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Selbstständige Projektmanagerin sucht HR-Software für einen Kunden

Suche / Ausschreibung von: Selbstständige ProjektmanagerinProjekt Nr. 19/1846, bis: 14. Nov. 2019

Als selbstständige Projektmanagerin suche ich für einen Kunden mit ca. 800 Mitarbeitern in der Gesundheitsbranche eine HR-Software (Personalmanagement), die zwingend eine Schnittstelle zu der vorhandenen Lohnbuchhaltungssoftware DATEV LODAS hat.

Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:

Technische Anforderungen allgemein

  • Schnittstelle zu DATEV LODAS, ggf. anderen Abrechnungssystemen, Excel und Rechnungswesen- bzw. Controlling-Software
  • HR Tool ist führendes System:
    • Eingaben erfolgen nur hier
    • gesicherte Datenqualität durch standardisierte Eingabe von Werten
    • Standard-Templates und Flexible-Templates (für Spezialthemen oder neue Anforderungen)
    • Auswertungen bzw. Reporting sind flexibel gestaltbar und können als Standard hinterlegt werden z.B. .CSV-Exportdatei für direkten Import in die Rechnungswesen- bzw. Controlling-Software
  • mandantenfähig, mehrbenutzerfähig
  • Einhaltung des Datenschutzgesetzes
  • Berechtigungsmanagement und Authentifizierung
  • auditfähig: Protokollierung und Dokumentation aller Datenänderungen
  • Benutzerfreundlichkeit, hohe Benutzerakzeptanz
  • Employee Self Service
  • Management Self Service
  • Genehmigungsworkflows sind flexibel gestaltbar
  • Excel-nahe Bedienung (mit Excelfunktionalitäten für Personalkostenplanung)
  • Ausgabe in Excel und PDF

Funktionen HR Software

  • Digitale Personalakte:
    • digitale Ablage der Personaldokumente
    • digitale Stammdatenerfassung und –verwaltung bzw. automatische Übernahme der Stammdaten aus bzw. in Abrechnungssystem über Schnittstelle (keine doppelte Erfassung)
    • ggf. Schnittstelle zu vorhandenem Bewerbermanagement
  • Dokumentenmanagement:
    • digitale Archivierung
    • Arbeitsvertragsvorlagen und Genehmigungsworkflow für Arbeitsverträge
    • Zeugniserstellung mit Workflow (nice to have)
    • Funktion On- bzw. Offboarding
  • Dienstplanung und Zeiterfassung:
    • Dienstplanung Soll bzw. Ist (inkl. Aufbereitung Daten für Lohnabrechnung)
    • Zeiterfassung – Zeitkonten (bisher ist weitere Entwicklung nach EuGH-Urteil unklar; Überstunden sind auch jetzt schon in Deutschland zu erfassen)
  • Personalkostencontrolling:
    • Soll bzw. Ist Auswertungen
    • Kennzahlen, Reporting, Dashboard
    • Personalkostenplanung (dezentral)
  • Employee Self Service:
    • Urlaubs-, Reise- und Fortbildungsanträge
    • AU-Bescheinigungen abgeben, Fehlzeiten melden
    • Abrufen der Gehaltsabrechnung, jährl. Lohnsteuerbescheinigung, sonst. Bescheinigungen
    • Änderungen in Stammdaten melden: z.B. Adressänderung, Heirats- oder Geburtsurkunde abgeben
    • Zugriff auf ausgewählte Bestandteile der eigenen Personalakte (nice to have)
    • Erfassung von Ist-Arbeitszeiten
    • Interne Stellenbörse (nice to have)
  • Management Self Service:
    • Genehmigung von Anträgen
    • Abwesenheitsübersicht Team
    • Auswertungen, Kennzahlen etc. für Verantwortungsbereich
    • ggf. befristeter Zugriff auf einzelne Dokumente der Personalakte der zugeordneten Mitarbeiter

