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Öffentliche Verwaltung sucht Software für die Altaktenarchivierung

Suche / Ausschreibung von: DienstleisterProjekt Nr. 20/2375, bis: 17. Feb. 2021

Unsere Finanzverwaltung nutzt derzeit eine bestimmte computerunterstützte Archivierung von Altakten. Diese Anwendung soll durch ein alternatives System abgelöst werden, da sie auf einer nicht mehr leistungsgerechten Technologie basiert, nicht zu MS Windows 10 kompatibel ist und ihre Nutzung lokal auf bestimmte Rechner beschränkt ist. Es wird eine einheitliche Applikation angestrebt, die künftig alle entsprechenden Finanzämter verwenden sollen, wobei jedes Finanzamt nur seine Akten bearbeiten können soll.

Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:

  • Benutzer- und Rechtekonzept  A
  • möglich sein, die Benutzer und ihre Berechtigungen zu erfassen und zu ändern  A
  • Altdaten müssen migriert werden können. Import von csv-Dateien aus der Altanwendung muss möglich sein  D
  • Anwendung soll inkl. Datenhaltung zentral bei der softwaresuchenden Behörde vorgehalten werden  A
  • Zugriff der Finanzämter innerhalb des Landes  A
  • Zugriff aus der Finanzverwaltungssoftware  S
  • den Finanzämtern soll jeweils ein Mandantenbereich zugewiesen werden  A
  • eine Administrationsoberfläche geben  A
  • möglich sein, eine Tabelle mit Finanzamtsdaten zu erstellen und zu ändern  A
  • in der Tabelle mit den Finanzamtsdaten sind folgende Informationen darzustellen  A
    • Finanzamtsname
    • Finanzamtsnummer
    • aus der Finanzamtsnummer sind dann die ersten drei Ziffern der Steuernummer zu erzeugen
  • möglich sein, eine Tabelle mit Steuerarten zu erstellen und abzuändern A
  • mit Hilfe der Anwendung sollen die abgelegten Steuerakten der Finanzämter erfasst werden A
  • bei der Erfassung der Daten wird die Ablagenummer automatisch erzeugt  A
  • die Erfassungsmaske soll folgende Felder beinhalten  A
    • Steuernummer
    • Identifikationsnummer
    • Name, Vorname, GebDat., Adresse des Stpfl.
    • Name, Vorname, Gebdat., Adresse des Partners/ Partnerin
    • Firmenname
    • Steuerart
    • Erster in der Akte vorhandener Veranlagungszeitraum
    • Letzter in der Akte vorhandene Veranlagungszeitraum
    • erstes und letztes Bilanzdatum (Jahr)
    • Ende Aufbewahrungsfrist
    • alle Jahre unanfechtbar,
    • mindestens ein Jahr unanfechtbar
    • Ablageort mit Gebäude, Raum, Regal, lfd. Nummer, evtl. Regi-Fix-Box-Nummer und Inhalt
    • Bemerkung
  • für die Erfassung der Steuernummer sollen zwei Felder vorgesehen werden. Ein dreistelliges Feld für die Finanzamtsnummer und ein 8-stelliges Feld für die restlichen Angaben der Steuernummer  A
  • das dreistellige Feld der Steuernummer ist mit der Finanzamtsnummer aus den Finanzamtsdaten vorzubelegen
  • Name des Stpfl./ Firmenname soll Pflichtfeld sein  A
  • in der Erfassungsmaske sollen zur Auswahl stehen  A
    • Einkommensteuer
    • Umsatzsteuer
    • Gewerbesteuer
    • Körperschaftsteuer
    • Feststellungen
    • Strafakten
    • Rechtsbehelfsakten
    • Stundungs- und Erlass-Akten
    • EWBV
    • Eigenheimzulage
    • Bilanz-Akten
    • Bp-Akten
    • Steuerfahndungsakten
    • LSt-Arbeitgeberakten, USt-Voranmeldungen
    • Afa-Tabellen
    • mehrere Steuerarte
    • dabei ist eine Mehrfachauswahl zuzulassen
  • die Eingabe der Steuerart ist ein Pflichtfeld  A
  • im Feld „Bemerkung“ soll der Akteninhalt soweit erforderlich beschrieben werden können  A
  • die Aufbewahrungsfrist ist manuell einzugeben. Das Feld soll mit „“ 3112Jahr“ vorbelegt sein  A
  • es soll möglich sein, abgelegte Steuerfälle, die wegen personeller Vorläufigkeit nicht vernichtet werden sollen, sind mit dem Aussonderungsdatum 31122099 zu versehen  A
  • die Datensätze sollen geändert werden können A
  • Datensätze sollen gesucht werden können
  • die Suche des Datensatzes soll hierbei über die Steuernummer, Identifikationsnummer, Name Stpfl. / Firmenname oder Ablagenummer möglich sein dabei sollen ein oder mehrere Suchkriterien eingegeben werden können A
