Wir sind ein hochmodernes medizinisches Versorgungszentrum (Zahnmedizin) und suchen eine Finanzbuchhaltungssoftware, die ein monatliches Reporting präziser Finanzkennzahlen ermöglicht.
Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:
- Finanzdaten
- Periodengerecht abgegrenzte „key financials“ wie Umsatz, EBITDA jederzeit darstellbar
- Erstellung unterjähriger Bilanzen und Kapitalflussrechnung für das monatliche Reporting
- Anlagenbuchführung, die eine monatliche Berechnung von AfA sowie den Investitionen in das AV („capex“) ermöglicht
- Keine signifikanten Veränderungen mehr in einer „reported period“
- Digitale Belegerfassung
- Eingangsrechnungen werden digital erfasst, kontiert, freigegeben, verbucht, gezahlt, archiviert (als Beleg digital an den Buchungssatz angefügt)
- Automatische Belegerkennung
- Workflow für mehrstufigen Freigabeprozess (falls möglich)
- Splitt-Buchungen: ein Beleg kann unterschiedliche Leistungen enthalten, die in separate Aufwandskonten verbucht werden
- Anbindung Bankkonten
- Anbindung der Hausbanken über gängige Schnittstellen
- Einspielen der Kontodaten jederzeit per API möglich (kein manueller Import von csv-Daten)
- Steuerliche Aspekte
- Vorbereitung und Absenden der monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen über Schnittstelle (ELSTER) an das Finanzamt möglich
- Möglichkeit der steuerlichen Behandlung einer Organschaft (USt, KöSt, GewSt)
- Lohnbuchhaltung
- Einspielen des elektronischen Buchungsbelegs mit den Lohndaten von externem Payroll-Anbieter (Bruttolohnverbuchung)
- Controlling
- Hinterlegen monatlicher Budget-Zahlen
- Darstellung von Abweichungen IST vs. Budget auf verschiedenen Zeitebenen (monatlich/jährlich/YTD)
- Operative Daten wie beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter (in verschiedenen Kategorien wie „medizinisches Fachpersonal“ oder „Verwaltung“), die Anzahl der Patienten oder Anzahl der Behandlungen können definiert und auf Monatsbasis hinterlegt werden
- Finanzielle und operative Daten können verknüpft werden, z.B. Umsatz je Zahnarzt
- Normalisierungen können vorgenommen werden, z.B. Klassifizierung von Kosten als Einmalkosten, die nicht im „Adj. EBITDA“ ausgewiesen werden
- Skalierbarkeit der Software
- Software ist Multi-User fähig, d.h. es können beliebig viele Benutzer angelegt und diesen individuelle Rechte (Bsp: Buchhalter, Controller, Geschäftsleitung) zugewiesen werden
- Software ist mandantenfähig, d.h. es können mehrere Gesellschaften (= Standorte) angelegt werden
- FiBu-Software webbasiert (?)
- Konsolidierung der Zahlen für das Reporting
- Standorte können auf „Knopfdruck“ konsolidiert werden
- Zentrale Funktionen (Geschäftsleitung, Assistenz, Finanzen) können in die Zahlen der Gruppe integriert werden
- Schnittstellen (!!!)
- Datenimport aus Praxisverwaltungssystem (SQL-Datenbank) möglich:
- Leistungsdaten (Umsatz)
- OPOS
- Kassenbuch
- Implementieren und Personalisieren von Schnittstellen
- Personalisierter csv-Datenimport möglich (als Workaround, bis Automatisierung über API)
- Technische Aspekte
- Art der Datenbank (SQL, Oracle, …)
- Wo sind die Daten gespeichert (Stichwort: GoBD)? -> Cloud vs. „on premises“ Lösungen
- Benutzerfreundlichkeit der Software
- Implementierung und Kosten
- Dauer der Implementierung in Mann-Tagen (externe/interne Ressourcen)
- Einmalige Implementierungskosten (extern/intern)
- Laufende Kosten (pro Lizenz/User)
- Künftige Kosten (einmalig und laufend) je neuer Praxis, die angebunden wird
- Migration vorhandener Daten (z.B. Einspielen der Jahresabschlüsse)
Sehr wichtig sind für uns die Punkte "Skalierbarkeit der Software-Lösung" sowie "Schnittstellen" (insb. zum vorhandenen Praxisverwaltungssystem).
Es sind 10-15 Software-Arbeitsplätze an derzeit insgesamt vier Standorten geplant.
