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Xpert-Timer

Projektzeiterfassung, Multiprojektmanagement, Aufgabenliste uvm. für Teams

Version:  7

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Xpert-Timer bietet sich perfekt zur projektzeitbezogenen Zeiterfassung an. Die Software basiert auf der Client-/Server Technologie und wird am einfachsten auf einem Netzwerklaufwerk installiert, so dass alle Mitarbeiter auf eine ausführbare Datei zugreifen. Der Xpert-Timer kann mit einer MS-Access, MS-SQL, MariaDB, MySQL oder PostgreSQL Datenbank betrieben werden. Alle erfassten Daten bleiben im Unternehmen. Eine Weblösung, bzw. eine Cloud ist ebenso erhältlich. Die Software kann in einer private Cloud verwendet werden. Das bedeutet, alle erfassten Daten bleiben weiter in Ihrem Unternehmen und nicht auf fremden Servern gespeichert. Beim Kauf des Xpert-Timer erhalten Sie eine zeitlich unbegrenzte Lizenz für die gekaufte Version. K

Der Xpert-Timer beinhaltet in der einfachsten Variante die Module "Projektzeiterfassung", "Leistungserfassung", "Aufgabenliste", "Historieneinträge", "Kundenverwaltung", "Erinnerungen", "Preislisten", "Buchungsarchive" und die "Auswertung". Damit lassen sich bereits viele Anforderungen zur Zeiterfassung im Unternehmen abbilden.

Mitarbeiter buchen über einen bestimmten Zeitraum ihre Arbeitszeit auf bestimmte Projekte und dokumentieren den Ablauf im Kommentarfeld der Zeitstempel. Am Ende der Projektlaufzeit wird die gesamte Zeit ausgewertet und übersichtlich in einem Report dargestellt. Auch eine Gewinn/Verlust Rechnung ist im Xpert-Timer beinhaltet. Über die angegebenen Projekt- und Mitarbeiterkosten wir der Gewinn/Verlust des jeweiligen Projekts berechnet.

Die auf dem Desktop schwebende Zeitleiste vereinfacht die Erfassung der Projektzeiten immens. Der bunte, ca. 25 Pixel hohe Balken am oberen Bildschirmrand zeigt nicht nur das im Moment laufende Projekt an, sondern bietet auch die Möglichkeit aus mehreren Gesamtsummen in der Anzeige zu wählen und komfortabel auf ein anderes Projekt umzuschalten. Zur Erfassung der Projektzeiten brauchen Sie im Grunde nicht mehr.

Die Erfassungsebenen im Xpert-Timer lassen sich wie folgt darstellen:

- Kunde
- Hauptprojekt
- Unterprojekt
- Aufgabe

Während die Aufgaben von einzelnen Mitarbeitern bearbeitet werden, können auf die Unterprojekte oder auch auf Hauptprojekte Mitarbeiterteams gleichzeitig buchen.

Die beinhaltete Kundenverwaltung kann als kleines CRM System genutzt werden. Telefonate mit den Kunden können per Notiz dokumentiert werden, Kunden können kategorisiert und auch die Kundenzufriedenheit kann festgehalten werden. Jeder Mitarbeiter hat damit Zugriff auf die Einträge der Kollegen.

Die im Xpert-Timer integrierte Aufgabenliste hilft den täglichen Arbeitsablauf zu organisieren und zu strukturieren. Aufgaben können für den Mitarbeiter selbst oder für Kollegen erstellt werden und verschiedenste Aufgabenstatus erhalten. Jede Aufgabe kann per Start/Stopp Knopf zeitlich erfasst werden und steht immer in Bezug zu einem Projekt/Auftrag im Xpert-Timer. Zur Auswertung stehen zahlreiche Filter und Gruppierungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Xpert-Timer gibt es auch für Android Geräte im Google Play Store unter "Xpert-Timer Mobil". Die Android App kann unabhängig vom Xpert-Timer für Windows genutzt werden oder die Daten werden über das Zusatzmodul "Synchronisation" mit der zentralen Windows Datenbank ausgetauscht. So ist es möglich, dass Mitarbeiter Projektzeiten unterwegs erfassen und per Knopfdruck mit der Datenbank im Unternehmen synchronisieren.

