Unternehmensberatung sucht ERP-System für einen Kunden

Unsere Unternehmensberatung sucht ein ERP-System für ein Unternehmen im Bereich erneuerbare Energien (z.B. Projektierung und Montage von Windkraftanlagen).

1. Ziele der Software-Einführung

1.1 Gründe für die Einführung neuer Software

Verbesserung der Arbeitsabläufe, Digitalisierung der Buchhaltung und des Controllings um Zeitversätze bei der Finanzplanung zu vermeiden und die Unternehmenssteuerung zu verbessern.

1.2 Kurzbeschreibung des Vorhabens und der Planung

• Projektleitung
• Lieferung
• Customizing
• Implementierung
• Begleitung im Parallelbetrieb
• Schulung
• Inbetriebnahme

1.3 Ziele, die mit der Einführung der neuen EDV verfolgt bzw. erwartet werden

• Freimachen von Ressourcen
• Reduzierung von Fehlern
• Standardisierung von Abläufen
• Professionalisierung von Management (Business planning bzw. Liquiditätsplanung)
• Einführung von Profitcentern bzw. verschiedenen Unternehmen

1.4 Zeitliche Grobplanung

• Geplanter Beginn Januar 2019
• Voraussichtliches Ende Juni 2019

2. Beschreibung des Ist-Zustandes

2.1 Beschreibung der EDV-Landschaft, in die das neue System eingebettet werden soll. Auflistung geplanter Veränderungen.

• 2 Netzwerke
• Betriebssysteme, Windows
• Schnittstellen zu bestehenden Anwendungsprogrammen
• Unterschiede EDV-Ausstattung zwischen beteiligten Firmen (Steuerberater)
• Beschaffungsjahr der vorhandenen EDV-Systeme 2016-2018

2.2 Geschäftsprozesse, die von der EDV-Einführung betroffen sind

• Angebote
• Liste der Angebote
• Liste: Auftragseingänge
• Liste: Lieferübersicht
• Rechnungen
• Liste der offenen Rechnungen: Debitoren, Kreditoren
• Liste: Kunden-Umsätze
• Liste: Produktumsätze
• Plan-Ist-Vergleiche: Absatz/Umsatz je Kunde; Plan/Ist Kalkulation von Projekten
• Business Planning (Forecast mind. 3 Jahre)
• Vertragsverwaltung bzw. Fristenmanagement
• Projektcontrolling

2.3 Prozessdiagramme
Beschreibung der Organisation der Arbeitsabläufe, die die neue EDV unterstützen soll.
Auflistung der aufeinander folgenden Tätigkeiten und des Informationsflusses.

• Angebotserstellung
• Lieferung
• Rechnungsstellung
• Buchung von Zahlungseingängen und Inkasso
• Abschätzung von Auftragseingängen bzw. Projekten und Kundenbetreuung
• Erstellung von Finanzvorschau
• Vertragsverwaltung bzw. Fristenmanagement

3. Anforderungen an das zu realisierende System

3.1 Zielgruppe bzw. Nutzer des neuen Systems

• Zielgruppe intern
  • Geschäftsleitung
  • kaufmännische Leitung
  • Buchhaltung
  • Handwerklicher Bereich (PV)
  • Techn. Betriebsführung
  • Windplanung

• Zielgruppen extern
  • Steuerberater
  • Großhändler

3.2 Funktionen des neuen Systems

• Grundlegende Funktionen
  • Alle Prozesse der Warenwirtschaft Handel
  • CRM
  • E-Mail-Verkehr und Bedienung der Kommunikationskanäle (Telefon, Fax)
  • Management-Information (MIS)
  • Konformität zu ISO 9001:2015
  • DATEV-Kompatibilität
  • Mandantenfähigkeit

• Mittelfristige Planungen und Wünsche für die Zukunft
  • Kundenportal
  • Arbeitszeiterfassungssystem

3.3 Daten im neuen System
Auflistung der Informationen und Daten, die gespeichert werden sollen.

• Stammdaten:
  • Kunden
  • Verträge (Service, Grundstücke, Dienstleistung, Projekte)
  • Projekte
  • Lieferanten
  • Artikel (Einkauf)
  • Preise
  • Preise (Einkauf)

• Bewegungsdaten:
• Verträge (Service, Grundstücke, Dienstleistung, Projekte)
• Angebote
• Ausgangsrechnungen
• Eingangsrechnungen
• Auftragseingang
• Bestellungen
• Offene Posten (Debitoren)
• Offene Posten (Kreditoren)
• Reklamationen
• Kunden-Kommunikation
• Lieferanten-Kommunikation

3.4 Ausgaben
Auflistung der Informationen, die die Software bereitstellen soll.

• Adressatengruppe: s.3.1
• Form: elektronisch
• Häufigkeit: s. 3.3

3.5 Erforderliche Schnittstellen zu anderen Programmen
Angabe anderer Anwendungen, mit denen die neue Software Daten austauschen muss

• Netzwerk
• Telefonanlage wünschenswert
• Projektsteuerung und -kontrolle
• geographisches Verzeichnis
• Planung, Auslegung
• DATEV
• Bankprogramme
• Windenergie-Informationssystem
• MS Office

3.6 Anforderungen an Einführung, Schulung und Dokumentation
Erwartungen und Anforderungen an die Leistungen des Anbieters

• Projektleitung
• Lieferung
• Customizing
• Implementierung
• Schulung
• Support

3.7 Dokumentation

• Dokumentation
• Benutzerhandbuch
• Online-Dokumentation
• Tutorials
• FAQs

4. Rahmenbedingungen zum Angebot

• Angebotsabgabe bis 30.11.2018
• Auftragserteilung bis (noch offen)
• Referenzkunden erwünscht

Gesucht wird eine On-Premises-Software.

Es sollen ca. 10 - 15 Nutzer gleichzeitig mit dem System arbeiten.

Hinweis von SoftGuide: Ein Lastenheft kann bei SoftGuide angefordert werden.