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Institut sucht Buchungssoftware (Teilnehmerverwaltung)

Suche / Ausschreibung von: BildungseinrichtungProjekt Nr. 23/3036, bis: 18. Apr. 2023

Wir suchen als Institut im Rahmen der Fortbildung und Erwachsenenbildung eine Buchungssoftware (Teilnehmerverwaltung). Wir und ein weiterer Mandant aus dem Bildungsbereich führen pro Jahr etwa 100 Fachtagungen, Lehrgänge, Exkursionen zu aktuellen Themen im Bau- und Planungswesen und der einschlägigen Rechtsgebiete durch. Unsere Veranstaltungen werden jährlich von ca. 3.000 Teilnehmenden deutschlandweit besucht; für unsere Veranstaltungen werden zudem jährlich rund 250 Referenten eingebunden.
Die beiden Institute planen die Vergabe einer neuen Buchungssoftware um Buchungsprozesse sowie das Teilnehmermanagement effektiver zu gestalten. Beide Institute greifen auf die gleiche Teilnehmer- und Referentendatenbank zu und wollen auch weiterhin die gleiche Software nutzen.
Derzeit gibt es eine Website (TYPO3), auf der die Kurse im eigenen Corporate-Design mit eigenen Kursmerkmalen dargestellt werden. Die Buchung erfolgt über die Website, die Verarbeitung der Anmeldung jedoch separat in einem anderen System. Da dies einen Mehraufwand bedeutet, sollen die Daten gleich bei der Kursanmeldung in das System einfließen.
Die bisherige Kursdarstellung in der bestehenden Website via TYPO3 soll weiterhin bestehen bleiben, lediglich der Anmeldeprozess (inkl. Buchhaltung) soll automatisiert werden. Der Schwerpunkt liegt daher auf der Teilnehmendenverwaltung (inkl. Buchhaltung), nicht in der Kursdarstellung auf der Website.

Dies ist vorab eine Suchanfrage. Im kommenden Jahr gibt es hierzu dann eine formale öffentliche Ausschreibung.

Folgende Anforderungen soll die Lösung erfüllen:

  • Nutzung durch zwei Mandanten mit unterschiedlichen Kontakt-/Kontodaten, Rechnungsnummern
  • unabhängiger Zugriff beider Mandanten auf gemeinsame Datenbank
  • Möglichkeit weitere Nutzer (eigenständig) dazu zu buchen
  • die Anmeldedaten müssen sollen während des Vorgangs der Kursbuchung direkt im System erfasst werden (Schnittstelle zur Website) - keine separate Eingabe zusätzlich, wie es aktuell der Stand ist
  • Verknüpfung zum Konto (Finanzbuchhaltung)
  • Verknüpfung mit MS Outlook
    • Anlegen von Kursen oder Lehrgängen
    • Teilnehmendenverwaltung inkl. Verknüpfung mit deren Firmen bzw. Institutionen
    • Technische Anforderungen
  • webbasiert
  • Tech-Stack sollte nach Möglichkeit Open Source sein
  • SQL-Datenbank, nach Möglichkeit MySQL/MariaDB
  • (REST-)API
  • Möglichkeit Ansichten mit anderen Mitarbeiter:innen zu teilen (Permalinks)
  • Volltextsuche mit Sortierung der Ergebnisse nach Relevanz
  • „Fuzzy Search“ (mit Unterstützung von Spezifika der deutschen Sprache: also ß = ss, ä = ae usw.)
  • einsehbare Änderungshistorie von Daten nach Benutzeraccounts

Es sind 10 bis 15 Software-Arbeitsplätze vorgesehen.

Wir haben 29 Softwarelösungen oder Unternehmen recherchiert. Beispielsweise kommen aufgrund der spezifischen Anforderungen folgende Lösungen in Frage:

edoobox - Online Buchungssystem
BTS - die professionelle Seminarverwaltung
vivenio - für Eventmanagement und Veranstaltungsplanung
SEMINARVERWALTUNG - Online
evidenz Seminar-Management
simplyOrg - Software zur Organisation von Seminaren & Veranstaltungen
welante - Der KursManager
Linear Seminarverwaltung
GRÜN VEWA - Seminarverwaltung
Digital Paintsoft GmbH
Biting Bit GmbH
Software Lösungen finden';
Das SoftGuide Rechercheteam erarbeitet weitere potenzielle Lösungen...
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation

Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:

Projektstatistik (Stand 07.02.2023)

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 29
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 13 (12)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 56
Erhaltene E-Mails von Anbietern 15
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 3
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 7