Softwareunternehmen sucht Dokumenten-Management-System (DMS)

Wir sind als Unternehmensberater tätig und suchen für einen Kunden aus der IT-Branche ein Dokumenten-Management-System (DMS). DMS-relevante Dokumente sind Angebote (ca. 300 Seiten/Jahr), Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Vertragsunterlagen, die 10 Jahre oder länger aufbewahrt werden müssen. Es wird eine eigene Server-Lösung gesucht - KEINE Cloud-Lösung.

Durch die Einführung einer DMS-Lösung sollen folgende Ziele erreicht werden:

• Einsatz einer modernen zukunftssicheren DMS-Lösung mit integrierten Funktionen für die
• Archivierung von Dokumenten
• Verwaltung versionierter Dokumente
• Verwaltung elektronischer Akten
• regelbasierte DMS-gesteuerte elektronische Vorgangsbearbeitung
• Optimierung der bisherigen Bearbeitungsprozesse für Dokumente
• Umsetzung neuer Anforderungen in Bezug auf die Bearbeitung und Ablage von Dokumenten (Fileserverersatz) wie bspw. elektronische Rechnungen

Folgende funktionale Anforderungen stellen wir an die Software:

Archivierung

• Verwaltung von Aufbewahrungsfristen auf Ebene von Dokumentarten, Aktenarten
• Bereitstellung von Anwendungsfunktionen:
• zum Ändern bzw. Verlängern von Aufbewahrungsfristen
• zum Löschen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Versionierung

• gemeinsame Bearbeitung durch mehrere Personen muss möglich sein
• Verwaltung versionierter Dokumente inkl. der Versionshistorie
• Schutz vor Veränderung durch andere Personen während der Bearbeitung
• endgültige Version eines Dokuments muss für weitere Änderungen gesperrt werden können

Volltextindizierung

• Volltextfilter für mindestens folgende Dateiformate
• MS Office (Word, Excel, PowerPoint, E-Mails)
• PDF
• txt, xml, rtf
• msg, eml
• Zip-Dateien (müssen geöffnet und hinsichtlich der o.g. Formate in die Volltextindizierung einbezogen werden)

Dokumentklassen/-kategorien

• Differenzierung zwischen Muss- und Kann-Indizes muss möglich sein
• Definition von einfachen und Mehrfach-Indizes muss möglich sein
• nachträgliche Änderung der Indexstrukturen muss möglich sein
• auch Dokumente ohne physisch gespeicherte Objekte als logische Platzhalter für extern verwaltete Objekte müssen verwaltet werden können

Workflow / Postkorbfunktion

• Nutzung sowohl für eine regelbasierte als auch von Benutzern Ad-hoc erstellte Vorgangsbearbeitung
• ein im Standard DMS-Client integrierter elektronischer Postkorb muss zur Bearbeitung der Vorgänge zur Verfügung stehen
• Dashboard zum Bearbeitungsstand aller Workflows für berechtigte Personen

Benutzerverwaltung

• zu unterscheiden sind mindestens die folgenden Berechtigungsobjekte:
• Zugriff auf Dokumentarten
• Zugriff auf Dokumentebene (einzelne Dokumente)
• Zugriff auf Anwendungsfunktionen im Client
• Anwender, die auf ein DMS-Objekt kein Zugriffsrecht haben, dürfen dieses nicht sehen
• Unterstützung einer Delegation der Verwaltung von Zugriffsrechten auf definierte Akten, Register bzw. Dokumente auf der Ebene von Abteilungen
• Berechtigungsvergabe für einen definierten Dokumentenbestand soll auch mit einer Frist versehen werden können

Rollen und Gruppen

• neben Berechtigungsobjekten wie einzelnen Benutzer und Gruppen sollen auch fachlich orientierte Rollen unterstützt werden

Single Instance Speicherung

• bereits abgelegte Objekte sollen erkannt und eine nochmalige Ablage durch einen Anwender soll verhindert bzw. darauf hingewiesen werden
• es soll verhindert werden, dass inhaltlich identische E-Mails (z.B. Verteiler) abgelegt werden (bzw. nur nach Bestätigung durch den Anwender)

Formatkonvertierung Dokumente

• bei Ablage von elektronischen Dokumenten muss die Möglichkeit bestehen, diese in das PDF-Format zu wandeln

Mandantenfähigkeit

• Unterstützung von getrennten Datenhaltungen (z.B. Archive) mit eigenständigen Dokumentstrukturen und Berechtigungen
• getrennte Berechtigungsadministrationen für die unterschiedlichen Datenhaltungen

Protokollierungs- und Statistikfunktion

• alle System-, Admin- und Benutzeraktivitäten müssen protokolliert werden können (auf Objektebene)

Exportfunktion, Archivmigration

• sämtliche Dokumentbestände oder Teilbestände mit den jeweils aktuellen Metadaten müssen aus dem Archiv in ein Austauschverzeichnis exportiert werden können

Erfassung von Papierdokumenten

• sowohl zentral als auch in einzelnen Fachbereichen
• eine in das DMS integrierte und Hardware-unabhängige Scan-Anwendung muss vorgesehen und eingerichtet sein, die folgende Anforderungen erfüllen muss
• automatische Korrektur / Optimierung von Scanergebnissen wie Auto-Rotation, Bildverbesserung, Abschneiden von schwarzen Rändern
• Erzeugen von gescannten Dokumenten im PDF-Format mit Textlayer über eine Volltext-OCR
• Protokollierungsfunktion
• Schnittstelle zu DMS-basierter Postkorb-/Workflow-Komponente

Erfassung elektronischer Dokumente

• E-Mails (MS Outlook: direkte Ablage von E-Mails in elektronische Akten und Integration für MS Outlook)
• Office-Dokumente (MS Office: direkte Ablage aller Arten von MS Office-Dokumenten in elektronische Akten)
• MS Windows Desktop
• Dokumente aus Anwendungen (z.B. aus dem vorhandenen CRM: Übernahme und Anzeige von Dokumenten bzw. Akten)

Es werden ca. 40 Software-Arbeitsplätze in rechtlich getrennten Unternehmen an drei Standorten benötigt.

Ein detailliertes Lastenheft kann gegebenenfalls bei SoftGuide angefordert werden.