Weitere Details zu den einzelnen Modulen finden Sie auf der Website https://www.xperttimer.de

Zielgruppen:

Xpert-Timer ist branchenunabhängig und kann in vielen Unternehmensbereichen eingesetzt werden, z.B. in Ingenieurbüros, Werkstätten, Werbeagenturen, bei Dienstleistern, Consultants, Steuerberatern, Anwaltskanzleien, oder einfach zur internen Leistungserfassung in größeren Unternehmen. Branchenspezifische Begriffe wie z.B. Kunde/Mandant/Auftraggeber können in der Konfiguration nach Ihren Bedürfnissen angepasst werden. 

Sie möchten Ihre Daten sicher in Ihrem Unternehmen speichern? Dann sind Sie mit Xpert-Timer auf der sicheren Seite. Die Client/Server Technologie bietet höchsten Schutz, und sollten Sie doch von unterwegs Zeiten erfassen wollen, können Sie sich eine private Cloud einrichten und über Ihren Webbrowser die Projektzeiten erfassen. 

Kunden fragten:
Können für die Zeiterfassung Buchungsdatum (änderbar), Anzahl Stunden und Art der Tätigkeit erfasst werden?
Ja, Sie können das Datum, die Stunden und die Art der Tätigkeit erfassen und kommentieren. Zur Veränderung der Daten benötigen Sie bestimmte Rechte im Xpert-Timer. Die Mitarbeiter werden in Rechtegruppen verwaltet.
Können Stammdaten für Mitarbeiter, Organisationseinheiten (OE) / Projekte und Tätigkeitsarten erfasst werden?
Ja, sowohl Mitarbeiter als auch Projekte / Tätigkeiten können im System erfasst werden.
Eignet sich Ihre Software zur Erfassung von Daten für die interne Leistungsverrechnung in einer Bank?
Ja, wir haben einige Banken die den Xpert-Timer zur internen Leistungserfassung nutzen.
Besteht die Möglichkeit auch zu ent- und belastende Organisationseinheiten(OE) / Projekt (numerisch 11-stellig) einzugeben?
Ja, Sie können numerische Projektnummern bei den Projekten / Tätigkeiten hinterlegen.

Was ist die Firmenphilosophie von “Xpert-Design Software Andreas Spang”?

An erster Stelle steht bei uns die Kundenzufriedenheit. Wir entwickeln durchdachte, anwenderfreundliche Software zur Projektzeiterfassung. Viele Wünsche unserer Kunden wurden in den letzten Jahren in der Software umgesetzt, sodass jede Branche vom Einsatz profitiert.

Was sind die Geschäftsfelder und Kernkompetenzen Ihres Unternehmens?

Wir entwickeln ausschließlich die Software "Xpert-Timer" zur projektbezogenen Zeiterfassung. Die Entwicklung erfolgt in Deutschland und garantiert damit beste Produktqualität.

Worin liegen die besonderen Vorteile der Lösung “Xpert-Timer Pro/Enterprise”?

Xpert-Timer Pro/Enterprise ist nur als Client/Server Lösung erhältlich. Damit ist ergonomisches arbeiten garantiert, und es bleiben sämtliche erfassten Daten sicher im Unternehmen. Sie benötigen keine Internetverbindung um mit der Software zu arbeiten. Die auf dem Desktop schwebende Zeitleiste zeigt immer das aktuell laufende Projekt an und erinnert damit an die korrekte Erfassung. Das Umschalten zwischen den Projekten erfolgt mit wenigen Mausklicks oder per Tastaturkürzel. Mit Xpert-Timer können mehrere Mitarbeiter im Team gleichzeitig an Projekten arbeiten. Die Sichtbarkeiten werden über die interne Rechteverwaltung geregelt. So kann ein Mitarbeiter ohne Rechte nicht die Zeiten eines anderen Mitarbeiters sehen. Des Weiteren stehen dem Nutzer zahlreiche Reports zur Verfügung, um Projekte abzurechnen, Stundenauswertungen zu erstellen oder Arbeitsabläufe zu optimieren. Bei Bedarf können auch Android Geräte an das System angebunden werden. Diese können über die Synchronisation die erfassten Daten mit der zentralen Datenbank austauschen (Internetverbindung ist nötig).

Welche Funktionen vereinfachen die Verwaltung der Projektzeiten?

