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PLATO XERI - Dokumentenlenkungssystem

Sichere und effiziente Lösung für das Dokumentenmanagement Ihrer Organisation

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PLATO XERI™ ist eine sichere und effiziente Dokumentenmanagement Software zum systematischen und standardisierten Lenken von Dokumenten in Ihrer Organisation. Die Weblösung dient dem Erstellungs-, Prüf-, Freigabe-, Verteilungs-und Wiedervorlageprozess von Richtlinien (RL), Verfahrensanweisungen (VA), Arbeitsanweisungen (AA) sowie Standard-Arbeitsanweisungen (SOP).

Mit PLATO XERI™ wird sichergestellt, dass…

  • das richtige Dokument,
  • in der aktuellen Version,
  • mit Erfüllung der formalen Konformitätsanforderungen (Compliance),
  • dem richtigen Dokumentenanwender bereitgestellt wird.

Als aktives System überwacht XERI™ damit alle Aktivitäten im Leben eines Dokumentes, so dass der Autor von formellen und administrativen Tätigkeiten weitgehend entlastet wird und sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren kann. Mit dem unkomplizierten Zugriff über den Web-Browser können Sie schnell und einfach Dokumente finden, erstellen, freigeben und bereitstellen. Live-Suche, Tagging, speicherbare Suchfilter erleichtern den Zugriff auf das richtige Dokument.

Durch den Einsatz von PLATO XERI™ werden folgende Ziele unterstützt

  • Schneller unkomplizierter Zugriff auf Dokumente
  • Einfachheit und Verbindlichkeit im Umgang mit Dokumenten
  • Erhebliche Kostenreduzierung durch Minimierung des Verwaltungsaufwandes
  • Vereinfachung, Standardisierung und Harmonisierung der Dokumentenlenkung in einer Organisation

Erfüllung der GMP Anforderungen

  • PLATO XERI™ ist ein geschlossenes System
  • Es wird die elektronische Unterschrift für alle relevanten Workflow-Schritte entsprechend den Anforderungen des 21 CFR Part 11 unterstützt
  • Rückverfolgbarkeit aller Aktionen (Audit-Traceability) in Form eines eRecords (Wer? Was? Warum?) entsprechend den Anforderungen des 21 CFR Part 11

Freigabe und Review von Dokumenten

Dokumente durchlaufen einen Freigabe- und Review-Prozess

  • Freigabeverfahren in definierten Stufen (z.B. Prüfer, Genehmiger, letzter Freigeber)
  • Dokumentation der Freigabe im System

Überarbeitung und Außerkraftsetzung

  • Definierbare elektronische Workflows für Bearbeitung, Freigabe, Veröffentlichung, Wiedervorlage von Dokumenten
  • Elektronische Unterschrift durch die definierte Person
  • Eindeutige Zugehörigkeit der Unterschrift zum Dokument

Zeitnahe Freigabe und Sicherstellung der Freigabe

  • Für jede status-und unterschriftsrelevante Aktion wird ein definierbares Eskalationsverfahren durch das System ausgeführt.

Dokumentation und Rückverfolgbarkeit der Änderungen

  • Änderungen von Dokumenten werden in einem Audit-Trail dokumentiert.
  • Alle relevanten Aktivitäten werden entsprechend protokolliert.

Freigabe von Änderungen an freigegebenen Dokumenten

  • Freigegebene Dokumente müssen für inhaltliche Änderungen versioniert werden und dann entsprechend wieder das Prüf-, Genehmigungsverfahren durchlaufen, bevor sie dem Anwender des Dokumentes bereitgestellt werden

Einsatzgebiete von XERI™

  • Managementsysteme: Geschäftssysteme, Handbuchmanagement
  • Vorgabedokumentation: SOP, Anweisungen, Ablaufdiagramme, Organigramme, Prozessbeschreibungen
  • Formularmanagement: Berichte, Protokolle, Nachweise
  • Produktdokumentation: Pflichtenhefte, Validierungsdokumentation, Gebrauchsanweisungen
  • Marketing-und Vertriebsdokumentation: Präsentationen, Preislisten, Corporate-Design
  • Verträge: Geschäftsvereinbarungen, Lieferantenvereinbarungen, Rahmenverträge

Welche Module gibt es?

  • XERI™
  • XERI™.Contract

Gibt es noch weitere wichtige Angaben?

In reglementierten Umfeldern muss die Software PLATO XERI™ entsprechend Branchen üblichen oder von Zulassungsbehörden geforderte Standards validiert werden. Hier und in anderen Fällen kann PLATO mit Dienstleistungen und Materialien (Prüfpläne etc.) den Aufwand für den Kunden geringer gestalten.

Zielgruppen:

Grundsätzlich für alle Branchen - besonders geeignet für Unternehmen, die regulatorischen und normativen Anforderungen unterliegen.