Anforderungen Personalkostencontrolling

  • Reporting, Analyse, Kennzahlen
    • Darstellung von Plan- und Istzahlen, rollierender Forecast
    • Soll-Ist Vergleiche pro Mitarbeiter, Kostenstelle und Kostenart idealerweise mit Abweichungsanalyse – woher resultieren Abweichungen? (z.B. Anzahl Mitarbeiter, ungeplante Gehaltserhöhung oder Sonderzahlungen, Arbeitszeiten etc.)
    • flexibler Aufbau von Analysen und Reporting (Excel-nah)
    • Berechnung von Rückstellungen (z.B. Urlaub, Bonus) – für Weiterverarbeitung in Fibu
    • Dashboard auf Knopfdruck
    • Krankheitsquoten, -tage, Auswertungen für BEM
    • Auswertung Urlaubsstände
    • statistische Daten (Verteilung Geschlecht, Alter, Wohnort etc. nach Berufsgruppen/Abteilungen)
    • (Früh-)Fluktuation in Köpfe und %
    • Darstellung von Ein- und Austritten
    • Besetzungsdauer (wie lange ist eine Stelle vakant?)
    • Qualifikationsniveau bzw. -quoten
  • Personalkostenplanung (dezentral)
    • automatische Planung basierend auf IST-Werten und bekannten Änderungen
    • Hinterlegung hausindividuelle Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und andere individuelle Regelungen
    • Planung NN Stellen und Honorarkräfte
      - Zuweisen von Aufgaben an Abteilungsleiter und Personalabteilung
    • Kostenstellensplitting?
    • Konsolidierung
    • Erstellen von Versionen bzw. Szenarien

Anforderungen – Dienstplanung und Zeiterfassung I/II

  • Schnittstellen
    • automatisierte oder über CSV bedienbare Schnittstelle zu Abrechnungssystem
    • Kommunikation mit Employee und Management Self Service: Urlaubsworkflow, Einsicht in Dienstplan, Genehmigung arbeitgeberveranlasster Überstunden, Erfassung von Ist-Arbeitszeit
    • perspektivisch kombinierbar mit elektronischer Zeiterfassung (Terminals)
  • Technische Anforderungen/Funktionalitäten - Dienstplanung
    • Mandantenfähigkeit
    • standortindividuelle Abbildung von Tarifregelungen, Betriebs- und Dienstvereinbarungen
    • Berücksichtigung gesetzlicher Regelungen
    • Planung auf Schicht- und Stundenebene; verschiedene Sichten auf Dienstplan
    • einfache Handhabbarkeit für Dienstplaner nach Schulung
    • automatisierte Dienstplanung mit Auswahl- und Anpassungsmöglichkeit
    • Prüfung und Hinweis auf Einhaltung Arbeitszeitgesetz
    • Abteilungs-, schicht- und mitarbeiterindividuelle Hinterlegung von Regeln für automatische Dienstplanung
    • Genehmigungsworkflows (Möglichkeit zu Übermittlung und Freigabe/Ablehnung Betriebsrat)
    • individuelle Auswertung von Zeitdaten, z.B. Einsätze in Rufbereitschaft, Überstunden, arbeitgeberveranlasster Diensttausch, arbeitgeberveranlasste Überstunden, …)
    • automatische und bundeslandindividuelle Hinterlegung von Feiertagen
    • Wunschdienstplan
    • Schicht- und Monatsbezogene Einsatzplanung
    • individuell gestaltbare Schichtkennzeichen, flexible Gestaltung Abwesenheitsgründe
    • Hinterlegung von Qualifikationen
    • Anzeige von Sollzeiten, Jahresarbeitszeitkonto
    • Ist-Zeitmeldung durch Mitarbeiter (Genehmigung durch Vorgesetzen)
    • Springerfunktion
  • Technische Anforderungen/Funktionalitäten – Zeiterfassung
    • Mandantenfähigkeit
    • einfache Handhabbarkeit für Mitarbeiter
    • Prüfung und Hinweis auf Einhaltung Arbeitszeitgesetz
    • Ist-Zeitmeldung durch Mitarbeiter mit Genehmigung durch Vorgesetzten: arbeitgeberveranlasste Überstunden sollten als solche erkennbar sein; grundsätzliche Genehmigung von Überstunden, bevor diese angenommen werden
    • Anzeige von Sollzeiten, Stand Arbeitszeitkonto
    • Meldung von Krankheit

Es sind 5-10 Software-Arbeitsplätze in der Verwaltung geplant, ca. 800 Mitarbeiter sollen den Employee Self Service nutzen.

Wir haben 17 Softwarelösungen oder Unternehmen recherchiert. Beispielsweise kommen aufgrund der spezifischen Anforderungen folgende Lösungen in Frage:

Software Lösungen finden
Das SoftGuide Rechercheteam erarbeitet weitere potenzielle Lösungen...
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:

Projektstatistik (Stand 24.08.2019)

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 17
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 7 (6)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 27
Erhaltene E-Mails von Anbietern 14
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 2
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 2