatzplanung (Standard Übersicht, Bewirtungsplan, Putzplan, Ausstattungsplan und Küchenplan)

  • Monatsübersichten und ausführliche Tagespläne ihrer Raumbelegung

  • eine minutenaktuelle Ticker-Übersicht z.B. für Foyers inkl. Mailversand, auch für einzelne Räume

  • ein fertiges Webformular zum Erfassen von externen Buchungsanfragen über Ihre Homepage (DSGVO konform)

  • Rundschreiben an Adressgruppen

  • Externe Direktbuchungen mit automatischer Rechnung und Preispauschalen

  • Belegungsdaten für Ihre Heizungssteuerung

  • Terminlist für Webseminare oder Online-Schulungen

  • Auslastungs- und Umsatzübersichten und Raumnutzungsstatistiken

  • und vieles mehr

Weitere Vorzüge

Dank der optionalen E-Mail-Zusendung / Termineinladung sind alle eingetragenen Verwalter/Administratoren (z. B. Trainer) und Teilnehmer stets auf dem aktuellen Stand (Report-Mail). Eine in dieser Branche übliche, aber umständliche und improvisierte Weitergabe von z.B. Excel®-Tabellen oder eine Verwaltung über einen dezentralen Outlook®-Kalender für eine gemeinsame Planung ist nicht mehr nötig (optional lassen sich Termine zum Google® Kalender exportieren, in Outlook® via ics-Datei eintragen) oder in eigenen Anwendungen via JSON/XML weiterverarbeiten.

Kostengünstig und ohne viel Aufwand Räume und Seminare verwalten

Dank des kleinen Einstiegspreises für gehobene Ansprüche (siehe Preise) sind die Online-Raumverwaltung und der Raumbelegungsplaner (Online-Software) auch für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Seminarraumanbieter bestens geeignet, um kostengünstig und leicht die Disposition von Räumen jeglicher Art durchzuführen. Größere Unternehmen profitieren von der einfachen Handhabung und wissen die zahlreichen Sonderfunktionen schnell zu schätzen.

Seminarmanagement

Disponieren und verwalten Sie den Belegungsplan über verschiedene Kalendarien webbasiert ohne Software- oder Hardware-Installation zentral im Internet und verwalten Sie die Teilnehmer an ihren Seminaren in einer übersichtlichen Teilnehmerverwaltung.

Heizungssteuerung

Steuern Sie via automatischen iCal-Export Ihre Heizungssysteme inkl. Vor- und Nachlaufzeiten. Gerade bei der Frage nach dem Klimaschutz, spielt dieser Aspekt immer mehr eine wichtige Rolle.

Einsatzorte / Kunden

  • Stadtverwaltungen, Gemeindezentren, Pfarrheime, Veranstaltungshallen, Kirchen und Kirchengemeinden

  • Seminarräume, Seminarzentrum und Seminarhäuser, Tagungsstätten, Besprechnungsräume, Konferenzräume, Praxisräume, Schulungsräume

  • Bürgerhäuser, Mehrgenerationenhäuser oder Nachbarschaftshäuser

  • Sportvereine, Clubhäuser, Jugendzentren, Turnhallen

  • Schulen, Hochschulen, Ausbildungsstätten z. B. für Psychotherapie, Institute, Bildungszentren

  • Museen (auch Führungen), Künstlerateliers, Werkstätten, Tonstudios, Bandräume

  • Co-Working Plätze

  • hotelähnliche Betriebe, Ferienhäuser

Neu: OMOC.interactive ist bestrebt, die Raumvergabe- und Veranstaltungsmanagementsoftware (RVMS) nach den Richtlinien des "Neues kommunales Finanzmanagement (NKF)", "Neues Kommunales Rechnungs- und Steuerungssystem (NKRS)" oder "Neues kommunales Rechnungswesen (NKR)" anzupassen. Ebenso nach den Richtlinien der Versammlungsstättenverordnung (VStättVO, MVStättV) und der Unfallkassen ("verlangte Gefährdungsbeurteilung" §§ 5, 6 Arbeitsschutzgesetz, Sonderbauverordnung SBauVO) und der allgemeinen Gefährdungseinstuffung.

Sonderrabatt: für Schulen, Vereine und kirchliche Einrichtungen, Kirchengemeinden (siehe Preise)!

