Für unsere technische Abteilung des norddeutschen Museums suchen wir zur Bestandsverwaltung eine Inventarverwaltungssoftware mit projektbasierter Verleihfunktion.
Folgende Anforderungen sollte die Software erfüllen (Anforderungsprofil):
Die aufgeführte Reihenfolge ist nicht als Abstufung in Priorität zu betrachten. Sollte dies notwendig sein, muss eine solche Einordnung separat diskutiert werden.
Bereich Anwendungsdesign
- „On premises“ Installation und Backup muss möglich sein, keine cloudbasierte Anwendung gewünscht
- Scanvorgang Inventarisierung via Android Smartphone /App der Scanvorgang zum Ein- und ausbuchen von Beständen muss via Smartphone und App erfolgen.
- Scanvorgang Inventarisierung via QR -Codes um den Ein- und Ausbuchungsprozess zu erleichtern, sollte die Software mit einem QR Code basierten Scanvorgang via Smartphone (Android) umgehen können. Alternativ: gleiche Anforderungen, allerdings Scanvorgang via Barcode.
- die Möglichkeit, mehrere Benutzer mit möglichst frei konfigurierbaren Zugriffsrechten anzulegen - Mandantenfähigkeit da ein Nutzer, der z.B. Lese- und Bearbeitungszugriff auf den Bereich Medientechnik hat, nicht zwangsläufig auch die gleichen Berechtigungen für Beleuchtung oder Vitrinen haben soll. Es muss, die Möglichkeit geben, Zugänge mit reinem Lesezugriff einzurichten oder auch Bereiche komplett für nicht-Admins zu sperren.
- eine möglichst intuitive Bedienoberfläche um die Einarbeitungszeit von nicht IT-Personal möglichst kurz zu halten, sollte die Software eine möglichst einfache Anwendungsoberfläche haben. Da es sich hier allerdings um Arbeit mit Datenbanken handelt, ist dieser Punkt relativ zu betrachten und wird eher nachrangig beachtet.
- die Möglichkeit kalenderbasierte Projekte (Ausstellungen) anzulegen, für welche die Lagerbestände kalenderbasiert reservierbar sind.
- die Möglichkeit zum Exportieren von Berichten über Lagerbestände, Ausleihen, Projekten anhand bestimmter Auswahlkriterien (Filterfunktion) die Software sollte in der Lage sein Übersichten für Personen ohne Zugriff zum Inventar zu erstellen (beispielsweise externes Personal), dazu sollte es möglich sein, eine Suche oder komplette Liste in übersichtlichem Format (.pdf o.ä.) zu exportieren.
Bereich Features
- Projektbuchung muss zeitbasiert arbeiten und Warnungen bei Doppelbuchung liefern es ist essentiell, dass die Software multiple zeitbasierte Projekte (Ausstellungen) verarbeiten können muss und idealerweise auch die Einbindung von Projekten mit offenem Ende (Dauerausstellungen) erlaubt Die Software sollte den Projekten unterschiedliche Status zuordnen können (z.B. „in Planung / Reserviert“ und „Bestätigt“)
- Kategorie basiertes Einbinden von unterschiedlichen Zusatzinformationen unterschiedliche Gerätekategorien benötigen verschiedene Zusatzinformationen, die für ihre Auswahl relevant sind. So hat ein Projektor beispielsweise völlig andere relevante Angaben als ein Lautsprecher.
- Möglichkeit zum Anhängen externer Dateien wie Fotos und Bedienungsanleitungen Inventarbereiche sollten mit einer verantwortlichen Person verknüpft werden, sodass jemand, der einen Lesezugriff auf einen Bereich hat, direkt auch Kontaktdaten der verantwortlichen Person angezeigt bekommt, an die er sich mit Fragen und Bedarfen wenden muss.
Wünschenswertes
Online Reservierungssystem die Möglichkeit, dass Benutzer Lagerbestände Online einsehen und ggf. kalenderbasierte Reservierungen für einzelne Posten anlegen können.
An Software-Arbeitsplätzen sind zwei Hauptarbeitsplätze im Lager + weitere gemäß Anforderungsprofil geplant.
