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Softwareunternehmen sucht Dokumenten-Management-System (DMS)

Suche / Ausschreibung von: Unternehmensberatung (sucht für ein Softwareunternehmen)Projekt Nr. 21/2752: beendet
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Wir sind als Unternehmensberater tätig und suchen für einen Kunden aus der IT-Branche ein Dokumenten-Management-System (DMS). DMS-relevante Dokumente sind Angebote (ca. 300 Seiten/Jahr), Ausgangsrechnungen, Bestellungen, Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Vertragsunterlagen, die 10 Jahre oder länger aufbewahrt werden müssen. Es wird eine eigene Server-Lösung gesucht - KEINE Cloud-Lösung.

Durch die Einführung einer DMS-Lösung sollen folgende Ziele erreicht werden:

  • Einsatz einer modernen zukunftssicheren DMS-Lösung mit integrierten Funktionen für die
    • Archivierung von Dokumenten
    • Verwaltung versionierter Dokumente
    • Verwaltung elektronischer Akten
    • regelbasierte DMS-gesteuerte elektronische Vorgangsbearbeitung
  • Optimierung der bisherigen Bearbeitungsprozesse für Dokumente
  • Umsetzung neuer Anforderungen in Bezug auf die Bearbeitung und Ablage von Dokumenten (Fileserverersatz) wie bspw. elektronische Rechnungen

Folgende funktionale Anforderungen stellen wir an die Software:

Archivierung

  • Verwaltung von Aufbewahrungsfristen auf Ebene von Dokumentarten, Aktenarten
  • Bereitstellung von Anwendungsfunktionen:
    • zum Ändern bzw. Verlängern von Aufbewahrungsfristen
    • zum Löschen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Versionierung

  • gemeinsame Bearbeitung durch mehrere Personen muss möglich sein
  • Verwaltung versionierter Dokumente inkl. der Versionshistorie
  • Schutz vor Veränderung durch andere Personen während der Bearbeitung
  • endgültige Version eines Dokuments muss für weitere Änderungen gesperrt werden können

Volltextindizierung

  • Volltextfilter für mindestens folgende Dateiformate
    • MS Office (Word, Excel, PowerPoint, E-Mails)
    • PDF
    • txt, xml, rtf
    • msg, eml
    • Zip-Dateien (müssen geöffnet und hinsichtlich der o.g. Formate in die Volltextindizierung einbezogen werden)

Dokumentklassen/-kategorien

  • Differenzierung zwischen Muss- und Kann-Indizes muss möglich sein
  • Definition von einfachen und Mehrfach-Indizes muss möglich sein
  • nachträgliche Änderung der Indexstrukturen muss möglich sein
  • auch Dokumente ohne physisch gespeicherte Objekte als logische Platzhalter für extern verwaltete Objekte müssen verwaltet werden können

Workflow / Postkorbfunktion

  • Nutzung sowohl für eine regelbasierte als auch von Benutzern Ad-hoc erstellte Vorgangsbearbeitung
  • ein im Standard DMS-Client integrierter elektronischer Postkorb muss zur Bearbeitung der Vorgänge zur Verfügung stehen
  • Dashboard zum Bearbeitungsstand aller Workflows für berechtigte Personen

Benutzerverwaltung

  • zu unterscheiden sind mindestens die folgenden Berechtigungsobjekte:
    • Zugriff auf Dokumentarten
    • Zugriff auf Dokumentebene (einzelne Dokumente)
    • Zugriff auf Anwendungsfunktionen im Client
  • Anwender, die auf ein DMS-Objekt kein Zugriffsrecht haben, dürfen dieses nicht sehen
  • Unterstützung einer Delegation der Verwaltung von Zugriffsrechten auf definierte Akten, Register bzw. Dokumente auf der Ebene von Abteilungen
  • Berechtigungsvergabe für einen definierten Dokumentenbestand soll auch mit einer Frist versehen werden können

Rollen und Gruppen

  • neben Berechtigungsobjekten wie einzelnen Benutzer und Gruppen sollen auch fachlich orientierte Rollen unterstützt werden

Single Instance Speicherung

  • bereits abgelegte Objekte sollen erkannt und eine nochmalige Ablage durch einen Anwender soll verhindert bzw. darauf hingewiesen werden
  • es soll verhindert werden, dass inhaltlich identische E-Mails (z.B. Verteiler) abgelegt werden (bzw. nur nach Bestätigung durch den Anwender)

Formatkonvertierung Dokumente

  • bei Ablage von elektronischen Dokumenten muss die Möglichkeit bestehen, diese in das PDF-Format zu wandeln

Mandantenfähigkeit

  • Unterstützung von getrennten Datenhaltungen (z.B. Archive) mit eigenständigen Dokumentstrukturen und Berechtigungen
  • getrennte Berechtigungsadministrationen für die unterschiedlichen Datenhaltungen

Protokollierungs- und Statistikfunktion

  • alle System-, Admin- und Benutzeraktivitäten müssen protokolliert werden können (auf Objektebene)

Exportfunktion, Archivmigration

  • sämtliche Dokumentbestände oder Teilbestände mit den jeweils aktuellen Metadaten müssen aus dem Archiv in ein Austauschverzeichnis exportiert werden können

Erfassung von Papierdokumenten

  • sowohl zentral als auch in einzelnen Fachbereichen
  • eine in das DMS integrierte und Hardware-unabhängige Scan-Anwendung muss vorgesehen und eingerichtet sein, die folgende Anforderungen erfüllen muss
    • automatische Korrektur / Optimierung von Scanergebnissen wie Auto-Rotation, Bildverbesserung, Abschneiden von schwarzen Rändern
    • Erzeugen von gescannten Dokumenten im PDF-Format mit Textlayer über eine Volltext-OCR
    • Protokollierungsfunktion
    • Schnittstelle zu DMS-basierter Postkorb-/Workflow-Komponente

Erfassung elektronischer Dokumente

  • E-Mails (MS Outlook: direkte Ablage von E-Mails in elektronische Akten und Integration für MS Outlook)
  • Office-Dokumente (MS Office: direkte Ablage aller Arten von MS Office-Dokumenten in elektronische Akten)
  • MS Windows Desktop
  • Dokumente aus Anwendungen (z.B. aus dem vorhandenen CRM: Übernahme und Anzeige von Dokumenten bzw. Akten)

Es werden ca. 40 Software-Arbeitsplätze in rechtlich getrennten Unternehmen an drei Standorten benötigt.

Ein detailliertes Lastenheft kann gegebenenfalls bei SoftGuide angefordert werden.

Wir haben 19 Softwarelösungen recherchiert. Beispielsweise kommen aufgrund der spezifischen Anforderungen folgende Lösungen in Frage:

PROXESS Dokumentenmanagement
DOCUframe: Dokumentenmanagement (DMS) und CRM
Archiv.Net - digitale Archivierung und Dokumentenmanagement
CompuDMS - Dokumentenmanagement
Amagno Digital Workplace
Software Lösungen gefunden
SoftGuide Rechercheteam hat die Arbeit an der Ausschreibung beendet.
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation

Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:

Projektstatistik

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 19
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 13 (7)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 50
Erhaltene E-Mails von Anbietern 14
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 1
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 6

Kontakt zum ausschreibenden Unternehmen aufnehmen:

Die Ausschreibung ist bereits beendet.

Fragen zu Ausschreibungen beantworten wir gerne unter Tel. 05363 / 8094-0 oder per E-Mail an info@softguide.de