Wir suchen für ein Handelsunternehmen aus der Branche Messtechnik, MSR ein ERP/CRM-System. Bisher werden alle Kundendaten, Produktdaten und alle Geschäftsprozesse in einzelnen Microsoft Excel-Sheets und in einer Datenbank dokumentiert. Dies erzeugt unnötigen Aufwand und verursacht Fehler. Deshalb wird ein geeignetes ERP/CRM-System gesucht. Das neue System soll intern die Geschäftsleitung, das Marketing, den Vertrieb und die Logistik und den externen Vertriebsaußendienst unterstützen.
Die Software soll folgende Anforderungen erfüllen:
Warenwirtschaft
- Angebotserstellung auf Deutsch und Englisch
- zum Schreiben neuer Angebote werden alte überschrieben
- Textbausteine in Microsoft Word
- Listen: Angebote nur über 5.000 Euro, Auftragseingänge / Lieferübersicht, Lagerbestand inkl. Chargennummern (Rückverfolgbarkeit), Kundenumsätze, Produktumsätze
- Rechnungsstellung auf Deutsch und Englisch
- zum Schreiben neuer Rechnungen werden alte überschrieben
- Textbausteine in Microsoft Word
- Disposition / Einkauf
- Offene Posten-Verwaltung (Forderungsmanagement)
- Buchung von Zahlungseingängen und Inkasso
- Lieferung
- Barcode-Scanning
- Reklamationsabwicklung
- Kundeninformationen; nur Infos über Kunden und rudimentäre Infos zu deren Geschäftsvorgängen mit ihnen; keine Schnittstelle zu den Geschäftsprozessen
- Plan-Ist-Vergleiche: Absatz/Umsatz je Kunde
- Jahresplanung
CRM
- Kundenstammdaten (inkl. Branchen, Kundengruppen, org. Zuordnung)
- Angebotsverfolgung
- Auftragsverfolgung
- Terminverfolgungen allgemein
- Reklamationsverfolgung
- Kontaktnotizen, Berichtswesen, Emails, Wiedervorlagen, etc.
- Marketingaktionen
- kundenbezogene Aktionen
- Newsletter
- Bemusterungen
- Vertriebscontrolling
- Auftragsbestand
- Umsatz: aktuell, Vorjahr, Zeitreihe, Plan, etc.
- Umsatzentwicklung: je Kunde, nach Kundengruppen, gesamt
- Umsatzentwicklung: je Produkt, nach Produktgruppen, gesamt - Preisentwicklung: nach Produkten, Produktgruppen, gesamt
- ABC-Analysen
- Kundenstrukturanalyse
- Auftragskalkulation
- Kundenmanagement: Akquise, Kundenbesuche
- Kundendenken des Anbieters (Sprache!)
- Flexibilität in der Kundenbearbeitung
Management-Informationssystem (MIS)
Weitere Anforderungen
- Mehrbenutzerfähigkeit
- Betriebsbuchführung
- Konformität zu ISO 9001:2015
- DATEV-Kompatibilität
- Schnittstellen: Telefonanlage, Newsletter-Software, Emailprogramm, Transport- und Zollabwicklung, Internet/Cloud
- On-Premise: Client-Software lauffähig unter MS Windows 7 und höher
- Datenbasis zentral auf dem Server gehalten (MS Windows 2012 R2)
- mittelfristige Planung: Kundenportal mit Online-Shop
Anforderungen an den Softwareanbieter
- etabliertes Unternehmen auf dem Markt, das eine langfristige Zusammenarbeit unterstützt
- kundenspezifische Adaption, Implementierung
- kundenorientierte Projektleitung
- Unterstützung beim Datentransfer (Datenübertragung von der alten Datenbank in das neue System)
- Verfügbarkeit bei Anpassungen während der Projektphase und auch im späteren Verlauf bei Systemumstellungen
- Inbetriebnahme
- Dokumentation, Benutzerhandbuch, Schulungsmaterial jeweils anwenderfreundlich
- Schulung
- HelpDesk
- die Angabe von Referenzkunden ist unbedingt erwünscht
- der Anbieter soll neben dem hier geforderten System auch ein ERP-System für einen Produktionsbetrieb liefern können
Es sind ca. 5 Software-Arbeitsplätze, die gleichzeitig mit dem System arbeiten sollen, geplant.
Abkürzungen:MSR: Mess- Steuerung- und Regelungstechnik
ERP: Enterprise Resource Planning
MIS: Managementinformationssystem