Der Begriff „Freiwilligenmanagement“ bezeichnet die systematische Organisation, Koordination und Betreuung von freiwilligen Helferinnen und Helfern in gemeinnützigen, sozialen, kirchlichen oder kulturellen Organisationen. Ziel ist es, den Einsatz der Ehrenamtlichen effizient, bedarfsgerecht und nachhaltig zu gestalten – von der Rekrutierung über die Einsatzplanung bis hin zur langfristigen Bindung und Anerkennung der Freiwilligenarbeit.
Freiwilligen-Datenbank: Verwaltung von Profilen, Qualifikationen, Verfügbarkeiten und Kontaktinformationen der Ehrenamtlichen.
Einsatzplanung und Schichtverwaltung: Zuweisung von Freiwilligen zu konkreten Projekten, Terminen oder Aufgaben unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten und Kompetenzen.
Kommunikationstools: E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen, Gruppenchats oder Newsletter-Funktion zur internen Kommunikation mit Freiwilligen.
Bewerbungs- und Onboarding-Module: Online-Formulare zur Anmeldung sowie automatisierte Prozesse zur Einarbeitung neuer Ehrenamtlicher.
Zeiterfassung und Tätigkeitsdokumentation: Erfassung der geleisteten Stunden, Art der Tätigkeiten und Einsatzorte.
Anerkennungs- und Feedbackfunktionen: Erstellung von Teilnahmebescheinigungen, Bewertungen oder Danksagungen.
Berichtswesen und Auswertung: Statistiken zu Engagement, Auslastung, Projektbeteiligung oder demografischen Daten der Freiwilligen.
Datenschutz- und Einwilligungsmanagement: Verwaltung von Einverständniserklärungen zur Datenverarbeitung, Fotoverwendung etc.
Eine gemeinnützige Organisation plant den Einsatz von Freiwilligen für ein Sommerfest und weist Schichten zu.
Eine Tierschutzinitiative nutzt Software zur Verwaltung von Bewerbungen und Qualifikationen neuer Helfer.
Eine Kirchengemeinde dokumentiert und wertet das ehrenamtliche Engagement in sozialen Projekten aus.
Ein Sportverein erstellt automatisiert Nachweise für geleistete Ehrenamtsstunden zur Vorlage bei Behörden.
Ein Kulturzentrum versendet über die Plattform Einladungen und organisatorische Infos an alle registrierten Freiwilligen.