Buchungen

  • Buchungsadministration: 4 verschiedene Buchungstypen: Einzelbuchungen, zyklische Terminserien bzw. Serienbuchungen (mit verschiedenen Serientypen ähnlich Outlook® für wiederkehrende Buchungen, inkl. Angabe von Ausnahmen) und freie Listen (Angabe von beliebig vielen einzelnen Tagen, an denen ein Raum belegt ist mit und ohne verschiedene Uhrzeiten) Veranstaltungsadminstration: Mehrere durchgehende oder einzelne Tage anlegbar (pro Tag verschiedene Ressourcen etc. möglich)

  • Infotext-Angabe pro Termin einer Serie (z. B. für die Angabe von Personen, Abweichungen etc.)

  • Versehentliche Doppelbelegungen sind bei festen Buchungen oder Veranstaltungen ausgeschlossen. Bei optionalen Buchungen erfolgt eine Warnung und Kennzeichnung (Überlappungswarnung)

  • Freigabe-Funktion (ähnlich Workflow-Funktionalität). Ein oder mehrere Benutzer können, rein zur Information der anderen Nutzer, den Status 'Ist freigegeben' setzen

  • Warteliste für Raumbuchungen die auf "fest" gebucht werden sobald der Raum in dem Zeitraum frei wird.

  • Bestätigungsmöglichkeit einer Raumbuchung, einstellbar inkl. Erinnerungsmöglichkeit und automatischer Löschung.

  • Archiv-Funktion (automatisch) z.B. zur Dokumentation

  • E-Mail-Bestätigung (Mailunterstützung) nach Buchungsvorgängen (neuer Eintrag, Änderung, Löschung) an alle eingetragenen Verwalter, inkl. Auflistung sämtlicher Änderungen; optionale Archivierung von Antwort-Mails

  • Eingabe einer Teilnehmerliste (Teilnehmerverwaltung) inkl. E-Mail-, Druck- und Export-Funktion inkl. Formular zur Teilnahme an hinterlegte Raumbuchungen (auch als Terminvergabe verwendbar)

  • Umfangreiche Eingabemöglichkeiten pro Raumbuchung bzw. Veranstaltung (mehrere Räume, Veranstaltungsart, mitgebuchte Ressourcen wie Technik, Bewirtung, Catering, Extras, externe Dienstleistungen. Personalkosten, Anmerkungen, Links, Verkostungspauschalen u.v.m.)

  • Buchung von zusammenhängenden Räumen und geteilten Räumen / Teilräumen

  • Angaben zu den Gefährdungen (MVStättV, VStättVO, Gefährdungsbeurteilung §§ 5, 6 Arbeitsschutzgesetz und Sonderbauverordnung SBauVO) und allgemeine Gefährdungseinstuffung

  • Detaillierte Zeitablaufangabe, z.B. Abbau, Aufbau, Pause

  • Veranstaltungsplaner mit Angebot-Rechnungserstellung, Gebührenbescheide (siehe Faktura)

  • Variable Taktung bzw. kleinster Zeitraum zwischen zwei Buchungen/Veranstaltungen wählbar (1, 5, 10 und 15 Minuten)

  • Ausführliches Logfile für jeden Buchungsvorgang

  • Online-Report per E-Mail versendbar, z.B. an Küche oder Haustechnik inkl. .ics-Datei und Termineinladung

  • Ausdruck, Versand und Archivierung von z.B. fertigen ausgefüllten Mietverträgen und Abrechnungsformularen (Systemvorlage oder eigene Vorlagen und Formulare möglich z.B. für Gebührenbescheide ähnlich einem "Dokumentengenerator")

  • Import von Buchungen per .csv-Dateien

  • Export der Buchungen im XLS-, XLSX-, XML-, CSV-/Text-, DBF-Format, Google® CSV und nach Lexware®. Via XLSX in SAP importierbar.

  • Automatische Generierung einer kleinen Webseite für Raumbuchungen und Veranstaltungsvorgängen um sie z. B. in sozialen Medien wie Facebook oder Twitter zu teilen, inkl. der Generierung eines QR-Codes.

  • ... und viele weitere Funktionen!

