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ecoDMS

ecoDMS: Das weltweit günstigstes Archivsystem

Version:  16.09

Kompatibel mit
 
 
 
 
 
 
 

ecoDMS Dokumentenarchiv

Als weltweit günstigstes Archivsystem ist ecoDMS der Standard für eine plattformunabhängige, langfristige, revisionskonforme Archivierung. Mit diesem plattformunabhängigen Archivsystem können Sie alle Dokumente scannen, archivieren, verwalten und schnell wiederfinden. 

Die Dokumente werden mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne das Zutun des Benutzers kategorisiert. Eine intelligente Dokumentenerkennung ermittelt dabei selbstständig die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab. Via Desktop-Client, Smartphone, Tablet und Weboberfläche kann in Sekundenschnelle auf das Dokumentenarchiv zugegriffen werden. Modernste Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software ist schnell installiert und einfach zu bedienen.

Alle Daten liegen sicher beim Kunden in Containern und einer Datenbank und nicht auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder "einfach manipulierbar" auf dem Dateisystem.

Neue Ära der Dokumentenarchivierung

Der komponentenbasierte Process Server (ecoDMS Server) ermöglicht die Plattformunabhängigkeit und enorme Skalierbarkeit der gesamten Archivlösung. Die serviceorientierte Architektur (SOA) des Systems sorgt zudem dafür, dass sich bestehende IT-Infrastrukturen an den geschäftlichen Anforderungen eines Unternehmens modular und flexibel ausrichten lassen. Jedes Unternehmen hat so die Möglichkeit, die Archivierungsprozesse exakt mit den notwendigen Strukturen, Konfigurationen und Berechtigungen zu versehen. 

Die clevere Kombination aus ausgereiften OpenSource Komponenten, gepaart mit professionellen Eigenentwicklungen und einem völlig neuartigen und zeitgerechten Vertriebsmodell, hat auf dem Softwaremarkt völlig neue Wege in Sachen „Digitalisierung und Archivierung" eröffnet. Bei den zahlreichen Mitbewerbern im DMS-Sektor hebt sich ecoDMS mit diesem Modell deutlich ab.

Kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten & Vorteile mit ecoDMS:

  • Archivierung beliebiger Dokumente und Dateien: z.B. PDF, Office-Dateien, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
  • Plattformunabhängiges Client-Server-System
  • Automatische Volltextindizierung (OCR Tesseract)
  • Intelligente Suchfunktionen: z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
  • Automatische Klassifizierung und Archivierung via Vorlagen Designer
  • Digitale Posteingangsbearbeitung (Scannen & Archivieren)
  • Bequeme Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
  • Einfache E-Mail Archivierung aus Thunderbird & Outlook
  • Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
  • Benutzer- und Gruppenverwaltung inkl. LDAP / Active Directory
  • Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
  • Versionsverwaltung
  • Revisionskonforme Historie
  • Komfortable Backup & Restore Funktionen
  • Modernes Container-Speichersystem
  • Zeitlich unbeschränkte Lizenz
  • Keine Dokumentenbegrenzung
  • Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen
  • Im Netzwerk, lokal, im Web und mobil einsetzbar
  • Software für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS, Raspberry Pi, Docker (inkl. QNAP & Synology NAS), Android, iOS

Made in Germany

ecoDMS ist ein Unternehmen der renommierten applord Holding Europe GmbH aus Aachen (Nordrhein-Westfalen, Deutschland). Bei uns erhalten Sie Software, Support und Entwicklungen direkt vom Hersteller.

Zielgruppen:

Das Aachener Unternehmen, die ecoDMS GmbH, bietet Archivierungssoftware für Privatnutzer, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne.

Leistungsstarke und praxisgerechte Funktionalitäten, modernste Technologien, plattformunabhängige Komponenten, eine benutzerfreundliche Bedienung und ein faires Preis-Leistungsverhältnis begeistern tausende Kunden in Deutschland, Österreich, der Schweiz und in weiteren europäischen Ländern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

ecoDMS 16.09 - Einstellungen & Strukturen

ecoDMS 16.09 - Einstellungen & Strukturen

ecoDMS kann exakt und individuell auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Über den Einstellungsdialog in ecoDMS können die notwendigen Konfigurationen zur Einrichtung des ecoDMS Archivs vorgenommen werden. Die gewünschten Strukturen lassen sich flexibel und schnell abbilden. Ob passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen oder eigene Ordnerstrukturen und -Berechtigungen, ecoDMS lässt keine Wünsche offen.

ecoDMS 16.09 - Posteingangsbearbeitung (Scannen & Archivieren)

ecoDMS 16.09 - Posteingangsbearbeitung (Scannen & Archivieren)

Scannen Sie Ihren Posteingang und legen Sie ihn anschließend digital und sicher im ecoDMS Archiv ab.

