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Software zur Verwaltung einer Art Krankenzusatzversicherung mit Anbindung an SAP HR gesucht

Suche / Ausschreibung von: Produktions- und Handelskonzern (Maschinen und Geräte)Ausschreibung 17/1116 bis: 12. Mär. 2018

Wir sind ein renommiertes und weltweit aufgestelltes Unternehmen in der Produktion und dem Handel von Maschinen und Geräten und suchen für unsere deutschen Niederlassungen eine Software zur Verwaltung einer Art Krankenzusatzversicherung mit Anbindung an SAP HR.

Internen, externen und ehemaligen Mitarbeitern, die an den deutschen Standorten beschäftigt sind bzw. waren bieten wir eine Art Krankenzusatzversicherung an. Das Budget für diese Versicherung setzt sich aus monatlichen Beitragszahlungen und finanzielle Zuwendungen unseres Unternehmens zusammen.

Zur Verwaltung dieser "Krankenzusatzversicherung" suchen wir eine Software, die evtl. wie eine Vereinsverwaltung funktioniert (Mitglieder, Einzahlungen, etc..). Das Besondere wäre dann die Antragsbearbeitung. Idealerweise würde die Antragsbearbeitung auf Unterstützungsleistungen auf Daten des Mitgliederstammsatzes sowie frei definierbare Berechungstabellen und -formeln basieren.


Wir stellen folgende Anforderungen an die gesuchte Lösung:

  • Anbindung an das SAP HR System zur Erweiterung der Mitglieder-Datei bei Neuzugängen und Update bei Abgängen
  • Mitgliederverwaltung
  • Antragsbearbeitung von Zuschüssen für die Mitglieder
  • Anbindung an das SAP HR System zum Einzug von Mitgliedsbeiträgen und Anweisung von Unterstützungszahlungen
  • Unterstützung einer Client-Server Architektur

 

Im Einzelnen sind folgende Funktionen gewünscht:

