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Sichere und effiziente Lösung für das Dokumentenmanagement Ihrer Organisation

PLATO XERI - Dokumentenlenkungssystem

Sichere und effiziente Lösung für das Dokumentenmanagement Ihrer Organisation
 
 
 
 
 
 
 
 
Demoversion

PLATO XERI™ ist eine sichere und effiziente Dokumentenmanagement Software zum systematischen und standardisierten Lenken von Dokumenten in Ihrer Organisation. Die Weblösung dient dem Erstellungs-, Prüf-, Freigabe-, Verteilungs-und Wiedervorlageprozess von Richtlinien (RL), Verfahrensanweisungen (VA), Arbeitsanweisungen (AA) sowie Standard-Arbeitsanweisungen (SOP).

Mit PLATO XERI™ wird sichergestellt, dass…

  • das richtige Dokument,
  • in der aktuellen Version,
  • mit Erfüllung der formalen Konformitätsanforderungen (Compliance),
  • dem richtigen Dokumentenanwender bereitgestellt wird.

Als aktives System überwacht XERI™ damit alle Aktivitäten im Leben eines Dokumentes, so dass der Autor von formellen und administrativen Tätigkeiten weitgehend entlastet wird und sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren kann. Mit dem unkomplizierten Zugriff über den Web-Browser können Sie schnell und einfach Dokumente finden, erstellen, freigeben und bereitstellen. Live-Suche, Tagging, speicherbare Suchfilter erleichtern den Zugriff auf das richtige Dokument.

Durch den Einsatz von PLATO XERI™ werden folgende Ziele unterstützt

  • Schneller unkomplizierter Zugriff auf Dokumente
  • Einfachheit und Verbindlichkeit im Umgang mit Dokumenten
  • Erhebliche Kostenreduzierung durch Minimierung des Verwaltungsaufwandes
  • Vereinfachung, Standardisierung und Harmonisierung der Dokumentenlenkung in einer Organisation

Erfüllung der GMP Anforderungen

  • PLATO XERI™ ist ein geschlossenes System
  • Es wird die elektronische Unterschrift für alle relevanten Workflow-Schritte entsprechend den Anforderungen des 21 CFR Part 11 unterstützt
  • Rückverfolgbarkeit aller Aktionen (Audit-Traceability) in Form eines eRecords (Wer? Was? Warum?) entsprechend den Anforderungen des 21 CFR Part 11

Freigabe und Review von Dokumenten

Dokumente durchlaufen einen Freigabe- und Review-Prozess

  • Freigabeverfahren in definierten Stufen (z.B. Prüfer, Genehmiger, letzter Freigeber)
  • Dokumentation der Freigabe im System

Überarbeitung und Außerkraftsetzung

  • Definierbare elektronische Workflows für Bearbeitung, Freigabe, Veröffentlichung, Wiedervorlage von Dokumenten
  • Elektronische Unterschrift durch die definierte Person
  • Eindeutige Zugehörigkeit der Unterschrift zum Dokument

Zeitnahe Freigabe und Sicherstellung der Freigabe

  • Für jede status-und unterschriftsrelevante Aktion wird ein definierbares Eskalationsverfahren durch das System ausgeführt.

Dokumentation und Rückverfolgbarkeit der Änderungen

  • Änderungen von Dokumenten werden in einem Audit-Trail dokumentiert.
  • Alle relevanten Aktivitäten werden entsprechend protokolliert.

Freigabe von Änderungen an freigegebenen Dokumenten

  • Freigegebene Dokumente müssen für inhaltliche Änderungen versioniert werden und dann entsprechend wieder das Prüf-, Genehmigungsverfahren durchlaufen, bevor sie dem Anwender des Dokumentes bereitgestellt werden

Einsatzgebiete von XERI™

  • Managementsysteme: Geschäftssysteme, Handbuchmanagement
  • Vorgabedokumentation: SOP, Anweisungen, Ablaufdiagramme, Organigramme, Prozessbeschreibungen
  • Formularmanagement: Berichte, Protokolle, Nachweise
  • Produktdokumentation: Pflichtenhefte, Validierungsdokumentation, Gebrauchsanweisungen
  • Marketing-und Vertriebsdokumentation: Präsentationen, Preislisten, Corporate-Design
  • Verträge: Geschäftsvereinbarungen, Lieferantenvereinbarungen, Rahmenverträge

    Gibt es noch weitere wichtige Angaben?

    In reglementierten Umfeldern muss die Software PLATO XERI™ entsprechend Branchen üblichen oder von Zulassungsbehörden geforderte Standards validiert werden. Hier und in anderen Fällen kann PLATO mit Dienstleistungen und Materialien (Prüfpläne etc.) den Aufwand für den Kunden geringer gestalten.