Zahlreicher Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten stehen im Xpert-Timer für die Auswertungen zur Verfügung. Diese Einstellungen können für späteres Reporting gespeichert werden. Damit können aussagekräftige Reports erstellt werden. Bei der Erfassung von Zeitstempel kann automatisiert ein Kommentar zum Zeitstempel erfasst werden. Auch das nachträgliche bearbeiten, sowie ein manueller Nachtrag der Zeitstempel ist mit den entsprechenden Rechten möglich. Jedem Projekt, bzw. Mitarbeiter kann ein Stundensatz hinterlegt werden, so dass die Kalkulation der angefallenen Kosten auf Basis der erfassten Zeitstempel erfolgt.

Welche Neuerungen und Verbesserungen umfasst die Version 5 von “Xpert-Timer Pro/Enterprise”?

Mit Version 5 wurde das Auswertungsmodul komplett neu überarbeitet. Neben der Möglichkeit der Auswertung der Einzelzeiten können jetzt auch Summierungen und Gruppierungen über ein oder mehrere Kunden und Projekte gebildet werden. Auch eine mitarbeiterbezogene Projektauswertung ist nun möglich. Zusätzlich ist es jetzt möglich Erinnerungen zu Objekten zu erstellen. So kann man sich z.B. an einen bestimmten Projektfortschritt oder eine bestimmte Tätigkeit zu einer Aufgabe per Desktophinweis erinnern lassen. Des Weiteren bietet Version 5 ein neues Outlook Modul. Damit lassen sich E-Mails aus Outlook direkt per drag&drop in den Xpert-Timer als Aufgabe anlegen, oder in der Dokumentenverwaltung als Datei speichern. Viele weitere Verbesserungen wurden mit Version 5 gemacht.

Gibt es Add-ons, die der Anwender zusätzlich nutzen kann?

Der Xpert-Timer bietet eine frei verfügbare Schnittstelle mit der andere Programme an das System angebunden werden können. Weiterhin gibt es die Zusatzmodule "Faktura", "Leistungserfassung (externe Kosten)", "CTI-Modul (Telefonie)", "XTSynchronisation" sowie "Dokumentenverwaltung". Eine genaue Beschreibung dieser Module würde hier den Rahmen sprengen. Details finden Sie auf der Website: http://www.xperttimer.de/projektzeiten_erfassen

Welcher Aufwand fällt für die Pflege der firmeneigenen Datenbank an?

Das Aufsetzen des Systems mit einem bestehenden MySQL oder MS-SQL Server sollte nicht länger als 45 Minuten dauern. Wenn das Xpert-Timer System einmal läuft, dann erfahrungsgemäß ohne weitere Pflege.

Haben Sie ungefähre Richtwerte über die Dauer der durchschnittlichen Einarbeitungszeit?

Wird der Xpert-Timer nur mit seinen Grundfunktionen, ohne Zusatzmodule genutzt dann liegt die Einarbeitungszeit bei circa zwei Stunden. Die reine Zeiterfassung ist sehr intuitiv und kann sofort nach der Installation gestartet werden. Die meiste Zeit benötigt die Einarbeitung in die Auswertung der Daten. Da es hier so viele Kombinationsmöglichkeiten gibt, legen wir dem Anwender ans Herz auch einen Blick in das Handbuch zu werfen (http://handbuchpro5.xperttimer.de), um die Einarbeitung zu beschleunigen. Gerne bieten wir auch Schulungen in Ihrem Unternehmen an.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit Anwendern aus und welche Bedeutung hat sie für die Softwarequalität?

Einige unserer Kunden stehen schon seit Jahren als Beta-Tester für den Xpert-Timer zur Verfügung. Ihre Ideen und Wünsche fließen in die Entwicklung der Projektzeiterfassung maßgeblich ein. Die direkte Kommunikation der Anwender mit unseren Softwareentwicklern ermöglicht uns damit ein Produkt mit hoher Softwarequalität zu liefern. Spezielle Versionen, mit individuellen Anpassungen für Kunden werden von uns allerdings nicht erstellt.

Können Sie uns schon einen Ausblick für zukünftige Funktionen und Erweiterungen geben?

Einen Ausblick über zukünftige Funktionen zu geben ist in der Softwareentwicklung immer etwas kritisch. Die Entwickler haben hunderte von Ideen im Kopf und auf Papier die Software zu verbessern. Welche der Funktionen umgesetzt werden hängt vom Zeitaufwand und von der kreativen Phase des Entwicklers ab. Wir möchten hier keine Hoffnungen auf bestimmte Funktionen schüren, daher halten wir uns lieber mit Ausblicken zurück.