Funktion Funktionsumfang der aktuelle Software Anforderung an die zukünftige Software
Mitgliederstamm
Suchfunktion und Datenfilter Eingeschränkt vorhanden Prio 1 in erweiterter Form
Hierarchische Ansichten nach Gruppen, Sparten, Kategorien N/A Prio 1
Tabellarische Ansichten selbst erstellen und speichern N/A Prio 3
Direktaufruf Serienbriefe, Excel-Übergabe und Serien-EMails N/A Prio 2
Zusammenfassung zu Familien mit einem Zahler N/A Prio 1
Photo des Mitglieds zuordnen und anzeigen N/A -
Beliebige Anzahl von Sparten und Beiträgen N/A Falls Einteilung nach Leistungsgruppe dann evt.
Zahlungsbedingungen für Rechnung, Lastschriften (SEPA und DTAUS), Barzahler ja Prio 1
Freie Datenfelder mit Einstellung des Feldtyps (Zeichen, Numerisch, Datum und Liste) N/A Prio 1
Ansicht von Offenen Posten und Wiedervorlage direkt im Mitgliederstamm N/A Prio 1
Reaktivierung wieder eintretender Mitglieder aus dem Mitgliederarchiv ja Prio 1
Verwaltung von SEPA-Mandaten für Lastschriften ja Prio 1
SEPA 3.0 - -
Sparten / Abteilungen
Gruppierung von Sparten und hierarchische Darstellung N/A Prio 1; Darstellung der Mitglieder z.B. aktive Mitarbeiter, Rentner, Job pool, Leasing
Kontakte (externe Adressen)
Adresse, Telefonnummern, Email-Adresse, Bankverbindung ja teilw. ja teilw.
Export an Excel, Serienbriefe mit Word od. TextMaker N/A ja
Verarbeitungsprogramme
Sollstellung der Mitgliedsbeiträge mit Eingrenzung nach Sparten, Mitgliedern, Zeitraum und Zahlungsart - -
Kalendarisch genaue Beitragsermittlung mit Berücksichtigung von Ein- und Austrittsdaten sowie beitragsfreien Zeiten. - -
Abrechnung (Rechnungsstellung) mit Rechnungsdruck, DTAUS- und SEPA-XML-Dateien für Lastschriften Ja Ja
Protokolle wie bspw. Barzahlerliste, Rechnungsausgangsbuch und Lastschriftenliste - -
Offene Posten mit Fälligkeit und Buchungstexten - -
Terminkalender mit diversen Kalenderansichten und Erinnerungsfunktion N/A ja
Reminder als Hintergrundprozess erinnert an Termine, auch wenn der GLS Vereinsmeister nicht gestartet ist. N/A ja
Korrespondenz
Serienbriefe erfassen und drucken (auch wahlweise mit autom. Übergabe an Word od. TextMaker) N/A ja
Einzel- und Serien-Emails erfassen und direkt an den Mailserver versenden N/A ja
Finanzbuchhaltung
Dialogbuchen mit autom. Ermittlung von Steuerbuchungen und autom. Buchen von Zahlungen für offene Posten ja ja
Freie Definition des Kontenstamms ja ja
Übernahme von Konten aus dem mitgelieferten DoSB-Kontenrahmen ja ja
Saldenlisten, Buchungs- und Kontenjournal, Gewinn- und Verlustrechnung ja ja
Berichtsdesigner für Konten- und Buchungsjournale N/A ja
Periodischer Abschluss (Jahresabschluss) mit Übertrag der Salden in die folgende Buchungsperiode ja manuell ja
Doppelte Buchführung - -
USTVa mit Elster - -
Onlinebanking (HBCI/FinTS)
Diverse Authentifizierungsverfahren (PIN/TAN, mobile TAN, Smart-TAN usw.) ja ja
Ausgangskorb für Zahlungsaufträge - -
Beitragsabrechnung online als Sammellastschriften übermitteln Ja ja
Kontoumsätze abholen, ansehen und drucken ja ja
Kontoumsätze direkt in der Fibu buchen ja ja
Überweisungen und Lastschriften manuell erfassen ja ja
Zahlungsaufträge zu Sammlern zusammenfassen ja ja
SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften (*2)SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften (*2) ja ja
Antragsabwicklung hinsichtlich Kostenerstattung für die Mitglieder
Definition von Berechnungsformeln für die Ermittlung der fallbezogenen Erstattungsbeträgen ja ja
Definition von Steuerparametern und Grenzwerten zur Berechnung der Erstattungsbeträgen ja ja
Eingabebildschirm für die vom Mitglied angefragten Erstattungsleistungen ja ja
Berechnung der max. Erstattungsbeträge pro Erstattungsposition ja ja
Ermittlung der Erstattungs-"Konten" ja ja
Verknüpfung der Anträge auf Kostenerstattung mit PDF-Dokumenten N/A -
Genehmigungsverfahren/Workflow für berechnete Anträge N/A -
Automatisierte Kommunikation mit dem Antragsteller bei unvollständigen Belegen bzw. ungeklärten Sachverhalten N/A -
Informationsschreiben an den Antragsteller bzgl. der genehmigten Erstattungsleistungen N/A -
Übergabe der genehmigten Erstattungsleistung als Summe an die Buchhaltung zur Abwicklung der Auszahlung - -
Analysen und Reports zur Auswertung der genehmigten / gebuchten Erstattungsbeiträge N/A Ja
Listen und Auswertungen
Sparten- und Gruppenlisten N/A ja
Mitgliederarchiv (ausgetretene Mitglieder können archiviert werden) N/A ja
Mitgliederstatistiken (nach Altersgruppen, Jahrgang, Vereinszugehörigkeit) N/A Ja
Export von Berichten als PDF, HTML, XLS (Excel), RTF (Word), XML, JPG und div. andere Formate N/A ja
Sonstige System- und Komfortfunktionen
Verwaltung von Benutzern und Rollen mit Berechtigungen für verschiedene Programmteile N/A ja
Auswahl verschiedenen Designs für die Programmoberfläche (Themes) N/A -
Integriertes Data-Dictionary mit aussagekräftigen Feldnamen (bspw. im Berichtsdesigner, Datenfilter) N/A -
Datenübernahme aus GLS VMeister V 5.x (Stamm- und Bewegungsdaten außer Fibu) N/A -
Datensicherung und Wiederherstellung ja ja
Anbindung (Datenexport, Serienbriefe) von MS-Office und SoftMaker Office N/A ja
DATEV-Schnittstelle (FiBU-Auswertung direkt an Ihren Steuerberater) - -
Mehrbenutzerbetrieb im Netzwerk (LAN) N/A ja
MS SQL Server 2008 (auch die kostenlose Express-Version) als Datenbankserver.  - -
Andere Versionen (2005, 2012) unterstützt, jedoch auf Anfrage. - -
MySQL 5.x als Datenbankserver (Linux/Windows) - -
PostgreSQL 9.x als Datenbankserver (Linux/Windows) - -
Mehrbenutzerbetrieb mit einem Internet-Datenbankserver (bspw. via VPN)
(wahlweise Linux- oder Windows-Server, auf Anfrage)
- -
Dokumente: Sie haben die Möglichkeit, Ihren Mitgliedern und Kontakten elektronische Dokumente aller Art und Formate zuzuordnen,
Papierbelege einzuscannen und im PDF-Format zu speichern.
- ja
Hilfe und Service
Integrierte Onlinehilfe und gedrucktes Handbuch im Lieferumfang. ja ja
Regelmässige Updates zum Download N/A ja
Kostenloses Support-Forum ja und nein Ja
Kostenlose Hotline (nur Festnetzgebühr) - -
Fernwartung - -
Schulungen - -
Kompatibel mit Windows Vista (32-Bit, 64-Bit), Windows 7 (32-Bit, 64-Bit), Windows 8/8.1 (32-Bit, 64-Bit), Windows 10 (32-Bit, 64-Bit) ja ja
Im Grundpaket enthaltene Einzelplatzlizenzen (bei Nutzung für einen Verein) - -

 

Die aktuelle Applikation wird von einer Person bedient, wobei unter dem Aspekt eines zukünftig größeren Mitgliederstamms und damit höherem Aufkommen an Anträgen eine potentielle Client-Server Architektur von 2-5 Arbeitsplätzen unterstützt werden sollte.

 

Hinweise von SoftGuide:

1. Die Schnittstelle zu SAP HR wäre nur einseitig auszulesen (nicht schreibend).
2. Es ist eher unwahrscheinlich, dass wir für dieses Projekt eine genau passende Lösung finden. Daher suchen wir für diesen Kunden auch nach alternativen Lösungsansätzen:

  •  eine Vereinsverwaltung, die Daten aus SAP HR lesen könnte und um die Funktionalität Antragsabwicklung  erweitert werden kann.
  •  eine Mitgliederverwaltung oder ein erweitertes, anpassbares  CRM
  •  Entwickler, die einen Großteil der geforderten Module bereits realisiert haben.

Wir haben 10 Softwarelösungen recherchiert. Beispielsweise kommen aufgrund der spezifischen Anforderungen folgende Lösungen in Frage:

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Das SoftGuide Rechercheteam erarbeitet weitere potenzielle Lösungen...
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentationen zur Verfügung:

Projektstatistik (Stand 16.01.2018)

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 10
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 3 (2)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 15
Erhaltene E-Mails von Anbietern (z.B. mit Antworten auf den Fragenkatalog) 4
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 0
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 16

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