Institut sucht Buchungssoftware (Teilnehmerverwaltung)

Wir suchen als Institut im Rahmen der Fortbildung und Erwachsenenbildung eine Buchungssoftware (Teilnehmerverwaltung). Wir und ein weiterer Mandant aus dem Bildungsbereich führen pro Jahr etwa 100 Fachtagungen, Lehrgänge, Exkursionen zu aktuellen Themen im Bau- und Planungswesen und der einschlägigen Rechtsgebiete durch. Unsere Veranstaltungen werden jährlich von ca. 3.000 Teilnehmenden deutschlandweit besucht; für unsere Veranstaltungen werden zudem jährlich rund 250 Referenten eingebunden.
Die beiden Institute planen die Vergabe einer neuen Buchungssoftware um Buchungsprozesse sowie das Teilnehmermanagement effektiver zu gestalten. Beide Institute greifen auf die gleiche Teilnehmer- und Referentendatenbank zu und wollen auch weiterhin die gleiche Software nutzen.
Derzeit gibt es eine Website (TYPO3), auf der die Kurse im eigenen Corporate-Design mit eigenen Kursmerkmalen dargestellt werden. Die Buchung erfolgt über die Website, die Verarbeitung der Anmeldung jedoch separat in einem anderen System. Da dies einen Mehraufwand bedeutet, sollen die Daten gleich bei der Kursanmeldung in das System einfließen.
Die bisherige Kursdarstellung in der bestehenden Website via TYPO3 soll weiterhin bestehen bleiben, lediglich der Anmeldeprozess (inkl. Buchhaltung) soll automatisiert werden. Der Schwerpunkt liegt daher auf der Teilnehmendenverwaltung (inkl. Buchhaltung), nicht in der Kursdarstellung auf der Website.

Dies ist vorab eine Suchanfrage. Im kommenden Jahr gibt es hierzu dann eine formale öffentliche Ausschreibung.

Folgende Anforderungen soll die Lösung erfüllen:

• Nutzung durch zwei Mandanten mit unterschiedlichen Kontakt-/Kontodaten, Rechnungsnummern
• unabhängiger Zugriff beider Mandanten auf gemeinsame Datenbank
• Möglichkeit weitere Nutzer (eigenständig) dazu zu buchen
• die Anmeldedaten müssen sollen während des Vorgangs der Kursbuchung direkt im System erfasst werden (Schnittstelle zur Website) - keine separate Eingabe zusätzlich, wie es aktuell der Stand ist
• Verknüpfung zum Konto (Finanzbuchhaltung)
• Verknüpfung mit MS Outlook
  • Anlegen von Kursen oder Lehrgängen
  • Teilnehmendenverwaltung inkl. Verknüpfung mit deren Firmen bzw. Institutionen
  • Technische Anforderungen
• webbasiert
• Tech-Stack sollte nach Möglichkeit Open Source sein
• SQL-Datenbank, nach Möglichkeit MySQL/MariaDB
• (REST-)API
• Möglichkeit Ansichten mit anderen Mitarbeiter:innen zu teilen (Permalinks)
• Volltextsuche mit Sortierung der Ergebnisse nach Relevanz
• „Fuzzy Search“ (mit Unterstützung von Spezifika der deutschen Sprache: also ß = ss, ä = ae usw.)
• einsehbare Änderungshistorie von Daten nach Benutzeraccounts

Es sind 10 bis 15 Software-Arbeitsplätze vorgesehen.