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ExsoForm - macht Ihr Unternehmen digital

Workflow-Software zur Prozess-Digitalisierung und Dokumenten-/Datensatzverwaltung   Version:  1.92

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1. Produktbild ExsoForm - Entwicklungsumgebung für Geschäftsprozesse
Diashow von ExsoForm - macht Ihr Unternehmen digital

ExsoForm ist eine Lösung zur Prozess-Digitalisierung auf Basis elektronischer Formulare. Die Formulare lassen sich an Web-Services und Datenbanken anbinden um Inhalte (z.B. Adressen, oder Produkte) zu verknüpfen und Eingaben zu validieren. 

Formulare können verschiedene Stati annehmen, die an digitale Unterschriften gebunden sind. Sie bilden so einen Workflow und einen Dokumenten-Lebenszyklus ab.

ExsoForm ist komplett offline-fähig (Verknüpfte Daten können lokal zwischengespeichert werden) und eignet sich somit insbesondere für den Einsatz im Außendienst oder bei Partnerunternehmen (z.B. verlängerte Werkbank bei Fertigungsunternehmen). Über den ExsoFlow-Server können alle Datensätze über das Web sicher gelesen und geschrieben werden, so dass beim Einsatz im Außendienst die Daten synchronisiert werden können sobald eine Internet-Verbindung besteht.

Die Daten eines Formulars können auch unabhängig von der Formulardefinition gespeichert oder per eMail weitergeleitet werden, um so entweder einen Workflow mit mehreren beteiligten Personen abzubilden oder aber automatisch in Software-Systeme eingelesen zu werden. Das Datenformat ist dabei sowohl für die Formulardefinition als auch für die Daten XML oder pdf (mit eingebettetem XML-Teil für die automatisierte Weiterverarbeitung).

Beispiele für den Einsatz von ExsoForm:

  • Angebote und Aufträge, die ein Kunde oder ein Außendienstmitarbeiter auf einem ExsoForm-Formular auf seinem Computer erfasst, per eMail an Sie schickt und die automatisch in Ihr ERP-System eingelesen werden
  • Besuchsberichte von Außendienstmitarbeitern
  • Rapportscheine und Arbeitsscheine für Dienstleister, die vom Kunden auf Notebook gegengezeichnet werden können und von denen der Kunde automatisch eine 1:1-Kopie erhält
  • Buchungsbelege und Zahlungaufträge in der Buchhaltung
  • Lagerentnahme und Lagerretourenscheine
  • interaktive Arbeitsscheine und Werkzeug-Wartungsscheine in der Fertigung
  • Reklamations- und Retourenmanagement mit Workflow und Eskalations-Szenarien
  • Reparatur- und Werkstatt-Management (ggf. mit Integration in vorhandenes ERP-System mit Zugriff auf Artikeldaten, Kunden-/Lieferantenstammsätze, Preise, Lager etc.)
  • Techniker-Einsatzberichte mit Zeiterfassung und Teileliste (ggf. mit Integration in vorhandenes ERP-System)
  • Telefon-Notizen mit Wandlung in unterschiedliche Vorgänge (Anrufer stellt eine Produktanfrage und bestellt gleichzeitig Verbrauchsmaterial, dann kann aus einer zu Beginn des Telefonats erstellten Telefonnotiz mit Datenübernahme ein Angebot und ein Auftrag erzeugt werden)
  • Besprechungsprotokolle, Schulungsnachweise, alle QM-/ISO 9001-relevanten Dokumente/Formulare
  • Urlaubsanträge
  • interne (Material-)Bestellungen oder Investitionsanträge in größeren Unternehmen oder Unternehmen mit vielen Außenstellen/Satellitenbüros
  • ...

Weitere Informationen auf Anfrage!

