PLATO XERI™ ist eine sichere und effiziente Dokumentenmanagement Software zum systematischen und standardisierten Lenken von Dokumenten in Ihrer Organisation. Die Weblösung dient dem Erstellungs-, Prüf-, Freigabe-, Verteilungs-und Wiedervorlageprozess von Richtlinien (RL), Verfahrensanweisungen (VA), Arbeitsanweisungen (AA) sowie Standard-Arbeitsanweisungen (SOP).
Mit PLATO XERI™ wird sichergestellt, dass…
- das richtige Dokument,
- in der aktuellen Version,
- mit Erfüllung der formalen Konformitätsanforderungen (Compliance),
- dem richtigen Dokumentenanwender bereitgestellt wird.
Als aktives System überwacht XERI™ damit alle Aktivitäten im Leben eines Dokumentes, so dass der Autor von formellen und administrativen Tätigkeiten weitgehend entlastet wird und sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren kann. Mit dem unkomplizierten Zugriff über den Web-Browser können Sie schnell und einfach Dokumente finden, erstellen, freigeben und bereitstellen. Live-Suche, Tagging, speicherbare Suchfilter erleichtern den Zugriff auf das richtige Dokument.
Durch den Einsatz von PLATO XERI™ werden folgende Ziele unterstützt
- Schneller unkomplizierter Zugriff auf Dokumente
- Einfachheit und Verbindlichkeit im Umgang mit Dokumenten
- Erhebliche Kostenreduzierung durch Minimierung des Verwaltungsaufwandes
- Vereinfachung, Standardisierung und Harmonisierung der Dokumentenlenkung in einer Organisation
Erfüllung der GMP Anforderungen
- PLATO XERI™ ist ein geschlossenes System
- Es wird die elektronische Unterschrift für alle relevanten Workflow-Schritte entsprechend den Anforderungen des 21 CFR Part 11 unterstützt
- Rückverfolgbarkeit aller Aktionen (Audit-Traceability) in Form eines eRecords (Wer? Was? Warum?) entsprechend den Anforderungen des 21 CFR Part 11
Freigabe und Review von Dokumenten
Dokumente durchlaufen einen Freigabe- und Review-Prozess
- Freigabeverfahren in definierten Stufen (z.B. Prüfer, Genehmiger, letzter Freigeber)
- Dokumentation der Freigabe im System
Überarbeitung und Außerkraftsetzung
- Definierbare elektronische Workflows für Bearbeitung, Freigabe, Veröffentlichung, Wiedervorlage von Dokumenten
- Elektronische Unterschrift durch die definierte Person
- Eindeutige Zugehörigkeit der Unterschrift zum Dokument
Zeitnahe Freigabe und Sicherstellung der Freigabe
- Für jede status-und unterschriftsrelevante Aktion wird ein definierbares Eskalationsverfahren durch das System ausgeführt.
Dokumentation und Rückverfolgbarkeit der Änderungen
- Änderungen von Dokumenten werden in einem Audit-Trail dokumentiert.
- Alle relevanten Aktivitäten werden entsprechend protokolliert.
Freigabe von Änderungen an freigegebenen Dokumenten
- Freigegebene Dokumente müssen für inhaltliche Änderungen versioniert werden und dann entsprechend wieder das Prüf-, Genehmigungsverfahren durchlaufen, bevor sie dem Anwender des Dokumentes bereitgestellt werden
Einsatzgebiete von XERI™
- Managementsysteme: Geschäftssysteme, Handbuchmanagement
- Vorgabedokumentation: SOP, Anweisungen, Ablaufdiagramme, Organigramme, Prozessbeschreibungen
- Formularmanagement: Berichte, Protokolle, Nachweise
- Produktdokumentation: Pflichtenhefte, Validierungsdokumentation, Gebrauchsanweisungen
- Marketing-und Vertriebsdokumentation: Präsentationen, Preislisten, Corporate-Design
- Verträge: Geschäftsvereinbarungen, Lieferantenvereinbarungen, Rahmenverträge
Welche Module gibt es?
Gibt es noch weitere wichtige Angaben?
In reglementierten Umfeldern muss die Software PLATO XERI™ entsprechend Branchen üblichen oder von Zulassungsbehörden geforderte Standards validiert werden. Hier und in anderen Fällen kann PLATO mit Dienstleistungen und Materialien (Prüfpläne etc.) den Aufwand für den Kunden geringer gestalten.
Grundsätzlich für alle Branchen - besonders geeignet für Unternehmen, die regulatorischen und normativen Anforderungen unterliegen.
Ist Ihre Lösung leicht und zentral administrierbar und sorgt sie für Übersicht?
Ja, XERI™ ist Ihr persönlicher Assistent, denn es informiert, erinnert und – wenn es sein muss – eskaliert. Es verschafft Ihnen Transparenz über offene Aufgaben und den Status von Dokumenten. Mitgeltende Dokumente werden verknüpft und überwacht. Inkonsistenzen in der Dokumentenlandschaft werden erkannt. XERI™ entlastet Sie von formellen und administrativen Tätigkeiten.
Eignet sich Ihre Software zur Administration, übersichtlichen Strukturierung, Verwaltung und Veröffentlichung eines QM-Systems bzw -Handbuches für einen Ersatzteilhändler mit ca. 50 Mitarbeitern?
Ja, PLATO stellt eine umfassende Lösung für ein integriertes Managementsystem (IMS) zur Verfügung, mit der Sie nicht nur verschiedene Managementsysteme dokumentieren, organisieren und überwachen, sondern auch effizient zusammenführen und übergreifend harmonisieren können.
Ist eine Wiedervorlage- und Kenntnisnahmefunktion vorhanden?
Ja. Wiedervorlage kann über einen Intervall vorgegeben oder mit einem festen Datum. Es kann definiert werden, dass eine Kenntnisnahme des Dokumentes durch den Mailverteiler erfolgen soll. Die Kenntnisnahme erfolgt im System als elektronische Unterschrift.
Unterstützt Ihre Lösung die zentrale Dokumentenablage bzw. kann die Ablage automatisch für die einzelnen Werke verknüpft werden?
XERI ist ein zentrales System, alle Anwender greifen über Browser auf ein System zu. Standorte würden über den Browser auf den zentralen Datenbestand zugreifen. (Wenn dies nicht ausreicht, sollte der Anwendungsfall nochmal genauer geklärt werden.)
Welche Im- und Export-Schnittstellen gibt es?
Es könnten Dokumente aus dem Filesystem ggf. mit einer Attributdatei importiert werden und auch wieder so exportiert werden. Des Weiteren können Dokumente und Daten mittels eines APIs an andere System übergetragen werden (z.B. über Webservices).
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