  • ergeben sich je nach ausgewähltem Kriterium mehrere Suchergebnisse sind alle anzuzeigen. Für jeden bei der Suche gefundenen Datensatz sind die Steuernummer, der Name, die Steuerarten und Veranlagungszeiträume sowie die Ablagenummer anzugeben O
  • bei den Suchergebnissen sollen vernichtete Akten nicht angezeigt werden  A
  • es soll möglich sein, entnommene Akten im Programm zu vermerken  A
  • hierbei soll der Ausgabetag, der Name des anfordernden Bediensteten und der Name der Dienststelle erfasst werden können  A
  • es soll eine Liste der entnommenen Akten erzeugt werden können  O
  • bei Rückgabe der Akten in das Archiv soll der Merker „Entnommen“ gelöscht werden. Die Daten über die Entnahme sollen (nicht mehr änderbar) erhalten bleiben
  • es soll möglich sein, die auszusondernden Akten zu ermitteln  A
  • es soll eine eigene Suchmaske zur Auswertung der auszusondernden Datensätze geben  A
  • entnommene Akten sollen bei der Ermittlung der auszusondernden Akten nicht berücksichtigt werden  A
  • aus dem Auswertungsergebnis soll eine Liste der Steuerfälle erstellt und ausgedruckt werden können, deren Ende der Aufbewahrungsfrist vor dem in der Suchmaske eingegebenen Datum liegt. Die Liste soll die Felder  O
    • Ablagenummer
    • Steuernummer
    • Name
    • Vorname
    • Steuerart
    • erstes - letztes Jahr
    • Aussonderungsdatum
    • Bemerkung
    • Vermerke enthalten - das Feld „Vermerke“ ist ein Leerfeld und dient händischen Notizen bei der tatsächlichen Aussonderung
  • das Auswertungsergebnis ist bis zur körperlichen Durchführung der Aktenaussonderung als separate Datei vorzuhalten. Es muss dabei die Möglichkeit vorgesehen werden, einzelne Datensätze zu markieren (löschen), die nicht ausgesondert wurden
  • es soll möglich sein, Datensätze mit dem Attribut „vernichtet“ zu markieren, wenn die Akten nach Ende der Aufbewahrungsfrist vernichtet wurden. dies soll über personelle Eingaben als auch über das Auswertungsergebnis möglich sein. Dabei ist das Aussonderungsdatum einzugeben
  • es soll eine Suche nach vernichteten Akten möglich sein
  • es soll eine eigene Suchmaske zur Auswertung der vernichteten Datensätze geben. Die Suche des Datensatzes soll hierbei über die Steuernummer, Identifikationsnummer, Name Stpfl. / Firmenname oder Ablagenummer möglich sein, dabei sollen ein oder mehrere Suchkriterien eingegeben werden können  A
  • bei den Suchergebnissen sollen ausschließlich Akten angezeigt werden, bei denen der Vernichtungsmerker gesetzt ist  A
  • für jeden bei der Suche gefundenen Datensatz sind die Steuernummer, der Name, die Steuerarten und Veranlagungszeiträume, die Ablagenummer sowie das Aussonderungsdatum anzugeben ein Ausdruck des Suchergebnisses soll möglich sein  O
  • es soll möglich sein, die Ablagenummer von ausgesonderten Akten neu zu belegen  A
  • der Anstoß, dass eine Neubelegung von Ablagenummern ausgesonderter Akten erfolgt, muss personell erfolgen  A
  • nach dem personellen Anstoß soll bei der Neuerfassung von Akten die jeweils kleinste als vernichtet markierte Ablagenummer angezeigt werden  A
  • der personelle Anstoß der Neubelegung soll mehrfach vorgenommen werden können  A
  • On-Premises, lokal

Anforderungsart

A: Allgemeine Anforderung    S: Schnittstellenanforderung    O: Outputanforderung    D: Datenmigrationsanforderung

Es sind 10-15 Software-Arbeitsplätze vorgesehen.

Wir haben 24 Softwarelösungen recherchiert. Beispielsweise kommen aufgrund der spezifischen Anforderungen folgende Lösungen in Frage:

Software Lösungen finden
Das SoftGuide Rechercheteam erarbeitet weitere potenzielle Lösungen...
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation

Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:

Projektstatistik (Stand 05.12.2020)

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 24
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 10 (9)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 61
Erhaltene E-Mails von Anbietern 12
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 1
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 1