Zielgruppen:
  • Außendienst (Service und Vertrieb)
  • Verwaltungs- und Stabsabteilungen
  • Lager und Materialwirtschaften
  • Finanzbuchhaltung
  • Fertigung/Arbeitsvorbereitung
  • Werkstatt
Kunden fragten:
Ermöglicht Ihre Lösung eine Workflow-Kopplung an E-Mail und Kalender, Genehmigungsauswertungen und die Zuverlässigleit der digitalen Unterschrift bzw. Ankopplung an fremde Unterschriftssysteme?
Ja. Es können automatisch, gekoppelt an Workflow-Schritt und -Status, eMails ausgelöst werden (HTML mit Platzhaltern, die aus dem Vorgang befüllt werden können, auch Adressat und Betreff können entsprechend konfiguriert werden), denen der Vorgang selbst oder die Anlagen des Vorgangs als eMail-Anlage zugewiesen werden können.

ExsoForm kann auch eMails aus definierten Postfächern einlesen und daraus neue Vorgänge erstellen oder vorhandene Vorgänge aktualisieren.

eMails können außerdem als Anlage in ExsoForm-Vorgänge eingebunden werden.

Außerdem können eMails auch direkt vom Client aus „spontan“ verschickt werden für dafür zugelassene Vorgangstypen.

Es gibt derzeit eine integrierte Kalenderansicht für Vorgänge, ab der voraussichtlich in Q2/2018 erscheinenden Version 2.0 ist die Anbindung von CalDAV-Kalendern möglich und es wird eine Kalenderansicht in ExsoForm geben (vergleichbar z.B. mit dem Outlook-Kalender). Es ist auch eine Anbindung von Exchange-Servern für eMail und Kalender über die von Microsoft dafür bereitgestellten Webservices möglich.

ExsoForm besitzt ein integriertes System digitaler Signaturen mit entsprechender Validierung. Innerhalb des Systems können damit ohne Zusatzkosten fortgeschrittene digitale Signaturen abgebildet werden. Qualifizierte digitale Signaturen können auf Wunsch über entsprechende Zertifikate von Drittanbietern (z.B. GlobalSign) abgebildet werden (als Stammzertifikat der Installation, von dem dann die Benutzerzertifikate abgeleitet werden. Dieses Stammzertifikat ist wiederum von einem offiziellen GlobalSign-Zertifikat abgeleitet und kann daher weltweit validiert werden).
Können mit Ihrer Lösung Webformulare erzeugt und verwaltet werden, Usereingaben in fertige Formulare ermöglicht und Dokumente in Workflows als attachments angehängt werden?
ExsoForm ist keine Web-Software in dem Sinne, dass sie in einem Internet-Browser liefe. Wir haben diesbezüglich viele Tests durchgeführt und sind zum Ergebnis gekommen, dass eine kompakte Desktop-Lösung sich – insbesondere im Arbeitsalltag - erheblich performanter verhält und einfacher zu bedienen ist.

Es gibt aber die Möglichkeit, einzelne Workflow-Schritte auch als Web-Formular abzubilden. Dazu wird die in ExsoForm erstellte Vorgangsvorlage dynamisch nach HTML konvertiert und entweder über den intergrierten Webserver oder über einen sonstigen Webserver bereitgestellt.

Dies ist dann sinnvoll und erforderlich, wenn der Anwender ExsoForm nicht installieren kann oder möchte – also insbesondere wenn sich Abläufe an Personen richten die nicht fest mit dem Unternehmen verbunden sind – Kunden, Lieferanten, Studenten etc.

Dokumente können im Standard als pdf-Datei, eMail oder Bilddatei (verschiedene Formate) in der Form als Anhang verwaltet werden, dass eine komfortable Vorschau zur Verfügung steht. Alle anderen Dateien können angefügt werden und mit entsprechenden Produkten geöffnet werden um sie zu bearbeiten oder zu sichten.