Faktura (Abrechnung)

  • Debitorenverwaltung (Faktura) und Rechnungsarchiv: Anlegen von 1. bis 3. Mahnungen bzw. Mahnstufen, Vorkasserechnungen, Stornorechnungen, Gutschriften, Bezahlt-Infos, Sollstellung nach NKF, NKRS und NKR (verwaltungsinterne Leistungsverrechnung VILV), Lieferscheine, Gebührenbescheide

  • Ausdruck von fertig ausgefüllten Mietverträgen und Formularen durch eigene Word RTF-Vorlagen für Angebote, Rechnungen, Gebührenbescheide, Mietverträge etc. oder Individuelle Druckanpassungen für Formulare auf Wunsch (z.B. für Gebührenbescheide ähnlich einem "Dokumentengenerator")

  • Stammdateneingabe unter Berücksichtigung § 14 UStG. (gesetzliche Rechnungsbestandteile)

  • Eigene Nummernkreise für Rechnungen, Gutschriften und Stornos

  • Normalpreis + Nebenkosten + Fixkosten + Grundmiete + beliebig viele Preisvariationen (Preisvarianten / Preismatrix / Gebührenordnung) + Übernachtungspauschale für Räume anlegbar

  • Preispauschalen für Anfragen hinterlegbar z.B. Mo.-Do. 4h Raum XYZ 123,-

  • Automatische Preisermittlung anhand der hinterlegbaren Zeiteinheiten (pauschal, 1Min., 5Min., 15Min., ...) und des Start- / Enddatums

  • Digitaler Lieferschein, zur direkten Aufnahme des IST-Zustandes auf der Veranstaltung/vor Ort z. B. mit Hilfe eines Tablets, inkl. der Möglichkeit sich den Lieferschein durch den Kunden/Mieter abzeichnen zu lassen.

  • Automatische Ausgabe des letzten Datums zur kostenfreien Stornierung

  • Angabe einer Anruferinnerung

  • Beliebig viele Mehrwertsteuersätze inkl. Steuerkennzeichen anlegbar

  • Verschiedene Währungen wählbar (z. B. Euro, Schweizer Franken, Dollar, Pfund)

  • Umsatzanalyse mit zahlreichen Filtermöglichkeiten (Veranstaltung-Administration) z. B. zur Bestimmung des Forcast etc.

  • Individuelle oder abweichende Preise für Ressourcen sind je Vorgang anlegbar

  • Verschiedene Rabattierungen und Rabattvorgaben möglich: Kundenrabatt, multiplative Rabatte für einzelne Vorgänge und Rabatte pro Resource (z. B. 20 % auf Bewirtung)

  • Serien-Termingenerator für wiederkehrende Termine die einzeln bepreist werden müssen.

  • Positionstypen für beliebige Eintragungen auf einer Rechnung inkl. Angabe von Leistungszeitraum und Ressourcen, für die Erfassung von Kautionen oder einfach nur für das Einfügen von Informationszeilen

  • Druck, Export und direkter Mailversand von Rechnungen, Angeboten etc. als PDF (Signierung möglich), RTF, Word®-Datei und XRechnung / ZUGFeRD-Format inkl. Validator (EN 16931)

  • Eingabe und Export von beliebig vielen Vorauszahlungen (Abschlagszahlungen / Banktransaktionen)

  • ... und viele weitere Funktionen!

Kalender und Ansichten

  • Übersichtlicher Raumbelegungsplan (Belegungsübersicht) mit allen gebuchten Räumen und ausführlichen Info-PopUps. Jeder Raum wird mit einer eigenen Farbe dargestellt. Extra Stundenübersichts-PopUp und Druckansicht

  • Zahlreiche Ansichten einstellbar (siehe Screenshots) : Kalenderansichten, Tag-Raum-Ansichten, Raum-Tag-Ansichten, Tagesansichten, Raum-Belegungsdiagramm-Ansicht (Gantt-Diagramm), einfache Listendarstellung, sowie Jahresübersicht der Belegungen (ca. 45 verschiedene Ansichten)

  • Drag & Drop ("Anfassen und Verschieben") für Einzelbuchungen

  • Ausführliche Wochenpläne für die Einsatzplanung von Mitarbeitern und externen Dienstleistern inkl. Putzplan, Bewirtungsplan, Ausstattungsplan und Küchenplan

  • Belegungsplan-Ansichtengenerierung für Infobildschirme / Infodisplays ("Digital Signage") oder Raumdisplays als Wegleitsystem

  • Ticker-Ansicht für Info-Terminals oder Bildschirme, z.B. in Foyers oder der Webseite inkl. Ausgabe als JPG/PNG-Grafik und RSS Foto-Feed z.B. für digitale Türschilder/Tablets mit W-Lan. Exportmöglichkeit in JSON-Format

  • Tickermail mit allen Buchungen und Veranstaltungen am aktuellen Tag

  • Erinnerungsmail an Buchungen/Veranstaltungen mit einstellbarer Vorlaufzeit (z.B. 1 Stunde).

