Sozialer Dienstleister sucht Betriebsdatenbank

Wir sind ein Sozialer Dienstleister in der Berufsbildung und suchen eine Betriebsdatenbank zur Verwaltung von Teilnehmern und einer zugehörigen Schnittstelle eM@w zur Bundesagentur für Arbeit.

Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:

Wichtig

Die Datenbank muss die Schnittstelle eM@w bedienen können (eM@w = elektronische Maßnahmeabwicklung)

Senden und Empfangen von Nachrichten

• BaE, BerEb, BvB, Ausbildungsmaßnamen Reha, 3.5 alle eM@w Prozesse müssen unterstützt werden!
• Versenden von LuV’s
• Versenden von Mitteilungen
• Abrufen der Anwesenheiten
• Übermittlung von Zeugnissen, Beurteilungen, Ausbildungsverträgen
• Übermittlung von Austritten
• automatisiertes Einbuchen der TN und Anlegen von Maßnahmen
• Vorzeitiges übermitteln der Anwesenheiten, wenn ein TN vor dem regulären Maßnahmenende die Maßnahme verlässt
• Wenn bei eM@w eine neue Nachricht eingegangen ist, sollte es dem Mitarbeiter angezeigt werden

Ein Tool zur Anonymisierung muss vorhanden sein, da nach Vorgabe nach Datenschutzrichtlinien müssen die Daten anonymisiert werden können. Daten müssen z. B. so anonymisiert werden können, dass es dem Datenschutz entspricht, gleichzeitig aber noch Abfragen möglich sind, z. B. wieviel TN waren im Zeitraum XX.XX.2021-XX.XX.2021 in der Maßnahme „Z“

Maßnahmeteilnehmer müssen so hinterlegt werden, dass sie nur von den für sie zuständigen Anleitern und Sozialpädagogen in der Datenbank bearbeitet werden können (Datenschutzrichtlinien, Mandantenmodul). Sachbearbeiter bzw. Anleiter können nur TN sehen/bearbeiten im Rahmen ihrer Tätigkeit und der Gruppenberechtigungen.

Zahlungslauf für die Teilnehmer durchführen

Abrechnungen mit den Auftraggebern ermöglichen

Die Software muss standortübergreifendes Arbeiten unterstützen

Technische Vorgaben sowohl für die Lösung externer als auch interner Datenspeicherung? Bei externer Lagerung der Daten auf einen Server, wo steht der Server (Deutschland)? Wie oft wird eine Sicherung erstellt und gibt es weitere Backup-Server?

Kostenstruktur (pro aktivem TN, pro Nutzer, pro gleichzeitigem Nutzer, mit festen Lizenzen

Die Software sollte Standortübergreifend zur Verfügung erreichbar sein.

Wie viele Nutzer können grundsätzlich und dann auch zeitgleich zugreifen

Eigene Anlage von Maßnahmen außerhalb der Agentur für Arbeit (Optionskommune, Jugendamt – Familienlotse usw.)

Dokumentenverwaltung, Dokumentensystem, digital Akte, Digitalvorlage, Es sollte möglich sein ein Dokument so zu hinterlegen das es sich Informationen aus der Datenbank ziehen kann.

Sind Administratorenschulungen möglich?

Des Weitern muss die Datenbank es ermöglichen die Klienten zu verwalten und zu organisieren. Aktive Teilnehmer sind ca. 350 in der Datenbank, im jeden Jahr scheiden wieder welche aus bzw. kommen wieder neue Teilnehmer ins System. Nach ca. 10 Jahre Laufzeit der alten Betriebsdatenbank, ist der aktuelle Datenbestand bei 5000 Klienten, insgesamt.

Kann die alte Datenbank in die Neue eingebunden werden?

Besteht die Möglichkeit ein Import der Daten, von nur aktiven Teilnehmer aus der alten Datenbank in die „Neue Datenbank“

Es müssen Datenbankabfragen möglichen sein in Form von Abrechnungen, Anwesenheiten und Evaluation, um Auswertungen, Statistiken für das Unternehmen zu erheben, ebenso für Auftraggeber (Bundesagentur und Optionskommune).

DSGVO-konform

Lokalinstallation oder webbasiert (wenn Cloud/Rechenzentrum, dann müssen die Daten in Deutschland gehostet werden)

Optional

Es sollte die Möglichkeit bestehen Termine, Aufgaben und Erinnerungen zu hinterlegen (Signalliste)

Aufgabenübersicht sollte angezeigt werden

Die Firmenstruktur sollte sich in der Software abbilden lassen

Ist im System möglich eine Betriebsdatenbank (externe Betriebe) zu integrieren?

Ist eine doppelte Maßnahmebelegung möglich?

Schulungen in Form von Mitarbeiter, und Anwenderschulung, Multiplikatoren Schulung

Die Software ist für ca. 70 bis 100 User vorgesehen.