Es gibt darüber hinaus die Möglichkeit, über ein kostenpflichtiges Zusatzmodul auch praktisch sämtliche Microsoft-Office-Formate mit Vorschau abzubilden.
Ermöglicht Ihr Produkt ein umfangreiches Datenbank-handling (z.B. in MySQL) wie Ablage und wenn Zugriff gegeben das Einlesen sowie (Zu)Rückschreiben und alle Formularfelder müssen auswertbar sein?
Diese Funktionalität ist grundsätzlich die Stärke von ExsoForm. Über die Möglichkeit eines Remote-SQL-Zugriffs greift der ExsoForm-Client gesichert (HTTPs mit serverbasierten Anwender-Zertifikaten) auf die Serverkomponente zu und erst diese führt dann die Datenbankabfrage mit Verbindung zum Datenbankserver aus. Diese Arbeitsweise ist zum einen schnell, zum anderen leicht zu konfigurieren (keine Datenbank-Ports müssen freigeschaltet oder Passwörter etc. auf dem Client vorgehalten werden) und zum dritten sehr sicher (es kann kein nicht auf dem Server hinterlegtes Datenbank-Kommando vom Client abgesetzt werden).

Über serverbasierte Konfiguration werden die Vorgangsdaten in eine Datenbankstruktur überführt (per SQL mit Variablenzuordnung leicht und sehr flexibel konfigurierbar) und bei Änderung dieser Daten durch Drittprogramme können die verbundenen Vorgänge aktualisiert werden. Schlüssel zwischen Datenbank und ExsoForm stellen UUIDs dar, die von ExsoForm vergeben werden.
Eignet sich Ihre Software zur Prozess-Digitalisierung, Dokumentenverwaltung und zur Abhandlung von Workflows für eine wissenschaftliche Forschungseinrichtung mit ca. 350 Mitarbeitern?
Ja. Mit ExsoForm ist eine Software zur Prozess-Digitalisierung mit Schwerpunkt auf Integration in vorhandene IT-Infrastrukturen. Die Lösung vereinbart Übersichtlichkeit und Einfachheit der Umsetzung mit hoher Flexibilität. ExsoForm-Vorgänge (= digitalisierte Prozesse) können praktisch frei entwickelt werden, sie können Anlagen enthalten und damit ein komplettes DMS inclusive Workflow abbilden, bieten zusätzlich aber die Möglichkeit, Daten mit den meisten marktüblichen Datenbanken abzugleichen oder auch selbst vorzuhalten. Bei der Entwicklung wurden Unternehmen mit durchschnittlich 600 Arbeitsplätzen angepeilt, so dass ein Bedarf von 350 Mitarbeitern gut abgebildet werden kann.
Unterstützt Ihre Lösung die zentrale Dokumentenablage bzw. kann die Ablage automatisch für die einzelnen Werke verknüpft werden?
Ja, die gesamte Kommunikation zwischen Client und Server erfolgt über HTTPs, d.h. der Server (bzw. bei Hochverfügbarkeit: die Server) müssen also über TCP/IP mit zwei definierten IP-Ports erreichbar sein.
Die zentrale Dokumentenablage erfolgt in einer MongoDB mit vorgelagertem ExsoFlow-Dokumentenserver; die Datenbank-Engine hat sich auch für große Datenmengen wie z.B. Sensorüberwachungen als sehr leistungsfähig erwiesen und wir inzwischen von zahlreichen großen
Unternehmen strategisch eingesetzt (z.B. Bosch für Sensordaten-Erfassung oder Otto-Versand für Webshop).
weitere Antworten auf Kundenanfragen
Weitere Programme des Herstellers:
1. Produktbild ExsoForm - Entwicklungsumgebung für Geschäftsprozesse

Eingangsrechnung

Eingangsrechnungen können aus Dateien, eMail-Anhängen, per Scanner oder Mobiltelefon an das System geschickt werden. Die Integration in beliebige ERP-Systeme ermöglicht Zuweisung von Stammdaten und Kontierung direkt aus den aktuellen ERP-Daten.

2. Produktbild ExsoForm - Entwicklungsumgebung für Geschäftsprozesse

Formularentwicklung

Die Entwicklung eines Vorgangsformulars ist denkbar einfach: Bedienelemente werden in die Vorlage eingefügt, konfiguriert und mit Funktionen/Datenfeldern versehen.