  • Textinfos für jeden Tag direkt im Kalender hinterlegbar, z.B. Infos zum Dienstplan, Urlaub von Mitarbeitern, Reparaturarbeiten oder durch Import von Ferienterminen oder speziellen, branchenüblichen Termine via iCal-Kalenderdateien

  • Anzeige von einem externen iCal-Kalender (z.B. Google Calendar) innerhalb der Belegungspläne (nicht in der Basic-Version!)

  • Webkalender: Einfache Möglichkeit zur Darstellung der Buchungen und Veranstaltungen auf Ihrer Webseite Link / PopUp. Inkl. HTML-Vorlage zum einfachen Kopieren per Copy & Paste. Mit Passwortschutz versehbar

  • Anzeige von Feiertagen (Deutschland, Österreich, Schweiz)

  • Zahlreiche Konfigurationsmöglichkeiten/Parameter, z.B. Wochenbeginn am Sonntag/Montag, Zeitraum der Tagesansicht

  • iCal-Daten URL (.ics-Datei) für z.B. Google®-Kalender, Microsoft-Outlook®, Office365®, Lotus Notes, Wordpress-Plugins oder Mozilla-Thunderbird® (auch als JSON- oder XML-Daten für eigene Anwendungen verfügbar)

  • iCal-Import (.ics-Dateien) und CSV-/Text-Import (.csv-Dateien), z.B. aus Google®-Kalender, Microsoft-Outlook®, Office 365®, Lotus Notes oder Mozilla-Thunderbird®. Per Datei-Upload oder URL.

  • Optionen für Heizungssteuerung

    Für die Steuerung von Heizungssystemen via iCal z. B. dem Schaltmodul der Fa. Wiesemann & Theis in Verbindung mit der Web-IO Software, lassen sich diverse Parameter wie z.B. Offset (Nachlauf/Vorlauf) einstellen.

  • ... und viele weitere Funktionen!

Verwaltungsfunktionen

  • Alle Raumressourcen (z.B. Räume, Hallen, Besprechungszimmer oder Schulungsräume) können online verwaltet werden und individuell Räumen zugeordnet werden

  • Teilbare Räume können in Abhängigkeit mit Teilräumen gesetzt werden (z. B. bei Hallenvermietung).

  • Hinterlegung von Ressourcen-Paketvorlagen für eine schnelle Abwicklung von wiederkehrenden Veranstaltungsvorgängen mit gleichen Ressourcen-Buchungen bzw. Buchung von vorgefertigten Szenarien

  • Druck und PDF-Ausgabe einer Türschild-Agenda, Checklisten, Bewirtungsplänen u.v.m.

  • Ermittlung der prozentualen Raumauslastung pro Monat

  • Mitarbeiterplanung - wann ist welcher Mitarbeiter mit welchem Dienst verfügbar, wann ist sein Einsatz bei einer Buchung/Vorgang geplant und Statistik (wird auf Wunsch weiter ausgebaut)

  • Statistiken über die Verwendung von Räumen nach Art und Anlass (Raumnutzungsstatistiken) oder Kategorien

  • Optionaler Empfang und Archivierung von Antwort-Mails

  • Sammel-Mailversand an Mieter, Verwalter, Reportempfänger etc. (mit der Basic-Version nicht nutzbar!)

  • Veranstaltungsarten, Technik-, Catering-, Gebäude- und Etagenlisten können beliebig befüllt werden

  • Eingabe von Kostenstellen und Inventurdaten wie Lagerorte und Seriennummern pro Ressource

  • Automatische Generierung einer XML-Sitemap für Suchmaschinen über Räume, dem Anfrageformular, der Webfreiraumsuche und dem Belegungsplan, sofern gewünscht.

  • Automatische Generierung von kleinen Webseiten / eines Portales für Räume und Ressourcen, Raumbuchungen und Veranstaltungen inkl. Link zum Anfrageformular, inkl. der Generierung eines QR-Codes, inkl. automatischen Sitemaps für die Suchmaschinen-Indexierung

  • Sperrzeiten bzw. Rüstzeiten allgemein und für einzelne Räume, Bestuhlungen und Ressourcen hinterlegbar

  • Eingabe von Uhrzeiten und Wochentagen an denen Räume nicht zur Verfügung stehen (individuelle Öffnungszeiten)

  • ... und viele weitere Funktionen!

