Unter „3-Way-Match“ versteht man das automatisierte Abgleichen von drei Beschaffungsdokumenten: Bestellung (Purchase Order, PO), Wareneingang/Leistungsnachweis (Goods Receipt, GR bzw. Service Entry Sheet, SES) und Eingangsrechnung (Invoice). Ziel ist es, Menge, Preis und Konditionen konsistent zu prüfen, Abweichungen (Menge/Preis/Steuer) transparent zu machen und nur freigegebene Rechnungen zur Zahlung zu bringen.
Abgleich von PO–GR–Invoice: Automatisches Matching von Positionen nach Artikel/Service, Menge, Preis, Steuern und Währung.
Toleranzregeln & Schwellenwerte: Konfigurierbare Mengen-/Preis-/Gesamtwert-Toleranzen, pro Lieferant, Warengruppe oder Vertrag.
Ausnahme- und Klärungsworkflows: Regelbasierte Eskalationen bei Abweichungen (z. B. Preisabweichung > 5 %), Aufgabenrouting an Einkauf, Buchhaltung oder Wareneingang.
Rechnungsblockierung & Freigabe: Automatisches Sperren auffälliger Rechnungen (z. B. „Block for Payment“) bis zur fachlichen Klärung; Vier-Augen-Freigaben.
Positions- und Mehrfachmatch: Unterstützung von Teil-, Sammel- und Restlieferungen; Zusammenführen mehrerer GRs zu einer Rechnung oder umgekehrt.
Service-Leistungsnachweise (SES): 3-Way-Match für Dienstleistungsaufträge anhand genehmigter Zeit-/Leistungsblätter.
Steuer- und Nebenkostenprüfung: Validierung von Umsatzsteuer, Skonti, Frachten, Zuschlägen; Zuordnung zu PO-Konditionen.
OCR & e-Invoicing-Import: Extraktion strukturierter Rechnungsdaten (PDF/OCR, XRechnung, Peppol, UBL) und direkte Zuordnung zur Bestellung.
Duplikaterkennung & Betrugsprävention: Erkennung doppelter Rechnungen, Plausibilitäts- und Stammdatenchecks (IBAN, USt-ID, Bankverbindung).
Preis-/Mengenabweichungsanalyse: Ausweis von PPV/MPV, automatische Kontierung von Differenzen, Reporting und KPIs (First-Pass-Yield, Cycle Time).
GR/IR-Abstimmung: Automatisches Klären von Wareneingangs-/Rechnungseingangskonten und periodische Rückstellungen.
Vertrags- und Katalogintegration: Bezug auf Rahmenverträge, Katalogpreise und Preisstaffeln beim Abgleich.
Konfigurierbare Matching-Logik: Reihenfolge (zuerst Menge, dann Preis), Fuzzy-Abgleich von Artikelnummern, Einheitentransformationen.
Audit-Trail & Compliance: Lückenlose Protokollierung von Prüfungen, Genehmigungen und Änderungen.
Ein Fertiger bestellt 1.000 Schrauben zu 0,10 € pro Stück. Der Wareneingang bucht 1.000 Stück; die Rechnung weist 1.000 Stück zu 0,10 € aus – die Rechnung wird automatisch bezahlt.
Ein Lieferant rechnet 1.050 Stück ab, der Wareneingang liegt bei 1.000 – die Rechnung wird automatisch blockiert, ein Klärungsworkflow wird an den Einkauf gestartet.
Bei einem Dienstleistungsauftrag bestätigt das genehmigte Service Entry Sheet 40 Stunden; die Rechnung über 45 Stunden überschreitet die Toleranz und wird zur Prüfung geroutet.
Mehrere Teilwareneingänge (3× 200, 1× 400) werden zu einer Sammelrechnung über 1.000 Stück gematcht; Mengen stimmen, Rechnung geht durch.
Die Rechnung zeigt 2 % höheren Preis als im Rahmenvertrag; die Differenz wird als Preisabweichung gebucht und gemäß Freigabematrix genehmigt.