Quick-ServiceDesk

Was ist Quick-ServiceDesk?

Quick-ServiceDesk ist eine Software für die zentrale Verwaltung von Inventar, technischen Geräten und zugehörigen Servicevorgängen. Die Lösung verbindet Inventarmanagement und Ticketsystem in einer gemeinsamen Anwendung. Unternehmen erhalten damit einen Überblick über ihre Gerätebestände, deren Standorte, verantwortliche Mitarbeiter und anstehende Serviceaufgaben.

Ob Notebook, Drucker, Smartphone oder anderes Arbeitsmittel: Quick-ServiceDesk dokumentiert, welche Geräte vorhanden sind, wo sie sich befinden und wem sie zugeordnet wurden. Auch Reparaturen, Standortwechsel und die bisherige Nutzung lassen sich nachvollziehen. Treten Störungen auf, wird der betreffende Servicefall direkt mit dem Inventarobjekt verknüpft. So stehen bei der Bearbeitung die benötigten Geräteinformationen unmittelbar zur Verfügung.

Die Software richtet sich insbesondere an IT-Abteilungen, technische Serviceteams und Unternehmen, die ihre Inventar- und Supportprozesse besser organisieren möchten. Statt Geräteinformationen in Excel-Tabellen und Serviceanfragen in getrennten Systemen zu verwalten, arbeiten die beteiligten Mitarbeiter mit einer gemeinsamen Datenbasis.

Zentrale Inventarverwaltung für Geräte und Arbeitsmittel

Quick-ServiceDesk unterstützt die strukturierte Erfassung und Verwaltung technischer Geräte sowie weiterer Inventargegenstände. Jeder Gegenstand erhält einen eigenen Datensatz mit den wichtigsten Stammdaten. Dazu gehören beispielsweise die Bezeichnung, Inventarnummer, Seriennummer, Kategorie und der aktuelle Status.

Geräte lassen sich Standorten, Räumen, Unternehmen oder verantwortlichen Benutzern zuordnen. Änderungen werden in der Historie dokumentiert. Dadurch bleibt nachvollziehbar, wie ein Gerät während seiner Nutzungsdauer eingesetzt wurde.

Highlights der Inventarverwaltung:

• Zentrale Erfassung von Geräten und Arbeitsmitteln
• Verwaltung von Inventarnummern, Seriennummern, Kategorien und Statusinformationen
• Zuordnung zu Standorten, Räumen, Unternehmen und Benutzern
• Dokumentation des gesamten Gerätelebenszyklus
• Nachvollziehbare Erfassung von Ausgabe, Umzug, Reparatur, Rücknahme und Aussonderung
• Ablage von Rechnungen, Verträgen, Handbüchern, Fotos und weiteren Dokumenten
• Verwaltung von Garantiezeiten, Wartungsfristen und Prüfterminen
• Filtermöglichkeiten nach Standort, Kategorie, Zustand und Zuständigkeit

Integriertes Ticketsystem für Support und Service

Ein wesentlicher Bestandteil von Quick-ServiceDesk ist das integrierte Servicemanagement. Störungen und Anfragen werden als Tickets erfasst und unmittelbar mit den betroffenen Inventargegenständen verbunden. Bei der Bearbeitung stehen damit sowohl die aktuellen Gerätedaten als auch bisherige Vorgänge und Dokumente zur Verfügung.

Serviceanfragen lassen sich priorisieren und zuständigen Mitarbeitern zuweisen. Der aktuelle Bearbeitungsstand ist dokumentiert. Auch die Kommunikation und die einzelnen Arbeitsschritte eines Servicefalls können festgehalten werden. Das erleichtert die Abstimmung innerhalb des Teams und schafft eine nachvollziehbare Grundlage für spätere Rückfragen.

Wichtige Funktionen des Servicemanagements:

• Erfassung von Störungen und Serviceanfragen als Tickets
• Direkte Verknüpfung von Tickets mit Inventarobjekten
• Festlegung von Prioritäten und Bearbeitungsständen
• Zuweisung verantwortlicher Mitarbeiter
• Dokumentation der Kommunikation und durchgeführten Maßnahmen
• Nachverfolgung von Reparaturen und Geräteaustausch
• Gemeinsame Darstellung von Geräteinformationen und offenen Servicevorgängen

Gerätehistorie und Wartungsfristen im Blick

Quick-ServiceDesk begleitet Inventargegenstände von der Beschaffung bis zur Aussonderung. Die Software hält fest, wann ein Gerät ausgegeben, an einen anderen Standort gebracht, repariert oder zurückgenommen wurde. Verantwortliche erhalten damit eine Grundlage, um den Zustand und die weitere Verwendung von Arbeitsmitteln zu beurteilen.

Auch wichtige Fristen gehören zur Geräteverwaltung. Garantiezeiten, Wartungstermine und erforderliche Prüfungen lassen sich beim jeweiligen Gegenstand hinterlegen. So sind diese Angaben nicht über verschiedene Dokumente verteilt, sondern zusammen mit den Stammdaten abrufbar.

Schnittstellen und Einbindung in bestehende Systeme

Quick-ServiceDesk ist Teil des Quick-Assets-Produktumfelds. Vorgesehen sind Anbindungsmöglichkeiten an weitere Lösungen wie Quick-Inventory, Quick-Assets und Quick-GDLx sowie an Microsoft 365 und andere Unternehmenssysteme über APIs. Welche Schnittstellen für Ihre konkrete Systemlandschaft zur Verfügung stehen, erläutert der Anbieter im persönlichen Gespräch.

Die Verbindung von Inventarverwaltung und Servicemanagement reduziert den Aufwand bei der Suche nach Informationen. Mitarbeiter sehen, welches Gerät betroffen ist, wer dafür verantwortlich ist und welche Maßnahmen bereits durchgeführt wurden. Das schafft eine gemeinsame Informationsgrundlage für Inventarverantwortliche und Supportteams.

Quick-ServiceDesk persönlich kennenlernen

Sie möchten Ihre Geräteverwaltung neu organisieren oder Inventar- und Serviceprozesse in einer Anwendung zusammenführen? Quick-ServiceDesk wird Interessenten derzeit persönlich vorgestellt. Vereinbaren Sie einen Termin mit dem Anbieter und lassen Sie sich zeigen, welche Funktionen Ihre bestehenden Arbeitsabläufe unterstützen und welche Anbindungsmöglichkeiten für Ihre IT-Umgebung infrage kommen.