Adressdatenverwaltung und Web-Anfragen

  • Umfangreiche Stammdaten-Angabe möglich (u.a. Rechnungsadresse, Fakturadaten, Logo, Verknüpfungen zu anderen Adressen, Adresslisten), LDAP-Anbindung möglich

  • Erfassung von externen Mietanfragen mit einem fertigen, mehrsprachigen, genderneutralem und responsiven Webformular für Ihre Webseite (individuell konfigurierbar, Anfragen auch via Kundennummer oder Matrikelnummer möglich)

  • Erfassung von Direktbuchungen über das Anfrageformular mit automatischer Rechnungsstellung und Mietvertragsversand.

  • Serienbrief-Export im RTF-Word Format

  • Archiv-Funktion (z.B. zur Dokumentation)

  • Automatische Kundennummer-Generierung

  • Export im vCard, XML, CSV, Excel® und Lexware®-Format möglich.

  • Import im CSV-/Text-Format, z.B. aus Outlook® oder Excel® generierte Adressen

  • Feste Adressgruppen (z.B. Mieter, Teilnehmer, Veranstalter, Referent/Trainer, Sonstige) und beliebig viele Kategorien und Adresslisten möglich

  • ... und viele weitere Funktionen!

Sonstiges

  • Maximal Anzahl Personen je nach Bestuhlungsvariante hinterlegbar.

  • Direktes Erzeugen von PDFs (Signierung möglich), Word® und RTF-Dateien (Platzhalter verwendbar)

  • Zugangskontenverwaltung inkl. Rollen-Vergabe, umfangreichen Einschränkungsmöglichkeiten, Kontengruppen und externen Registrierungsformular für neue Zugangskonten für Benutzer und Benutzerinnen der Online-Raumverwaltung

  • LDAP-Anbindung für Zugangskontenverwaltung

  • REST API (Schnittstelle) für Raumbuchungen und Adressen

  • Aktivierbare 2-Wege-Authentifizierung bzw. 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) via Google Authenticator®. WebAuthn in Arbeit.

  • Eintragung eines eigenen SMTP-Mailservers

  • QR-Codes für Anfrageformulare und Belegungsplänen von Räumen und Etagen (z. B. als Alternative zu teuren Displays)

  • Mehrsprachiges Backend und Frontend (z.B. Anfrageformular)

  • Hinterlegung von eigenem CSS- und JS-Code und/oder Auswahl eines Themes

  • Wetter- und Unwetterprognose

  • Bestandscheck / Verfügbarkeitscheck auf Ressourcen 'Ausstattung' und 'Extras'

  • Viele Funktionen sind bis auf ein Minimum, selbstständig und ohne weitere Kosten, abschaltbar und mit fast 500 Einstellungsmöglichkeiten konfigurierbar.

  • Uploads und Downloads von Dokumenten wie PDFs (Signierung möglich) oder Word-Dateien für Pläne, Verträge, Gebührenbescheide oder Anleitungen möglich

  • Dank Zugangsdatenverwaltung beliebig viele Zugänge anlegbar, die Personen zugeordnet werden können

  • Nur-Lesen-Zugang für Kunden und Mitarbeiter

  • Sicherer, verschlüsselter Zugang über SSL (https://)

  • Automatisches und kostenloses Update bei Änderungen und Ergänzungen an der Raumverwaltungstechnik

  • Kostenloser Support per E-Mail und Telefon innerhalb der Bürozeiten

  • Mit Java-Script lauffähig auf jedem Browser mit Standard-Einstellungen (Windows, Mac OS, Linux sowie unter anderem Mozilla Firefox®, Microsoft Internet Explorer MSIE®, Opera®, Safari®, Chrome®)

  • Neben Windows 7, 8 und 10, Mac OS X, auch zu älteren Betriebssystemen wie Windows XP mit Internet Explorer 7 oder 8 kompatibel

  • Die Raumverwaltung läuft zentral installiert auf OMOC.interactive-Servern bei einem größeren, deutschen Provider (nähere Details auf Anfrage im Auftragsdatenverarbeitungsvertrag). Backups, Wartung und Updates sind im Preis mit inbegriffen.

