Bildungsträger sucht Seminarverwaltungssoftware

Wir sind im Bereich Erwachsenenbildung tätig und bieten Weiterbildungen im medizinischen Bereich an. Der zukünftige Schwerpunkt soll in der Schulung im pflegerischen Bereich in Form von E-Learning liegen. Die Verweildauer der Teilnehmenden in den Kursen beträgt schwerpunktmäßig 3-6 Monate. Für das Jahr 2021 erwarten wir 300-500 Kunden, Tendenz perspektivisch steigend. Zur Unterstützung unserer Arbeit suchen wir eine Seminarverwaltungssoftware mit Kundendatenbank. Bestandsdaten liegen in Excel vor und können intern in das neue System überführt werden.

Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:

• Erfassung von Kundendaten
• Name, Vorname
• Adresse
• Tel
• E-Mail
• Geburtsdatum
• ggf. weitere Felder
• Platz für Notizen
• Erfassung der Daten des Rechnungsadressaten
• Firma bzw. Einrichtung
• Ansprechpartner
• Team bzw. Abteilung
• Adresse
• Tel
• E-Mail
• ggf. weitere Felder
• Platz für Notizen
• Generieren und Variieren folgender Schriftstücke:
• Angebot
• Vertrag
• Rechnung
• Zertifikat
• Bescheinigungen
• weitere Schriftstücke
• Hinzufügen von Dokumenten zur Kundenakte (z.B. Führungszeugnis, ärztliches Attest, Bildungsgutschein, Schriftverkehr mit Agentur für Arbeit bzw. Jobcenter u.Ä.)
• Erfassung von Lieferantendaten
• Firma
• Ansprechpartner
• Adresse
• Tel
• E-Mail
• Zahlungsbedingungen
• ggf.weitere Felder
• Erfassung von sonstigen Kontakten (Netzwerkpartner, Zertifizierer, …)
• Schnittstelle zu moodle:
• von Datenbank zu moodle: Name, Vorname, E-Mail, Teilnahme von bis, Rechnungsempfänger
• von moodle zur Datenbank: Anwesenheiten
• Schnittstelle zu noch zu definierendem Rechnungs- bzw. Buchhaltungsprogramm
  
  • Debitoren
  • Kreditoren
  • Rechnungserstellung
  • Offene Posten-Liste
  • automatisierter Abgleich Zahlungseingang Konto
  • Mahnwesen
• Controllingmöglichkeiten
• automatisierte Abfragen von Kennzahlen
• weitere Abfragemöglichkeiten: z.B.: zeige mir alle TN an, die Ende des Monats ihre Weiterbildung beenden
• Seminarverwaltung:
• Dozentenbuchung, Zuordnung Kurs - Dozent
• Führen von Klassenbüchern
• Onlinebuchung durch Kunden
• Digitale Signatur
• Dokumentenmanagement
• Archivierungs- und Löschkonzept
• kollaboratives Arbeiten
• ortsunabhängiges Arbeiten
• Schulung der Mitarbeiter
• Möglichkeit der Nutzung der Daten für Marketingaktivitäten
• Kundenzufriedenheitsbefragungen (ggf. in moodle)
• den Vorgaben des Zentralinstituts für Fernunterricht (ZFU), der Arbeitsagenturen, des Zertifizierers Genüge tun
• Sprache: grundsätzlich deutsch; türkisch und englisch kann mittelfristig als Sprache hinzukommen
• macOS-kompatibel
• wichtig: hohe Datenqualität, hoher Datenschutz

Es werden drei bis fünf Software-Arbeitsplätze benötigt.