Viatos Reisekosten-Management

Ansicht Cockpit des Reisenden

Anlegen der Rahmendaten einer Dienst- oder Geschäftsreise. Zusätzliche Panels sind individuell konfigurierbar (z.B. zur späteren Splittung der Reisekostenabrechnung auf Kostenstellen, Kostenträger oder Auftragsnummern)

Übersicht für den Reisenden

Alle Reisen tabellarisch gelistet. Die letzte Spalte zeigt den jeweiligen Status einer Reise z.B. erstellt, weitergeleitet (in Prüfung), abgelehnt/genehmigt, final.

Aufgaben

Nach Weiterleitung des Reiseantrags erscheint diese Reise in der Aufgabenliste des entsprechenden Genehmigers (z.B. Vorgesetzter, Projektleiter).

Genehmigung Reiseantrag

Der Genehmiger sieht alle zuvor als relevant definierten Eckdaten der beantragten Reise (z.B. Reisedaten, voraussichtliche Kosten, Wegstrecken, Gründe für Sondergenehmigungen) und kann den Reiseantrag mit einem Klick ablehnen oder genehmigen. Ggfs. kann der Genehmiger die Reisedaten auch ändern oder eine Ablehnung begründen.

Genehmigung Reiseantrag Rückfrage

Nach Auswahl des Genehmigen- oder Ablehnen-Buttons erfolgt eine automatische Sicherheitsabfrage an den Genehmiger.

Reiseliste Genehmiger

Genehmigte Reise verschwindet aus der Aufgabenliste des Genehmigers.

Reiseantrag wurde genehmigt

Genehmigte (oder abgelehnte) Reise erscheint in der Ansicht des Reisenden mit neuem Status.

Reiseabrechnung Beleg Details

Nach der Reise werden alle Belegdetails durch den Reisenden oder einen berechtigten Vertreter (z.B. Sekretariat) erfasst.

Übersicht aller Reisedaten im Cockpit des Reisenden (oberer Teil)

Fortsetzung der Reisedaten-Übersicht im Cockpit des Reisenden. Alle zu erstattenden Reisekosten sind sofort erkennbar.

Cockpit des oder der Genehmiger

Automatische Sicherheitsabfrage vor finaler Ablehnung/Genehmigung der Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung wurde an die nachgelagerten Systeme (z.B. Lohn- und Finanzbuchhaltung, Bank) weitergeleitet und der Reisende kann mit einer zeitnahen Erstattung seiner Reisekosten rechnen.