  • ... und viele weitere Funktionen!

Mögliche Exports und Imports

  • Imports

    CSV (Google®-Kalender, Microsoft-Outlook®, Office 365®, Lotus Notes oder Mozilla-Thunderbird®), XML, iCAL, LDAP, weitere auf Anfrage möglich!

  • Exports

    iCAL, LDAP, DATEV®, XLS-, XLSX-, XML-, CSV-/Text-, DBF, Google® CSV, Lexware®, SAP via XLSX, RTF, vCard, weitere auf Anfrage möglich!

Änderungen an den Feature-Zusammenstellungen und Irrtum behält sich OMOC.interactive jederzeit vor! Preise in Euro zzgl. MwSt. Innovativer Mehrwert!

  • Effizientere und flexiblere Arbeitsweise
    Dank einer komfortablen und umfangreichen Weboberfläche kann die Raumverwaltung bzw. Zimmerverwaltung über jeden PC, der mit dem Internet verbunden ist, rund um die Uhr von Ihnen eigenständig betreut werden. Sämtliche Buchungen, Angebote und Rechnungen sind jederzeit einsehbar.
  • Einfache, selbsterklärende Bedienung
    Buchungen erfolgen ganz einfach per Mausklick auf den gewünschten Tag / Uhrzeit im Kalender. Alle Angaben zur Verwendung der Räume bzw. Zimmer lassen sich ebenfalls leicht online hinzufügen und individuell konfigurieren. So lassen sich z. B. einige nicht verwendete Felder/Optionen einfach abschalten und je nach Bedarf wieder einschalten.
  • Keine Programminstallationen, keine Neuanschaffung von Soft- oder Hardware nötig:
    Die Raumverwaltung wird gemietet und ist daher konkurrenzlos gegenüber der Anschaffung einer teuren Software oder der Programmierung einer einmalig erstellten Online-Applikation. Sämtliche Updates und Bugfixes stehen Ihnen sofort und kostenlos zur Verfügung! Die Raumverwaltung lässt sich, anders als bei den meisten gratis bzw. kostenlos als Open-Source erhältlichen Lösungen, einfach online aufrufen, ohne jegliche Installation. Ein Browser reicht! Daher ist sie innerhalb weniger Minuten einsetzbar und weitgehendst systemunabhängig!
  • Benutzen Sie nur die Funktionen die für Sie wichtig sind!
    Sämtliche Erweiterungen und Funktionen sind weitgehendst abschaltbar, so dass Sie nur die Programmeigenschaften benutzen, die für Ihre tägliche Arbeit sinnvoll sind.
  • Ein Anruf genügt:
    Ein Anruf reicht und Ihre Raumverwaltungslösung wird noch heute für Sie freigeschaltet!
Schnittstellen:
WebDAV
Weitere auf Anfrage
REST/JSON
RTF
DBF
LDAP
vCard
iCal
Lexware
DATEV
XML
CSV
Excel
PDF
ZUGFeRD
SMTP
IMAP
Funktionen:
Ad-hoc-Berichte
Alerts
Angebotsmanagement
Angebotswesen
Arbeitszeiterfassung
Auftragsmanagement
Auftragsverfolgung
Belegungsplan
Benachrichtigungssystem
Benutzer- und Rechteverwaltung
Benutzermanagement
Berichte
Buchungstool
Budgetierung
Cateringmanagement
CMS
Controllingfunktionen
Dashboards
Datenaustausch
Digitale Beschilderungen
Disposition
Dozentenverwaltung
E-Mail-Management
Elektronische Akten
Elektronische Zahlungen
Erinnerungsfunktionen
Eventplanung
Fakturierung
Finanzbuchhaltung-Schnittstellen
Formularmanagement
Fuhrparkverwaltung
Gebührenmanagement
iCalendar-Support
Inventarlisten
Kalender- und Terminmanagement
Kalkulation
Kommunikation
Kosten- und Leistungsrechnung
Kundenportal
Kundenspezifisches Branding
Kundenverwaltung
Mahnwesen
Marketingtools
Materialmanagement
Mehrere Standorte, Filialen, Verkaufsflächen
Newsletter
Objekteverwaltung
Online-Buchungsfunktionen
Personaleinsatzplanung (PEP)
Personalmanagement
Preisgestaltung
Prognose und Planung
Projektmanagement
Raumbuch
Raumleitsystem
Raumverwaltung
Rechnungen
Reservierungsbestätigung
Reservierungsplan
Reservierungsverwaltung
Ressourcenmanagement
Seminarplanungen, Seminarkataloge
Serienbrief und Mailversand
Social Media
Social-Media-Funktionen
Statistiken
Suche
Suchfilter
Synchronisationsfunktionen
Tagungsveranstaltung
Teilnahmebescheinigungen
Teilnehmer-Management
Textbausteine
Tischplanung
Verfügbarkeitsanzeige
Vertragsmanagement
Vorlagenmanagement
Workflow-Management
Zahlungen
Zielgruppen:
  • Stadtverwaltungen, Gemeindezentren, Pfarrheime, Veranstaltungshallen, Kirchen und Kirchengemeinden
  • Seminarräume, Seminarzentrum und Seminarhäuser, Tagungsstätten, Besprechnungsräume, Konferenzräume, Praxisräume, Schulungsräume
  • Bürgerhäuser, Mehrgenerationenhäuser oder Nachbarschaftshäuser
  • Sportvereine, Clubhäuser, Jugendzentren, Turnhallen
  • Schulen, Hochschulen, Ausbildungsstätten z. B. für Psychotherapie, Institute, Bildungszentren
  • Museen (auch Führungen), Künstlerateliers, Werkstätten, Tonstudios, Bandräume
  • Co-Working Plätze
  • hotelähnliche Betriebe, Ferienhäuser

