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Digitale Transformation im Unternehmen - die elektronische Unterschrift

Die Mitarbeiter und das Management sind "fast" alle im Home Office? Wie bekommen Sie die notwendigen Unterschriften unter die Dokumente? Wenn alle Mitarbeiter eines Unternehmens in den Büros am Unternehmensstandort sind, ist es in der Regel einfach die notwendigen Unterschriften unter ein Dokument, Vertrag usw. zu bekommen. Doch was, wenn auf einmal die Mehrzahl der Unterschriftsberechtigten nicht mehr vor Ort sondern im Home Office sind? Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig? Müssen Verträge ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden? Geht das nicht auch einfacher und digital?

Digital unterschreiben - die elektronische Signatur

Was zunächst einfach klingt, nämlich in irgendeiner Form eine Unterschrift in digitaler Form zu machen, stellt sich in der Praxis als etwas komplizierter heraus. Auch die digitale Unterschrift soll für bestimmte Dokumente auf jeden Fall rechtssicher sein und z.B. für beide Vertragspartner Vertrauen schaffen. Sie benötigen Software für die Digitale Signatur und ggfs. Hardware wie Kartenlesegeräte und Smartcards oder auch Unterschriftenpads.

Die eIDAS-VO gibt verschiedene Signaturformen (einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur) vor. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Organisation künftig digital unterschreiben wollen, müssen Sie nicht nur über die Form der Signatur entscheiden, sondern auch darüber, wann welche davon wie eingesetzt werden soll. 

Signaturformen und Einsatzbereiche

Für unterschiedliche Dokumente bzw. Inhalte benötigen Sie unterschiedliche Unterschriftsarten bzw. Signaturformen. Nicht alles, was Sie per Hand unterschreiben, muss digital der höchsten Qualifizierungsstufe entsprechen. Eine handgeschriebene Notiz mit einem Kürzel hätte vor Gericht auch weniger Gewicht als eine vollständige manuelle Unterschrift unter einem Vertrag mit dokumentenechter Tinte. 

Einfache Signatur (EES)

Eine einfache Signatur unterliegt keinen besonderen gesetzlichen Regelungen. Eine einfache Signatur ist z.B. das Einfügen eines Bildes einer eingescannten Unterschrift oder auch ein Kürzel auf einem Unterschriftenpad eines Paketboten.

Einsatzbereiche EES - Beispiele

  • unternehmensinterne Mitteilungen

  • Kostenvoranschläge

  • einfache E-Mail-Signatur

  • Datenschutzerklärung

  • Protokolle

  • Bewerbungen

Fortgeschrittene Signatur (FES)

Für die fortgeschrittene Signatur gibt es gesetzliche Festlegungen in der eIDAS-VO, dem Vertrauensdienstegesetz und der eIDAS-Durchführungsverordnung. Fortgeschrittene Signaturen können jeweils eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet werden. Die FES basiert auf einem einmaligen, geheimen Schlüssel, der vom Signaturhersteller zusammen mit der mit der Signatur verknüpften Person erstellt wurde. Es kann zusätzlich auch noch ein digitales Zertifikat zugeordnet sein. Werden Dokumente mit einer FES signiert, kann festgestellt werden, von wem es signiert und ob es verändert wurde.

Einsatzbereiche FES - Beispiele

  • Verträge (Gesellschaftsvertrag, Patent-, Marken- oder z.B. Urheberrechtsvertrag)

  • bestimmte Versicherungsdokumente

  • Schriftverkehr mit Kunden, Lieferanten und Partnern

Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)

Die "Qualifizierte elektronische Signatur" ist eine FES, die von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruht [eIDAS-VO]. Sie ist die sicherste Form der digitalen Unterschrift und rechtlich der Unterschrift von Hand gleichgestellt. 

Einsatzbereiche QES - Beispiele

  • Arbeitnehmerüberlassungsvertrag
  • Anmeldung im Handelsregister
  • Elektronische Patientenakte
  • e-Vergabe öffentlicher Aufträge
  • Elektronisches Abfallnachweisverfahren
  • Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt
  • Maklervollmacht
  • Wirtschaftsprüfberichte
  • Kündigungsschreiben bei Miet- oder Leasingverträgen (Immobilien)
  • Lebensversicherung auf den Tod einer anderen Person
  • SEPA Lastschriftmandate
  • Bankkontoeröffnung

 

Welche weiteren Aspekte sollten Sie bei der Einführung der digitalen Signatur berücksichtigen?

Sie haben das Potenzial und die Voraussetzungen sowie die Signaturszenarien für Ihr Unternehmen analysiert und die rechtlichen Aspekte soweit geklärt und wissen, welche Form der elektronischen Signatur Sie einsetzen wollen bzw. müssen. Neben den rein rechtlichen Aspekten gibt es allerdings auch noch eine ganze Reihe technischer und organisatorischer Aspekte zu bedenken.

Neben einer Risikoabschätzung sollten Sie die Anforderungen für die Integration der Signaturlösung ermitteln. Mit welchen bereits vorhandenen Softwarelösungen muss die Signatursoftware Daten austauschen können? Kann die Signaturlösung z.B. in das Dokumentenmanagement oder die Vertragsverwaltung integriert werden? Wie muss der Unterschrifts-Workflow abgebildet werden?

Denken Sie bei der Einführung aber auch an die Benutzer- bzw. Bedienerfreundlichkeit der Signaturlösung. Ist der eigentliche Signiervorgang für Ihre Mitarbeiter oder Ihre Kunden zu kompliziert oder zu aufwändig, wird die Lösung unter Umständen nicht den gewünschten Erfolg bringen.

Besonders vielversprechend was die bedienerfreundliche Nutzung auch für Kunden angeht ist die qualifizierte elektronische Signatur per Fernsignatur. Diese mobile Variante, bei der weder Kartenleser noch Signaturkarte gebraucht werden, ist auch für den Home Office Einsatz durchaus bedenkenswert.

Da es bei den Signaturvorgängen auch um Dokumente mit sensiblem Dateninhalt gehen kann, ist bei der Auswahl bzw. Einführung einer Signaturlösung selbstverständlich auch der Datenschutzaspekt, die Ver- und Entschlüsslelung der Dokumente sowie die Authentifizierung wichtig.

Fazit

Die digitale bzw. elektronische Signatur ist für die digitale Transformation eines Unternehmens ein wichtiger Baustein. Die Einführung der elektronischen Unterschrift führt in der Regel zu effizienteren Geschäftsprozessen. Sie kann zu enormen Einsparungen führen, da der Versand per Post bzw. der Papierausdruck entfällt. Für zahlreiche Dokumente sind selbst einfache oder fortgeschrittene elektronische Signaturen bereits eine komfortable Alternative zur papierbasierten Unterschrift. Auch wenn die Nutzung einer qualifizierten elektronischen Unterschrift mit einigem Aufwand für Unternehmen verbunden ist, zahlt sich dieser langfristig aus.

Abkürzungen:
ggfs.: gegebenenfalls
EES: Einwendungsbearbeitung
QES: Qualifizierte elektronische Signatur
SEPA: Single Euro Payments Area

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