Als Reisekosten wird die Gesamtheit aller Kosten bezeichnet, die im Zusammenhang mit einer Reise anfallen. Dazu zählen sowohl Fahrtkosten und Übernachtungskosten als auch Verpflegungskosten und Reisenebenkosten. Unter Umständen wird für die Berechnung der Reisekosten auch ein Fahrtenbuch benötigt. In dieser SoftGuide-Rubrik finden Sie eine Übersicht über Programme und Lösungen zum Thema Reisekostenabrechnung. Software für die Reisekostenabrechnung umfasst in der Regel die Möglichkeit der Abrechnung von Fahrtkosten, gegebenenfalls der Übernachtungskosten und den sogenannten Verpflegungsmehraufwand sowie die Nebenkosten der Reise ("Spesenabrechnung"). Neben Komplettlösungen für das Personalmanagement mit einem Modul für die Abrechnung von Reisekosten finden Sie hier ebenfalls spezielle Lösungen und Vorlagen für die Reisekostenabrechnung Ihrer Mitarbeiter.
Die Software für Reisekostenabrechnung hilft bei der Auswertung (Sachkonten, Auftrag, Projekt, Kostenstelle etc) und unterstützt die Datenträgerüberlassung für den Betriebsprüfer nach GDPdU und Export der Daten zum Steuerberater mittels DATEV-Schnittstelle bzw. beinhaltet i.d.R. Schnittstellen zu zahlreichen FIBU-, Lohn-/Gehalt- und Zeiterfassungssystemen. Die Reisekostenabrechnungssoftware berücksichtigt dabei Spesensätze und Mehrwertsteuersätze für In- und Ausland, individuelle Reisekostensätze und kann automatisch die Verpflegungspauschalen berechnen. Ist ein Mitarbeiter häufig unterwegs bzw. erfüllt eine typische Aussendiensttätigkeit kommt evtl. auch der Einsatz einer Software für Außendienststeuerung in Frage.
Fragen Sie, ob es Schnittstellen zu Online-Buchungsportalen für Geschäftsreisen gibt, falls Sie solche Portale nutzen. Über eine direkte Anbindung wird die Abrechnung effizienter.
Wenn Sie Ihre Abrechnungen über die DATEV machen, fragen Sie, ob die Standardkontenrahmen SKR 03 und SKR 04 integriert sind.
Prüfen Sie, ob die Software eine Währungsumrechnung umfasst und ob diese zu tagesaktuellen Kursen umrechnen kann und die für Sie erforderlichen Währungen enthalten sind.