Neu: OMOC.interactive ist bestrebt, die Raumvergabe- und Veranstaltungsmanagementsoftware (RVMS) nach den Richtlinien des "Neues kommunales Finanzmanagement (NKF)", "Neues Kommunales Rechnungs- und Steuerungssystem (NKRS)" oder "Neues kommunales Rechnungswesen (NKR)" anzupassen. Ebenso nach den Richtlinien der Versammlungsstättenverordnung (VStättVO, MVStättV) und der Unfallkassen ("verlangte Gefährdungsbeurteilung" §§ 5, 6 Arbeitsschutzgesetz, Sonderbauverordnung SBauVO) und der allgemeinen Gefährdungseinstufung.

Preise:
10,71 EUR (9 EUR zzgl. 19% MwSt) monatlich - Basic-Version mit verminderten Funktionsumfang
ab 34,51 EUR (29 EUR zzgl. 19% MwSt) monatlich - Für gewerbliche Kunden
ab 22,61 EUR (19 EUR zzgl. 19% MwSt) monatlich - Für Schulen, Vereine, kirchliche Einrichtungen
Kunden fragten
Welche Kosten entstehen für einen Arbeitsplatz?

Die Kosten der Software richten sich nach Anzahl der Räume, ob die Faktura (Abrechnung) genutzt werden soll und ob es sich um eine Firma, Verein oder kirchliche Einrichtung handelt. Die Preise beginnen beim Gesamtpaket bei Vereinen und kirchlichen Einrichtungen ab 9,- Euro, bei Firmen ab 19,- netto im Monat inkl. 1 Raum, 5 zusätzlichen Zugangskonten, Support und Backups. Bitte lassen Sie sich ein individuelles Angebot erstellen.

Welche Customizing-Optionen bieten Sie im Zusammenhang mit der Software an?
Die Software kann individuell angepasst werden - sowohl vom Design her (via CSS), als auch von den Funktionen her mit umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten. Inhaltlich können alle vorgegebenen Werte von Auswahllisten editiert und ergänzt werden.
Können Übernachtungen (z.B. Familienerholungswochen bzw. -enden), Tagesangebote, Vollpension und Zimmerbelegungen verarbeitet werden?
Ja -(allerdings ist die Software nicht speziell auf die
Zimmervermietung abgestimmt z.B. automatische Ende/Anfangszeiten,
Ü-Kosten sind möglich und werden automatisch addiert)
Gibt es auch eine unter Linux lauffähige Version?
Die Software läuft zentral als SAAS auf einem OMOC-Server und ist daher mit allen Betriebssystemen kompatibel.
Welche Im- und Export-Schnittstellen gibt es?
Alle Daten können via XML, CSV oder Excel exportiert werden. Weitere Schnittstellen auf Anfrage möglich.
weitere Antworten auf Kundenanfragen
Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Herr Andreas Mause
+49 (0)2384 941 57 31
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Online-Vorführung
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Informationsmaterial
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