Kunden fragten:
Ist Ihre Lösung leicht und zentral administrierbar und sorgt sie für Übersicht?
Ja, XERI™ ist Ihr persönlicher Assistent, denn es informiert, erinnert und – wenn es sein muss – eskaliert. Es verschafft Ihnen Transparenz über offene Aufgaben und den Status von Dokumenten. Mitgeltende Dokumente werden verknüpft und überwacht. Inkonsistenzen in der Dokumentenlandschaft werden erkannt. XERI™ entlastet Sie von formellen und administrativen Tätigkeiten.
Eignet sich Ihre Software zur Administration, übersichtlichen Strukturierung, Verwaltung und Veröffentlichung eines QM-Systems bzw -Handbuches für einen Ersatzteilhändler mit ca. 50 Mitarbeitern?
Ja, PLATO stellt eine umfassende Lösung für ein integriertes Managementsystem (IMS) zur Verfügung, mit der Sie nicht nur verschiedene Managementsysteme dokumentieren, organisieren und überwachen, sondern auch effizient zusammenführen und übergreifend harmonisieren können.
Ist eine Wiedervorlage- und Kenntnisnahmefunktion vorhanden?
Ja. Wiedervorlage kann über einen Intervall vorgegeben oder mit einem festen Datum. Es kann definiert werden, dass eine Kenntnisnahme des Dokumentes durch den Mailverteiler erfolgen soll. Die Kenntnisnahme erfolgt im System als elektronische Unterschrift.
Unterstützt Ihre Lösung die zentrale Dokumentenablage bzw. kann die Ablage automatisch für die einzelnen Werke verknüpft werden?
XERI ist ein zentrales System, alle Anwender greifen über Browser auf ein System zu. Standorte würden über den Browser auf den zentralen Datenbestand zugreifen. (Wenn dies nicht ausreicht, sollte der Anwendungsfall nochmal genauer geklärt werden.)
Welche Im- und Export-Schnittstellen gibt es?
Es könnten Dokumente aus dem Filesystem ggf. mit einer Attributdatei importiert werden und auch wieder so exportiert werden. Des Weiteren können Dokumente und Daten mittels eines APIs an andere System übergetragen werden (z.B. über Webservices).
weitere Antworten auf Kundenanfragen
Weitere Programme des Herstellers:

PLATO XERI-Web: Dokumente finden: schnell & einfach

Mit diesem neuen PLATO XERI Web Client stellen Sie sicher, dass das richtige Dokument in der aktuellen Version entsprechend den formalen Kriterien dem Anwender auf einfachste Weise bereitgestellt wird.

1. Produktbild PLATO XERI - Dokumentenlenkungssystem

Nutzen Sie den unkomplizierten Zugriff via XERI™-Web auf freigegebene Dokumente und damit neue Funktionen, wie die Live-Suche, Tagging, speicherbare Suchfilter und vieles mehr.

2. Produktbild PLATO XERI - Dokumentenlenkungssystem

Prozesse entwickeln, dokumentieren und verbessern ist eine Kernforderung der ISO 9001:2015. Mit XERI™ haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe des Prozessdesigners Ihre Prozesse webbasiert, schnell und einfach zu entwickeln und mit weiteren Prozessen und Dokumenten in XERI™ zu verknüpfen. Auch hier unterstützt Sie XERI™ mit verschiedenen Workflows, wie z.B. dem Freigabeverfahren mit elektronischer Unterschrift.

Systemvoraussetzungen:
Online - basierend:
ASP / SaaS (webbasierte Lösung)
Windows - basierend:
Win 10
Win 8
Win 7
Win Vista
Win XP
Win 9x/ME
Win Server
Unix - basierend:
Unix
Linux
SCO
AIX
HP-UX
Reliant
Sinix
Irix
Solaris
Tru64
OpenBSD
Mainframe - basierend:
OpenVMS
OS/400
BS2000
MVS
Mobile - basierend:
iOS
Android
Symbian
Blackberry
Win Phone / Mobile
Andere Betriebssysteme - basierend:
MAC OS
DOS
OS/2
Netware
Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen
- Microsoft Windows Server 2008 R2 / 2012 R2 Welche Schnittstellen, Zertifikate und Standards sind enthalten? XERI™ bietet mit einer umfangreich dokumentierten Programmierschnittstelle (API) eine einfache Implementierung von Schnittstellen. Datenmodell und Funktionen sind so aufgebaut, dass ein fremdes System diese aufrufen, ansprechen und verarbeiten kann. Die Schnittstelle ist hierbei ein Webservice-Dienst. Eine schnelle und gezielte Ablagemöglichkeit von Dokumenten aus einem Dateisystem ist ebenso möglich wie der Import und Export von Dokumenten.
Referenzen:

Automotive: Hirtenberger Automotive Safety, Mahle Filtersysteme, ThyssenKrupp Presta

Healthcare: Geistlich Pharma, Bezirksklinikum Obermain, Angiomed

Chemie: Chemetall, Maxit Baustoffwerke, Bayern-Fass

Maschinen- und Anlagenbau: De-Sta-Co Metallerzeugnisse, Gontermann Peipers, HG Hans Geiger Spritzgießtechnik uvm.

Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Frau Julia Meyer-Holderbaum
Tel.: +49 451 930986-17
Allgemeine Angaben zur Software:
Dialogsprache(n):
mehrsprachig
Dokumentation:
Demo-Version
Customizing-Option:
gegen Entgelt möglich
Sitz des Herstellers:
Deutschland
Netzwerkfähig:
ja
Mandantenfähig:
ja
Preis:
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