1. Produktbild Xpert-Timer Pro

Behalten Sie den Überblick über Ihre Projekte und die erfassten Zeiten im Projektmanager der Zeiterfassung. 

Excel Export aus der Zeiterfassung

Jede Liste in der Projektzeiterfassung kann nach Excel exportiert werden. 

Kundenverwaltung

Die integrierte Kundenverwaltung lässt sich als kleines CRM nutzen. Sie können zu jedem Kunden mehrere Kontaktadressen anlegen. Eine separate Kontaktverwaltung steht Ihnen ebenso zur Verfügung. 

Projekteigenschaften

Ausführliche Informationen zum Projekt können hinterlegt werden. Dazu sehen Sie eine Übersicht über den Gewinn/Verlust Ihres Projekts. Projektcontrolling leicht gemacht!

Aufgabenliste im Xpert-Timer Pro

In der Aufgabenverwaltung finden Sie eine Liste aller Dinge, die noch erledigt werden müssen. 

Oberfläche des XTWeb

Mit dem Zusatzmodul XTCloudserver können Ihre Mitarbeiter auch Zeiten über den Webbrowser erfassen. Eine Android App und eine Web-Applikation stehen zur Erfassung zur Verfügung. Die Erfassung erfolgt in einer private Cloud, so dass Ihre Daten weiterhin sicher in Ihrem Unternehmen gespeichert sind. 

SaaS, webbasiert, Cloud:
ja
On-Premises (lokale Installation):
ja
Netzwerkfähig:
ja
Mandantenfähig:
nein
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Alte kompatible Betriebssysteme:
Win Vista
Win XP
Datenträger:
DVD
CD-ROM
Download
Flash-Speicher
Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen:
Keine besonderen Systemanforderungen.
Allgemeine Angaben zur Software:
Dialogsprache(n):
Deutsch, Englisch
Dokumentation:
Benutzerhandbuch, Online-Hilfe, Demo-Version
Schulung:
gegen Entgelt
Hotline:
gegen Entgelt
Installationssupport:
gegen Entgelt
Wartung:
gegen Entgelt
Customizing-Option:
gegen Entgelt möglich
Erstinstallation:
2006
Anzahl der Installationen:
5000
Sitz des Herstellers:
Deutschland

Know How AG

Die Know How AG ist ein führender deutscher E-Learning Anbieter. Seit über 20 Jahren das Unternehmen sich dem Lernen und der Weiterbildung verschrieben. Im Mittelpunkt steht dabei immer der Mensch mit seinen individuellen Bedürfnissen und seinem ganz persönlichen Wissen. Die Know How AG verwendet unseren Xpert-Timer seit 2011 mit knapp 100 Mitarbeitern zur projektbezogenen Zeiterfassung und Auswertung.

Rogator - market research & software

Seit über zwölf Jahren steht Rogator für Kompetenz, Professionalität und hochwertige Softwareprodukte. Durch die Erfahrung aus vielen hundert Online-Befragungen und der Entwicklung eigener Softwareprodukte zählen sie heute zu den renommiertesten Anbietern im Bereich der Online-Marktforschung. Um den Überblick über die unterschiedlichen Kundenprojekte zu behalten, nutzen 26 Mitarbeiter des Unternehmens seit 2014 unseren Xpert-Timer.

K3 Innovationen GmbH

Die K3 Innovationen GmbH liefert passgenaue IT-Lösungen - individuell auf Unternehmen zugeschnitten. Ob von Lösungen aus der Medien- und Verlagswelt, über Intranet-Lösungen bis hin zu Hosting-Lösungen. Das Unternehmen setzt 13 Lizenzen des Xpert-Timer seit 2011 zur Kostenkontrolle und Nachkalkulation von abgeschlossenen Projekten ein.

Breins Elektrotechnik GmbH

Breins Elektrotechnik GmbH bietet seit über 50 Jahren intelligente Lösungen bei der Planung und Ausführung elektrotechnischer Anlagen. Seit 2011 kommt unser Xpert-Timer bei 25 Mitarbeitern zur projektbezogenen Zeiterfassung zum Einsatz.

Weitere Kundenstimmen finden Sie auf unserer Website: www.xperttimer.de

Anbieter Kontaktdaten:
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Frau Daniela Schälchli
+49 (0)821 2071 2571
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