Verband sucht Dokumentationssoftware

Als Dachverband möchten wir den uns zugehörigen Beratungsstellen eine Dokumentationssoftware zur Verfügung stellen. Die von uns gesuchte Software soll die Office-Berater_innen mit digitaler Akte bzw. Klient_innenmanagement und Qualitätssicherung bei ihrer tagtäglichen Arbeit unterstützen und dokumentieren. Des Weiteren sollen bzw. wollen die Office-Berater_innen alle Informationen zu einem Fall an einem Ort haben, sowie Informationen in einer Beratungsstelle gezielt (komplett oder in Teilen) mit anderen teilen können. Die Nutzung selbst liegt bei den Beratungsstellen, die organisatorisch unabhängig vom Verband sind und die Kontrolle über ihre Daten haben.

Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:

• Klient_innenverwaltung (Kontaktdaten, ausgewählte soziodemographische Daten durch Berater_in und/ oder Klient_in)
• E-Mailkorrespondenz (allgemein und klient_innenspezifisch), idealerweise verschlüsselt
• Anfragenmanagement auf Beratungsstellenebene (Aufnahme, Zuteilung, Abarbeitung)
• chronologische Falldokumentation in der digitalen Klient_innenakte (Dokumentation aller relevanten Informationen und Kontakte zu einem konkreten Beratungsfall an einer Stelle) - beinhaltet:
• Korrespondenz mit Klient_in (E-Mail, Brief, Telefon)
• Informationen zu und Korrespondenz mit relevanten Dritten (E-Mail, Brief, Telefon)
• Dokumentation der Beratungsgespräche (Protokoll)
• Recherche-Ergebnisse und Notizen
• Workflow-Modulierung (bestimmte Interventionsschritte, z.B. Beschwerdebrief bestehen aus mehreren, fest aufeinanderfolgenden Schritten, die bei Wahl dieser Intervention vorgegeben werden sollten)
• Kalender und Termin- und Reminderfunktion
• Reports
• differenziertes Rechte- und Zugriffsmanagement (welche Informationen auf Ebene Berater_in, Beratungsstelle, Dachverband)
• Compliance mit DSGVO, Datenbankverschlüsselung
• später modulier- und erweiterbar
• Dokumentation, Hilfe-Funktion
• Wissensmanagement-Funktion
• ideal - plattformübergreifend (Windows, Mac, Linux)

Es sind perspektivisch mindestens 40 Software-Arbeitsplätze an bis zu 20 Standorten geplant.