    Abkürzungen:
    RL: Richtlinien
    VA: Verfahrensanweisungen
    SOP: Standard Operating Procedure
    GMP: Good Manufacturing Practice
    CFR: Cost And Freight
    Zielgruppen:

    Grundsätzlich für alle Branchen - besonders geeignet für Unternehmen, die regulatorischen und normativen Anforderungen unterliegen.

    Referenzen:

    Automotive: Hirtenberger Automotive Safety, Mahle Filtersysteme, ThyssenKrupp Presta

    Healthcare: Geistlich Pharma, Bezirksklinikum Obermain, Angiomed

    Chemie: Chemetall, Maxit Baustoffwerke, Bayern-Fass

    Maschinen- und Anlagenbau: De-Sta-Co Metallerzeugnisse, Gontermann Peipers, HG Hans Geiger Spritzgießtechnik uvm.

    Anbieter Kontaktdaten:
    Frau Julia Meyer-Holderbaum
    +49 451 930986-17
    Informationsmaterial
    direkt zur Webseite
    Anwenderbericht
    direkt zur Webseite
    Software-Exposé
    URL anfordern
     
    Funktionen:
    Änderungsdokumentation
    Attributsuche
    Benachrichtigungskonzepte
    DMS
    Dokumentation des QM
    Dokumenten-Workflow
    Dokumentenklassifikation
    Dokumentenlenkung
    gesetzlichen Anforderungen und Standards
    Metadaten-Suche
    Normen und Standards
    Prozess- und QM-Portal
    Prozessdokumentation
    Prozesslandkarten
    Prozessvisualisierung
    Qualitätsmanagement
    Qualitätssicherung
    Rechtssichere Archivierung
    Revisionssichere Archivierung
    Revisionsverwaltung
    Suchbereiche
    Volltextsuche
    Wissensmanagement
    Zugriffsrechte
    Preis:
    auf Anfrage

    Lernen Sie die Software näher kennen! Fordern Sie einen Videotermin für eine persönliche Präsentation an!

