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Klima - Klienten-Mitarbeiter-Information

Integrierte Komplettlösung für projektorientiert arbeitende Dienstleistungsunternehmen
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Integrierte Komplettlösung für projektorientiert arbeitende Dienstleistungsunternehmen

Das integrierte Büromanagementsystem KLIMA vereint die Zeit- und Leistungserfassung mit einem ausgefeilten Adress- und Kontaktmanagement und einer Dokumentenverwaltung.

Für Ihre Kunden erhalten Sie ein System zum Erfassen und Berechnen von Projektarbeitszeiten, Tätigkeiten und Auslagen und zur Rechnungsstellung.

Für Ihre Mitarbeitern erhalten Sie eine Zeiterfassung, Überstunden- und Fehlzeiten-Verwaltung und Kostenabrechnung.

Für Ihr Controlling erhalten Sie für die einzelnen Projekte viele Auswertungen wie z.B. Plan/Ist Vergleiche und so ein Kontrollinstrument für Ihre Projekte.

Für Ihr Büro erhalten Sie ein sich nahtlos in Microsoft Word integrierendes System mit Adressverwaltung, Kontaktmanagement und Dokumentenverwaltung. Es beinhaltet eine zentrale Vorlagenverwaltung und die Möglichkeit, individualisiert Briefköpfe pro Mitarbeiter z.B. mit deren Namen, Funktion, Unterschriftszeile, Durchwahl, Fax, eMail-Adresse und Abteilung zu generieren.

  • Projektorientierte Zeiterfassung und Abrechnung

    • Stundenerfassung nach Mitarbeiter / Klient / Projekt

    • Tagesnachweis und Stundenzettel

    • Erfassung der Auslagen und Kosten

    • Tätigkeitsberichte

    • Stopp-Uhr-Funktionalität zur exakten Zeiterfassung möglich, für gängige Klienten auf Desktop positionierbar

    • Pauschalhonorare / Teilpauschalen möglich

    • Stundensätze pro Mitarbeiter und Projekt

    • Rechnungsschreibung in verschiedenen Sprachen und Währungen

    • Sammelrechnungen für alle Sachen oder Gruppen von Sachen eines Mandaten möglich, einzelne Sachen getrennt ausweisbar

    • Rechnungstexte für Einzel- und Sammelrechnungen auf Wunsch jeweils frei bearbeitbar

    • Abrechnung für festangestellte und freie Mitarbeiter

    • Auswertungen nach Mitarbeiter / Klient / Projekt, Soll/ist Vergleich,...

    • Kontrolle von Projektstatus, Rechnungsstatus

    • Übersicht der Überstunden und Fehlzeiten

    • Feiertage sind hinterlegt

    • optional: Schnittstelle zu einigen Telefonanlagen und Kopierern

    • optional: Schnittstellen zu verschiedenen Finanzbuchhaltungen wie z.B. DATEV, HS, Bios-2000

  • Adressmanagement

    • Adressverwaltung

    • Getrennte Erfassung für öffentliche, private und Abteilungs-Adressbestände mit individuell festlegbaren Zugriffsrechten

    • Firmen- und personenbezogene Adressen

    • Beliebig viele Verteilerlisten, beliebig langer Freitext / Kommentar

    • Serienbrieffunktion, Serien-eMails

    • Schnittstelle zu Microsoft Outlook: Synchronisation von Kontakten, Versand von eMail

    • Projektdaten und allgemeine Klientendaten

    • Kontaktmanagement

    • Kundeninformationsmanagement (CRM)

    • Dublettenerkennung

    • Komfortable Suchfunktionen nach allen Kriterien, Handselektion

    • Wiedervorlagesystem

    • Termine, Fristen, Aufgaben pro Klient und als Gesamtübersicht

    • Import und Export in viele Formate

    • Datenaustausch auch über die Zwischenablage

  • Word-Schnittstelle

    • Übernahme einzelner Adressen aus Microsoft Word heraus ohne ein anderes Programm zu starten

    • Individualisierter Briefkopf mit Name, Funktion, Durchwahl, Fax, eMail, Abteilung, ...

    • Zentrale Vorlagenverwaltung für das ganze Unternehmen

  • Dokumentenverwaltung / Kontaktmanagement

    • Automatische Aufnahme neuer Briefe und Dokumente aus Microsoft Word

    • Automatische Aufnahme von Serienbriefen aus Microsoft Word, Zuordnung zu allen Empfängern

    • Automatische Aufnahme von eMails

    • Manuelle Aufnahme anderer Dokumente möglich

    • Versionen von Dokumenten können verwaltet werden

    • Telefonnotiz, Besuchsbericht etc.

  • Fahrtenaufschreibung

    • Detaillierte Erfassung der Fahrten mit dem eigenen oder Dienst-PKW

    • Berechnung der Kosten gegenüber Klient und Mitarbeiter

  • Stammdaten

    • Mitarbeiterdaten: Eingruppierung und interne Kostenrechnung

    • Mitarbeiterdaten: Firmendaten wie Durchwahl, eMail etc. zur Gestaltung individualisierter Briefköpfe/Vorlagen

    • Verwaltung von Gruppen für Adressbestände pro Abteilung, Arbeitsgruppe etc.

    • Individuelle konfigurierbare Auswahllisten: Währung, Beruf, PLZ, Banken,...

    • Frei definierbare Formulare wie Rechnungen, Mitarbeiterübersichten,...

  • Sonstige Features

    • Messaging-System zum Austausch von Kurznachrichten direkt auf dem Bildschirm

    • Einheitliche Datenhaltung in Microsoft Access oder SQL-Server

    • Schnittstellen zu Microsoft Office

    • Eigene Berichte definierbar

KLIMA ist geeignet für alle Dienstleistungsunternehmen, die projektorientiert arbeiten und abrechnen oder im Sinne einer Kosten-Leistungs-Rechnung einen Überblick über die angefallenen Arbeitszeiten erhalten möchten:

  • IT-Dienstleistungsunternehmen

  • EDV-Berater

  • Wirtschaftsprüfer

  • Consultingunternehmen

  • Architekturbüros

  • Ingenieurbüros

  • Planungsbüros

  • Vermessungsbüros

  • Werbebüros und Designer

  • und alle sonstigen Dienstleistungsunternehmen

KLIMA ist netzwerk- und multiuserfähig und besitzt ein umfangreiches, individuell einstellbares Rechtesystem für die einzelnen Benutzer.

Funktionen:
Arbeitszeiten, Fehlzeiten
Aufgabenmanagement
Benutzer- und Rechteverwaltung
Benutzermanagement
Berichte
CRM
DMS
E-Mail-Management
Exportfunktionen
Fehlzeiten
Feiertagsverwaltung
Formularmanagement
Fremdwährungen
Fristenmanagement
Importfunktionen
Kalender- und Terminmanagement
Kilometergeldabrechnung
Klientenverwaltung
Notizen
Personalmanagement
Projektzeiterfassung
Rechnungen
Spesen
Stammdatenmanagement
Statusüberwachung
Stundensatzverwaltung
Überstundenberechnungen
Vorlagenmanagement
Zielgruppen:

projektorientiert arbeitende Dienstleistungsunternehmen

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Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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