Meisterwerkstatt für Musikinstrumente sucht Auftragsverwaltung mit CRM

Wir betreiben zur Zeit im Nebengewerbe (Kleinunternehmen) eine Meisterwerkstatt für Musikinstrumente die noch "altertümlich" geführt wird. Es ist geplant, die Werkstatt nun in ein zeitgemäßes Vollgewerbe zu überführen. Dafür suchen wir eine Auftragsverwaltung mit CRM, die uns bei den täglichen Verwaltungsaufgaben unterstützt.

Die Software sollte folgende Anforderungen bestmöglich abdecken (sind selbst noch unschlüssig und können nicht alles abschätzen):

• Kundenverwaltung und Kommunikation

  • erste Erfassung der Kundendaten wird voraussichtlich manuell erfolgen

  • sollte bei einem Softwarewechsel leicht zu exportieren sein

  • Import bzw. Export auf Android-Geräte sollte möglich sein

  • Kunden möchten über Whatsapp mit uns kommunizieren! (Gibt es dafür eine Anbindung?)

  • E-Mailverwaltung wird wahrscheinlich über Outlook erfolgen, bis jetzt gibt es keine E-Mailverwaltung, deshalb sind wir auch allem anderen gegenüber aufgeschlossen…

  • Echtzeit Chat auf Webseite -ist die Anbindung an das E-Mailprogramm oder CRM möglich?

  • Mobiltelefon aktuell wichtigstes Kommunikationsmittel - ist eine Anbindung möglich?

  • Formulare:

    • Wäre genial, wenn Kunde beim ersten Besuch seine Kontaktdaten selbst eintippen kann (kleine Station oder Tablet)

    • Eventuell Reparaturformular online: was soll repariert werden (Katalog siehe Angebotserstellung)

  • Automatische E-Mails

    • Aktuelle Angebote bzw. Aktionen (Newsletter) (eher selten)

    • Nachfrage, ob mit Reparatur zufrieden

    • Aufforderung Bewertung auf Google / Facebook

    • evtl. automatische E-Mails nach Ausfüllen von Webformularen (noch nicht sicher, ob wir das brauchen)

• Auftragsverwaltung und Arbeitsüberwachung

  • Zur Angebotserstellung (Reparatur) wäre es gut, wenn man sich selbst einen kleinen Katalog anlegen könnte, und später dann nur zusammengeklickt und angepasst wird.

  • Time Tracking: Wer arbeitet an welcher Reparatur wie lange? (Starten, pausieren, andere Person übernimmt die Reparatur und schließt sie ab,…)

  • Dienstleistung: Reparatur von Musikinstrumenten 70% (+ Ersatzteile, aber lohnt sich keine Warenwirtschaft dafür, meistens selten Ersatzteile oder kostengering)

    • Preis pro Reparatur in 95% der Fälle zwischen 20 und 450€, in 5% bis 1200€

  • Vermietung von Musikinstrumenten (10%)

  • Vernachlässigbar: Herstellung von Musikinstrumenten (1%)

  • Handel mit Musikinstrumenten: (20%)

    • 70% vom Verkauf über ein Musikhaus in der Region auf Provisionsbasis (Beratungsgutschein > Tracking)

    • 30% des Handels (Standardinstrumente) decken wir selbst ab

  • Möglichkeit Gutscheine auszustellen (Reparaturgutschein)

• Zahlungsmethoden:

  • Bar (Kassenbuch)

  • Auf Rechnung (>> per E-Mail automatisch versandt, oder vor Ort ausgedruckt)

  • evtl. Paypal und/oder EC-Karte

  • evtl. später beim Wechsel auf Geschäftskonto SEPA Mandate (Mietverträge)

• Kontoüberwachung:

  • Rechnungen bezahlt?

  • Zahlungsaufforderung bei Versäumnis

  • Monatliche Mieterträge überprüfen

• Buchhaltung / Steuererklärung:

  • Zunächst EÜR

  • in spätestens 2 Jahren Bilanzierung

  • Steuererklärung macht aktuell der Steuerberater, außer Software kann das mit abdecken, das wäre natürlich, wenn das ähnlich erfolgreich ist perfekt!

• Social Media / Marketing

  • Google und Facebook Ads > mit CRM oder automatischen E-Mails verknüpfen?

  • Evtl. später weitere Social Media Kanäle

• lokale Lösung möglich, Cloudlösung bevorzugt

Optionale Funktionen:

• App-Anbindung: für Android wäre optimal, aber nicht essenziell

• Eventuell später Anbindung einer Onlineterminbuchung

• Logistik

  • Versand ist ein Thema, das wichtiger werden wird bei uns: fertiggestellte Instrumente an den Kunden rausschicken

  • Kunde Label schicken für kostenlosen Versand zu uns

  • >> nach Möglichkeit in Auftragsverwaltung eingebunden, evtl auch in Onlineformular eingebunden

  • Adressüberprüfung

  • Automatische Labelerstellung

Es werden zunächst ein bis zwei Software-Arbeitsplätze benötigt (aus Kostengründen evtl. anfangs auch nur für eine Person), später ca. vier bis fünf.