    Kunden fragten
    Ja, XERI™ ist Ihr persönlicher Assistent, denn es informiert, erinnert und – wenn es sein muss – eskaliert. Es verschafft Ihnen Transparenz über offene Aufgaben und den Status von Dokumenten. Mitgeltende Dokumente werden verknüpft und überwacht. Inkonsistenzen in der Dokumentenlandschaft werden erkannt. XERI™ entlastet Sie von formellen und administrativen Tätigkeiten.
    Ja, PLATO stellt eine umfassende Lösung für ein integriertes Managementsystem (IMS) zur Verfügung, mit der Sie nicht nur verschiedene Managementsysteme dokumentieren, organisieren und überwachen, sondern auch effizient zusammenführen und übergreifend harmonisieren können.
    Ja. Wiedervorlage kann über einen Intervall vorgegeben oder mit einem festen Datum. Es kann definiert werden, dass eine Kenntnisnahme des Dokumentes durch den Mailverteiler erfolgen soll. Die Kenntnisnahme erfolgt im System als elektronische Unterschrift.
    XERI ist ein zentrales System, alle Anwender greifen über Browser auf ein System zu. Standorte würden über den Browser auf den zentralen Datenbestand zugreifen. (Wenn dies nicht ausreicht, sollte der Anwendungsfall nochmal genauer geklärt werden.)
    Es könnten Dokumente aus dem Filesystem ggf. mit einer Attributdatei importiert werden und auch wieder so exportiert werden. Des Weiteren können Dokumente und Daten mittels eines APIs an andere System übergetragen werden (z.B. über Webservices).
    "Mandantenfähigkeit" im klassischen Sinne ist nicht möglich, jedoch kann man über die Konfiguration von Dokumenttypen etwas vergleichbares abbilden, dabei müssen Bereiche der Administration gemeinsam bearbeitet werden.
    Jedes Dokument hat ein Audit-Trail in dem dokumentiert werden warum eine neue Version erzeugt wurde. Des weiteren gibt es eine Historie, die alle relevanten Änderungen (z.B. Freigabe oder Versionierung) festhält.
    XERI stellt ein API zur Anbindung andere Anwendung über Webservices zur Verfügung. Die genaue Anbindung des Systems muss im Projekt spezifiziert und umgesetzt werden.
    Mit PLATO DMS Lösung XERI können Dokumente archiviert werden - branchenweit. Hierbei hat sich XERI vorallem auf die Lenkung von Dokumenten spezialisiert.
    Ja. Offiziell freigegebene Browser sind Firefox und Internet Explorer. Der Einsatz von Edge und Chrome ist auch möglich, wurde jedoch nicht optimiert.
    Die Oberfläche ist in Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar. Weitere Sprachen können bei Bedarf bereitgestellt werden (via Übersetzungslisten).
    Eine Änderung des Dokumentes ist nur über Versionierung möglich. Über den Mailverteilerkreis kann diese Änderung per Email kommuniziert werden.
    Die elektronische Unterschrift orientiert sich nach FDA 21 CFR Part 11 und wurde bereits von Unternehmen daraufhin validiert.
    PLATO unterstützt die Einführung mit Beratung, Schulungen, Customizing, technischem Support und Validierungsleistungen.
    XERI ist customizing-fähig. Es gibt Bereiche, die speziell für Customizing vorgesehen sind, wie z.B. Suchattribute.
    Ja, Sie können auf Systemebene Rechte definieren und diese auf Dokumenttypebene und ggf. im Dokument runterbrechen.
    Da wir nur Web-Standards einsetzen, ist das Lesen und Unterschreiben von Dokumenten über mobile Endgeräte möglich.
    XERI bietet Standard-Workflows für die Dokumentenlenkung an. Die Regeln und Vorgaben können konfiguriert werden.
    Diese Suchattribute sind im Standard nicht vorgesehen. Dies wird in der Regel über Customizing abgebildet.
    Es können beliebige Dokument in XERI verwaltet werden. Für Verträge wird ein optionales Modul angeboten.
    Grundsätzlich ja, aber da XERI eine Web-Anwendung ist, erfolgt der Zugriff über den Webbrowser.
    Ja, der Administrator ist der Einzige der Zugriff auf vertrauliche Akten und Dokumente hat.
    Ja, XERI bietet die Möglichkeit, Dokumentenvorlagen zentral vorzugeben und zu managen.
    XERI kann in bestehende Backup-Systeme bzw. Strukturen eingebunden werden.
    Lizenzkosten: ca. 7.500,- €, Software-Schulung inkl. Einführung: 3.750,- €
    Dokumente können mit elektronischer Unterschrift archiviert werden.
    Ja, es gibt Systeme im Einsatz mit weit mehr Anwenderlizenzen.
    Ja, aber zusätzlich wird auch eine Cloud-Lösung angeboten.
    Dokumente können mit Volltextsuche durchsucht werden.
    Dies ist abhängig von Umfang und Art des Einsatzes.
    Ja.
    Ja
    Ja
    Technische Angaben:
    webbasiert:
    ja
    SaaS, Cloud:
    ja
    multiuser-fähig (netzwerkfähig):
    ja
    mandantenfähig:
    ja
    Customizing-Option:
    gegen Entgelt möglich
    Sitz des Herstellers:
    Deutschland
    Dokumentation:
    Demoversion
    Systemvoraussetzungen:
    kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
    Win 11
    Win 10
    Win 8
    Win 7
    Win Server
    Mainframe basierend
    Unix basierend
    Linux basierend
    Mac OS
    Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
    iOS
    Android
    Alte kompatible Betriebssysteme:
    Win Vista
    Win XP
    Win 9x/ME
    Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen:
    - Microsoft Windows Server 2008 R2 / 2012 R2 Welche Schnittstellen, Zertifikate und Standards sind enthalten? XERI™ bietet mit einer umfangreich dokumentierten Programmierschnittstelle (API) eine einfache Implementierung von Schnittstellen. Datenmodell und Funktionen sind so aufgebaut, dass ein fremdes System diese aufrufen, ansprechen und verarbeiten kann. Die Schnittstelle ist hierbei ein Webservice-Dienst. Eine schnelle und gezielte Ablagemöglichkeit von Dokumenten aus einem Dateisystem ist ebenso möglich wie der Import und Export von Dokumenten.
    Weitere Programme des Herstellers:
    PLATO e1ns - Die webbasierte Product Innovation Platform
    PLATO e1ns | FMEA in der Cloud

    Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

    Produktionsbetrieb sucht Dokumentenlenkung für Managementsysteme

    Projekt Nr.: 20/2282
    Ausschreibung bis: Beendet

    Wir suchen für unseren Produktionsbetrieb (Kartonagen) eine Software zur Dokumentenlenkung für ... mehr

    Sondermaschinenbauer sucht Workflow-Software

    Projekt Nr.: 20/2222
    Ausschreibung bis: Beendet

    Wir sind ein mittelständischer Sondermaschinenbauer und suchen für unsere beiden Standorte eine ... mehr

    Energieunternehmen mit ca. 1.600 MA sucht Dokumentenmanagement (DMS)

    Projekt Nr.: 20/2190
    Ausschreibung bis: Beendet

    Wir sind ein weltweit operierendes Energieunternehmen und suchen ein Dokumentenmanagement (DMS). ... mehr

    weitere Ausschreibungen

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