Für unser Handels- und Produktionsunternehmen im Bereich Metall- und Gestellbau suchen wir eine Software zur chronologischen Verwaltung von Auftragseingängen, deren Zuordnung zu Bearbeitern, Status und offene Summe während der Bearbeitung.
Folgende Anforderungen sollte die Software erfüllen:
- chronologische Verwaltung von Auftragseingängen
- Zuordnung zu Bearbeitern
- offene Anfragen und Bestellungen anzeigen mit
- Eingangsdatum
- Wert und Status
- ggfs. zugeordneter Bearbeiter
- offene Summe der noch nicht bearbeiteten Anfragen und Bestellungen
- Reportingfunktion
Optional:
- Eintragsmöglichkeit für Erinnerungsdatum für alle neuen Anfragen und Bestellungen
mit Erinnerungsfunktion (vielleicht per Mail) an den Bearbeiter (Verkäufer) - wenn möglich, Zuteilung von Bestellungen bzw. Anfragen zur Bearbeitung an bestimmte Bearbeiter mit Meldefunktion
- Berechnung der Zeitspanne zwischen Ersteintrag (Eingang) und AB-Datum
- Möglichkeit zur Parallelbearbeitung durch mehrere Mitarbeiter (Workflow)
- Aufrufmöglichkeit pro Prozessnummer mit dem jeweiligen Stand der Bearbeitung
- netzwerktauglich
Auszug aus dem Prozessablauf bei der Arbeit mit dem vorhandenen Auftragsbuch:
|
1. Aufruf des Auftragsbuchs - Es erscheint der erste Auswahlbildschirm |
2. An dieser Stelle erfolgt anhand der Inhalte der Anfrage oder Bestellung |
|
|
|
|
3. Nach Klick auf den ausgewählten Bereich öffnet sich der |
4. An dieser Stelle wird differenziert nach Anfrage oder Bestellung. Es wird der zugeordnete Betreuer ausgewählt, der Kunde eingeschrieben |
|
|
|
|
5. Das Programm wählt dann selbständig die nächste Projektnummer. Mit OK wird diese in die Datenbank eingetragen. |
|
|
|
Gewünscht ist eine einfache, kostengünstige Lösung zur Überwachung des Anfragen- und Auftragseingangs, damit nichts verloren geht und noch ausstehende Auftragssummern im Überblick behalten werden können. Die Auftragskalkulation und -bearbeitung erfolgt im ABAS (Schnittstelle jedoch nicht unbedingt notwendig). Es existiert eine 15 Jahre alte MS Access-Eigenentwicklung "Auftragsbuch" in Verbindung mit MS Excel, das auch einfach nur auf eine unabhängige lauffähige Basis umgesetzt werden kann.
Geplant sind fünf Software-Arbeitsplätze.
Hinweis von SoftGuide:
Wir versuchen Anbieter von Auftragsbearbeitung- oder Ticketsystemen zu finden, die die Auftragserfassung herauslösen können, um ein einfaches System bereitzustellen. Alternativ recherchieren wir auch in Frage kommende IT-Dienstleister und fragen Kapazitäten an.