Wir sind als Unternehmensberater tätig und suchen für einen Kunden aus der IT-Branche ein Dokumenten-Management-System (DMS). DMS-relevante Dokumente sind Angebote (ca. 300 Seiten/Jahr), Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Vertragsunterlagen, die 10 Jahre oder länger aufbewahrt werden müssen. Es wird eine eigene Server-Lösung gesucht - KEINE Cloud-Lösung.
Durch die Einführung einer DMS-Lösung sollen folgende Ziele erreicht werden:
- Einsatz einer modernen zukunftssicheren DMS-Lösung mit integrierten Funktionen für die
- Archivierung von Dokumenten
- Verwaltung versionierter Dokumente
- Verwaltung elektronischer Akten
- regelbasierte DMS-gesteuerte elektronische Vorgangsbearbeitung
- Optimierung der bisherigen Bearbeitungsprozesse für Dokumente
- Umsetzung neuer Anforderungen in Bezug auf die Bearbeitung und Ablage von Dokumenten (Fileserverersatz) wie bspw. elektronische Rechnungen
Folgende funktionale Anforderungen stellen wir an die Software:
Archivierung
- Verwaltung von Aufbewahrungsfristen auf Ebene von Dokumentarten, Aktenarten
- Bereitstellung von Anwendungsfunktionen:
- zum Ändern bzw. Verlängern von Aufbewahrungsfristen
- zum Löschen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Versionierung
- gemeinsame Bearbeitung durch mehrere Personen muss möglich sein
- Verwaltung versionierter Dokumente inkl. der Versionshistorie
- Schutz vor Veränderung durch andere Personen während der Bearbeitung
- endgültige Version eines Dokuments muss für weitere Änderungen gesperrt werden können
Volltextindizierung
- Volltextfilter für mindestens folgende Dateiformate
- MS Office (Word, Excel, PowerPoint, E-Mails)
- PDF
- txt, xml, rtf
- msg, eml
- Zip-Dateien (müssen geöffnet und hinsichtlich der o.g. Formate in die Volltextindizierung einbezogen werden)
Dokumentklassen/-kategorien
- Differenzierung zwischen Muss- und Kann-Indizes muss möglich sein
- Definition von einfachen und Mehrfach-Indizes muss möglich sein
- nachträgliche Änderung der Indexstrukturen muss möglich sein
- auch Dokumente ohne physisch gespeicherte Objekte als logische Platzhalter für extern verwaltete Objekte müssen verwaltet werden können
Workflow / Postkorbfunktion
- Nutzung sowohl für eine regelbasierte als auch von Benutzern Ad-hoc erstellte Vorgangsbearbeitung
- ein im Standard DMS-Client integrierter elektronischer Postkorb muss zur Bearbeitung der Vorgänge zur Verfügung stehen
- Dashboard zum Bearbeitungsstand aller Workflows für berechtigte Personen
Benutzerverwaltung
- zu unterscheiden sind mindestens die folgenden Berechtigungsobjekte:
- Zugriff auf Dokumentarten
- Zugriff auf Dokumentebene (einzelne Dokumente)
- Zugriff auf Anwendungsfunktionen im Client
- Anwender, die auf ein DMS-Objekt kein Zugriffsrecht haben, dürfen dieses nicht sehen
- Unterstützung einer Delegation der Verwaltung von Zugriffsrechten auf definierte Akten, Register bzw. Dokumente auf der Ebene von Abteilungen
- Berechtigungsvergabe für einen definierten Dokumentenbestand soll auch mit einer Frist versehen werden können
Rollen und Gruppen
- neben Berechtigungsobjekten wie einzelnen Benutzer und Gruppen sollen auch fachlich orientierte Rollen unterstützt werden
Single Instance Speicherung
- bereits abgelegte Objekte sollen erkannt und eine nochmalige Ablage durch einen Anwender soll verhindert bzw. darauf hingewiesen werden
- es soll verhindert werden, dass inhaltlich identische E-Mails (z.B. Verteiler) abgelegt werden (bzw. nur nach Bestätigung durch den Anwender)
Formatkonvertierung Dokumente
- bei Ablage von elektronischen Dokumenten muss die Möglichkeit bestehen, diese in das PDF-Format zu wandeln
Mandantenfähigkeit
- Unterstützung von getrennten Datenhaltungen (z.B. Archive) mit eigenständigen Dokumentstrukturen und Berechtigungen
- getrennte Berechtigungsadministrationen für die unterschiedlichen Datenhaltungen
Protokollierungs- und Statistikfunktion
- alle System-, Admin- und Benutzeraktivitäten müssen protokolliert werden können (auf Objektebene)
Exportfunktion, Archivmigration
- sämtliche Dokumentbestände oder Teilbestände mit den jeweils aktuellen Metadaten müssen aus dem Archiv in ein Austauschverzeichnis exportiert werden können
Erfassung von Papierdokumenten
- sowohl zentral als auch in einzelnen Fachbereichen
- eine in das DMS integrierte und Hardware-unabhängige Scan-Anwendung muss vorgesehen und eingerichtet sein, die folgende Anforderungen erfüllen muss
- automatische Korrektur / Optimierung von Scanergebnissen wie Auto-Rotation, Bildverbesserung, Abschneiden von schwarzen Rändern
- Erzeugen von gescannten Dokumenten im PDF-Format mit Textlayer über eine Volltext-OCR
- Protokollierungsfunktion
- Schnittstelle zu DMS-basierter Postkorb-/Workflow-Komponente
Erfassung elektronischer Dokumente
- E-Mails (MS Outlook: direkte Ablage von E-Mails in elektronische Akten und Integration für MS Outlook)
- Office-Dokumente (MS Office: direkte Ablage aller Arten von MS Office-Dokumenten in elektronische Akten)
- MS Windows Desktop
- Dokumente aus Anwendungen (z.B. aus dem vorhandenen CRM: Übernahme und Anzeige von Dokumenten bzw. Akten)
Es werden ca. 40 Software-Arbeitsplätze in rechtlich getrennten Unternehmen an drei Standorten benötigt.
Ein detailliertes Lastenheft kann gegebenenfalls bei SoftGuide angefordert werden.
