Ein „Scan-Client“ ist eine Softwarekomponente, die auf einem Arbeitsplatzrechner oder Gerät installiert wird, um Scannerhardware mit einer zentralen Softwarelösung (z. B. DMS - Dokumentenmanagementsystem, ECM - Enterprise Content Management) zu verbinden. Er ermöglicht die direkte Digitalisierung und Übertragung physischer Dokumente in digitale Workflows oder Archive. Der Scan-Client dient dabei als Bindeglied zwischen dem Scanner und der serverbasierten Anwendung und übernimmt Funktionen wie das Einlesen, Vorverarbeiten, Konvertieren und Übermitteln gescannter Dokumente.
Scanneransteuerung: Direkte Steuerung von TWAIN-, WIA- oder ISIS-kompatiblen Scannern für Einzel- oder Mehrfacheinzug.
Bildvorverarbeitung: Automatische Funktionen wie Zuschneiden, Begradigen, Leerseitenentfernung, Farbkorrektur oder Rauschreduzierung.
Texterkennung (OCR): Konvertierung gescannter Bilder in durchsuchbare PDF/A-Dateien oder extrahierbare Textdaten.
Barcode-/QR-Code-Erkennung: Automatisches Auslesen von Codes zur Indexierung oder Trennung von Dokumenten.
Dateiformaterstellung: Speicherung als PDF, TIFF, JPEG, PNG oder direkt als Office-Dokument (z. B. Word, Excel).
Indexierung und Metadatenvergabe: Manuelle oder automatische Zuweisung von Attributen zur späteren Suche und Archivierung.
Übertragung an Zielsysteme: Integration in DMS-, ERP-, CRM- oder Archivsysteme über definierte Schnittstellen oder Webservices.
Benutzerverwaltung & Profilsteuerung: Zuweisung von Scanprofilen und Benutzerrechten für standardisierte Arbeitsabläufe.
Stapelverarbeitung: Verarbeitung mehrerer Dokumente in einem Scanvorgang mit automatischer Trennung und Sortierung.
Dokumentenerfassung: Scannen von Dokumenten und Bildern in verschiedenen Formaten, wie z.B. PDF oder JPEG.
Dokumentenverwaltung: Speichern, Kategorisieren und Verwalten von gescannten Dokumenten innerhalb eines Systems.
Batch-Scanning: Unterstützung beim gleichzeitigen Scannen mehrerer Dokumente, um den Workflow zu beschleunigen.
Ein Steuerbüro scannt eingehende Belege mit einem Scan-Client direkt in das Dokumentenmanagementsystem, inklusive automatischer OCR-Erkennung.
Eine Behörde nutzt einen Scan-Client zur Digitalisierung von Akten, die mit Barcode-Trennblättern organisiert sind.
Ein Produktionsunternehmen scannt Qualitätsprüfprotokolle in Papierform ein und überträgt sie automatisch ins ERP-System.
Ein Krankenhaus nutzt Scan-Clients zur Archivierung von Patientendokumenten in der elektronischen Patientenakte (ePA).
Ein Logistikdienstleister digitalisiert Frachtpapiere mit Scan-Clients an dezentralen Standorten und überträgt sie in Echtzeit an die Zentrale.
