Der Begriff „Hot Desking“ bezeichnet ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Schreibtisch mehr haben, sondern bei Bedarf einen verfügbaren Arbeitsplatz flexibel buchen oder belegen können. Ziel ist es, die Büroflächen effizienter zu nutzen, Kosten zu senken und moderne, hybride Arbeitsmodelle zu unterstützen. Hot Desking ist insbesondere in Unternehmen mit hoher Mobilität oder Teilzeitpräsenz verbreitet.
Arbeitsplatzreservierung: Möglichkeit zur Buchung von verfügbaren Schreibtischen oder Arbeitszonen über eine App oder ein Webportal.
Live-Belegungsanzeige: Visualisierung freier und belegter Plätze in Echtzeit, oft in Grundrissdarstellungen integriert.
Check-in/Check-out-Funktion: Registrierung bei Ankunft oder automatische Erkennung durch RFID, QR-Codes oder mobile Geräte.
Kalenderintegration: Verknüpfung mit Outlook, Google Calendar o. Ä. zur Planung und Synchronisierung von Arbeitsplatzbuchungen mit Meetings.
Zonen- und Bereichsverwaltung: Verwaltung unterschiedlicher Arbeitsbereiche (z. B. Fokuszonen, Teamarbeitsplätze, Meetingräume).
Nutzungsanalysen & Auslastungsreports: Auswertung der Arbeitsplatzbelegung zur Optimierung der Flächennutzung und zur Entscheidungsunterstützung für Facility Management.
Benutzerrollen und Rechteverwaltung: Unterschiedliche Buchungsrechte für Mitarbeitende, Teams oder Abteilungen.
Mobile App-Unterstützung: Buchung und Verwaltung von Arbeitsplätzen über mobile Endgeräte.
Ein international tätiges Beratungsunternehmen ermöglicht Mitarbeitenden die Buchung von Arbeitsplätzen über eine App, bevor sie ins Büro kommen.
Ein Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen analysiert die Auslastung der Arbeitsplätze, um nicht genutzte Büroflächen zu reduzieren.
Eine Organisation stellt sicher, dass Teams bei Bedarf gemeinsam in bestimmten Zonen arbeiten können, indem sie Gruppenzugänge konfiguriert.
In einem Großraumbüro sehen Mitarbeitende über eine Live-Karte, welche Plätze aktuell frei oder belegt sind.
Ein Mitarbeiter checkt über einen QR-Code am Schreibtisch ein, um seinen gebuchten Platz freizugeben oder zu bestätigen.