3. Produktbild ExsoForm - Entwicklungsumgebung für Geschäftsprozesse

Ordner-Definitionen

Über Ordner-Definitionen werden Daten gefiltert und denjenigen Anwendern angezeigt, die sie benötigen. Dabei sind auch inhaltsbezogene Filter anwendbar, etwa nach dem Namen des Anwenders.

4. Produktbild ExsoForm - Entwicklungsumgebung für Geschäftsprozesse

Formulardefinition

Per "Lookup" können unterschiedlichste Datenquellen eingebunden oder auch in der Formulardefinition gepflegt werden. Alle Daten können auch lokal zwischengespeichert werden, falls unterwegs keine Internet- oder Datenverbindung verfügbar ist. Im Data-Binding werden die Datenbank-Feldern mit den Formularfeldern verknüpft.

5. Produktbild ExsoForm - Entwicklungsumgebung für Geschäftsprozesse

Workflow-Design

Im Workflow-Design werden die Arbeitsschritte eines Vorgangs, die möglichen Stati und Sprünge sowie die Zugriffs- und Verarbeitungsberechtigungen festgelegt.

6. Produktbild ExsoForm - Entwicklungsumgebung für Geschäftsprozesse

ERP-Systeme

Serverseitig können Vorgänge auf verschiedenen Wegen an ERP-Systeme übergeben werden, z.B. über XML-Definitionen oder in eine Datenbank. Auf die ExsoForm-Formularfelder kann dabei beispielsweise direkt aus einem SQL-Befehl heraus zugegriffen werden.

Systemvoraussetzungen:
Online - basierend:
ASP / SaaS (webbasierte Lösung)
Windows - basierend:
Win 10
Win 8
Win 7
Win Vista
Win XP
Win 9x/ME
Win Server
Unix - basierend:
Unix
Linux
SCO
AIX
HP-UX
Reliant
Sinix
Irix
Solaris
Tru64
OpenBSD
Mainframe - basierend:
OpenVMS
OS/400
BS2000
MVS
Mobile - basierend:
iOS
Android
Symbian
Blackberry
Win Phone / Mobile
Andere Betriebssysteme - basierend:
MAC OS
DOS
OS/2
Netware
Speicherbedarf
DVD
CD-ROM
Download
Flash-Speicher
Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen
empfohlen 1 GByte RAM, Bildschirmauflösung ab 1024x768 Pixel
Referenzen:

Die nachfolgenden Unternehmen stellen lediglich einen Auszug aus der Kundenliste dar.
Viele unserer Kunden möchten nicht in Referenzlisten erscheinen, da sie keine Anrufe von möglichen Interessenten erhalten möchten. Wir respektieren das natürlich.

Avalogix GmbH (IT-Dienstleister (Cloppenburg): Rechnungseingangsprüfung, Lizenzmanagement)

ONK GmbH (Logistik-Ausstatter (Köln): gesamter ISO 9001-relevanter Bereich)

Sealpac GmbH & Co. KG (Maschinenbauer Oldenburg): Service-Einsatzberichte, Ersatzteilbestellungen, Angebote)

Tsurumi (Europe) GmbH (technische Distribution (Düsseldorf): Besuchsberichte für den Außendienst mit Schnittstelle zu Microsoft Dynamics CRM)

 

 

 

Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Herr Thomas Sporbeck
Tel.: 02131 525 14-70
Allgemeine Angaben zur Software:
Dialogsprache(n):
Deutsch, Englisch, Französisch, mehrsprachig
Dokumentation:
Online-Hilfe, Technische Dokumentation
Schulung:
gegen Entgelt
Hotline:
gegen Entgelt
Installationssupport:
nicht erforderlich
Wartung:
gegen Entgelt
Erstinstallation:
2010
Anzahl der Installationen:
83
Sitz des Herstellers:
Deutschland
Netzwerkfähig:
ja
Mandantenfähig:
ja
Preis:
343,91 EUR (289 EUR zzgl. 19% MwSt) pro Arbeitsplatz (Vollversion (Editor kostenfrei))
592,62 EUR (498 EUR zzgl. 19% MwSt) pro Arbeitsplatz (Form-Designer (incl. Prof. Editor))
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