Unmittelbar nach dem Scannen können die Dokumente über das Inbox-Tab direkt im ecoDMS Client abgerufen werden. Hier stehen Ihnen bei Bedarf verschiedene Funktionen wie z.B. Seiten drehen, löschen, verschieben uvm. zur Verfügung. Die eingescannten Rechnungen, Verträge, Briefe etc. können direkt über die ecoDMS Inbox an das Dokumentenarchiv zur revisionssicheren Archivierung übergeben werden.

ecoDMS 16.09 - Clipboard (Dokumentensammlungen)

ecoDMS 16.09 - Clipboard (Dokumentensammlungen)

Beliebige Dokumente können in ein Clipboard gezogen und in einer Art "Mappe" gesammelt werden. Es können mehrere Tabs mit unterschiedlichen Dokumentensammlungen angelegt werden. Dabei bleiben die Klassifizierungen und Berechtigungen der Dokumente selbstverständlich vollständig bestehen.

ecoDMS 16.09 - Verlinkung (Dokumente verknüpfen)

ecoDMS 16.09 - Verlinkung (Dokumente verknüpfen)

scannen, archivieren, verwalten mit der erfolgreichen und weltweit günstigsten Archivlösung ecoDMS. Bei der Verlinkung können zu einem Dokument beliebige, archivierte Dateien inklusive deren Klassifizierungen hinzugefügt und somit zu einem Vorgang zusammengeführt werden. Die Verlinkungen werden innerhalb der ecoDMS Tabelle als ausklappbare Untereinträge zum Hauptdokument angezeigt. Der Grundeintrag eines jeden verlinkten Dokuments bleibt dabei selbstverständlich weiterhin bestehen. Diese Funktion gleicht einer virtuellen Dokumentenklammer. Bei Bedarf können die Verlinkungen auch wieder gelöst werden. 

ecoDMS 16.09 - Vorlagen Designer (automatisch archivieren)

ecoDMS 16.09 - Vorlagen Designer (automatisch archivieren)

Automatische Klassifizierung und Archivierung

Dokumente, die in ecoDMS abgelegt werden, können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf sogar ohne das manuelle Zutun eines Benutzers archiviert werden. Möglich macht dies der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS. Dieser ist ein fester Bestandteil der Klassifizierungsfunktion. Er erkennt eingehende Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein, füllt die notwendigen Klassifizierungsattribute selbstständig aus und legt die Daten (optional) automatisch in einem Dunkelprozess in ecoDMS ab.

ecoDMS 16.09 - Suchfunktionen inkl. Shortcut

ecoDMS 16.09 - Suchfunktionen inkl. Shortcut

Die Dokumentensuche ist mit der ecoDMS Archivlösung so einfach wie googeln. Dokumente, Metadaten, Klassifizierungsinformationen und Notizen können durch die Eingabe von bestimmten Suchkriterien schnell wiedergefunden werden.

Bei ecoDMS durchlaufen alle lesbaren Dateien und Informationen eine automatische Volltextindizierung (OCR). Auf diese Weise lernt und speichert das Archiv die verfügbaren Texte. Das macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Um Dokumente wiederzufinden, müssen lediglich die passenden Begriffe in die ecoDMS Suchzeile eingegeben werden. Die Suchergebnisse werden dann sofort in der ecoDMS Tabelle ausgegeben.

SaaS, webbasiert, Cloud:
nein
On-Premises (lokale Installation):
ja
Netzwerkfähig:
ja
Mandantenfähig:
ja
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Datenträger:
DVD
CD-ROM
Download
Flash-Speicher
Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen:
Es gelten die Systemvoraussetzungen des Herstellers. Diese können hier abgerufen werden: https://www.ecodms.de/index.php/de/ecodms-archiv/systemvoraussetzungen
Allgemeine Angaben zur Software:
Dialogsprache(n):
Deutsch, Englisch
Dokumentation:
Benutzerhandbuch, Online-Hilfe
Schulung:
gegen Entgelt
Hotline:
gegen Entgelt
Installationssupport:
gegen Entgelt
Wartung:
gegen Entgelt
Sitz des Herstellers:
Deutschland

Die Basis für den Erfolg der applord Gruppe bilden unsere kompetenten, motivierten Mitarbeiter und der intensive, partnerschaftliche Austausch mit unseren Kunden. Mit Leidenschaft, Zuverlässigkeit und langjähriger, fachlicher Erfahrung, garantieren wir die Zufriedenheit unserer Kunden. 

Angefangen von Privatkunden, über kleine und mittelständische Unternehmen bis hin zu Großkonzernen, verfügen wir über einen vielfältigen und stetig wachsenden Kundenstamm.

Unter dem folgenden Link können Sie einen Auszug unserer Referenzliste abrufen:

https://www.ecodms.de/index.php/de/referenzen

Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Herr Ralf Schmitz
0241-47572-01
Links und Kontakt:
Demoversion
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Informationsmaterial
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Preis:
69 EUR (57,98 EUR zzgl. 19% MwSt) Preis pro gleichzeitiger Verbindung

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