Die Agenturverwaltung
Agentursoftware für Projekte, Zeit, Finanzen und HR - alles in einem Tool.Aktualisiert am 09. Dez 2025 durch Softwareanbieter
Die Agenturverwaltung ist eine cloudbasierte Agentursoftware, die speziell für Agenturen, Kreativ- und Medienunternehmen, Beratungen, Studios und projektorientierte Dienstleister entwickelt wurde. Sie bildet den kompletten Projekt-Lifecycle ab - von Angebot und Kostenvoranschlag über Projektplanung, Zeiterfassung und Fremdleistungsmanagement bis hin zu Abrechnung, Controlling und Auswertungen.
Als zentrale Plattform bündelt Die Agenturverwaltung alle relevanten Informationen in einem System: Kunden- und Kontaktdaten, Projekte, Aufgaben, Zeiten, Belege, Budgets und Kennzahlen. Sie erhalten jederzeit einen aktuellen Überblick über Auslastung, Projektfortschritt und Wirtschaftlichkeit - ohne Medienbrüche und ohne parallele Insellösungen in Excel, E-Mail oder Einzelsystemen.
Die Lösung läuft vollständig im Browser, ist damit ortsunabhängig nutzbar und eignet sich ideal für hybride Teams und Homeoffice-Szenarien. Umfangreiche Dashboards und Berichte mit zahlreichen Kennzahlen unterstützen Geschäftsführung, Projektmanagement und Controlling bei der Steuerung der Agentur.
Gleichzeitig fokussiert Die Agenturverwaltung die finanzielle Seite des Agenturgeschäfts: Von der strukturierten Angebotserstellung über EuGH-konforme Zeiterfassung und KI-gestützte Belegerfassung bis zur Rechnungsstellung und Auswertung der Profitabilität einzelner Projekte oder Kunden.
Durch Integrationen zu Systemen wie DATEV, HR-Tools, Payment- und Collaboration-Lösungen sowie eine moderne Cloud-Infrastruktur wird Die Agenturverwaltung zu einem zentralen Baustein Ihrer digitalen Agenturorganisation.
Durchgängiger Projekt-Lifecycle: vom Kostenvoranschlag bis zur Schlussrechnung in einem System
Integrierte Dashboards und Berichte mit individuell konfigurierbaren KPI-Auswertungen
KI-unterstützte Erfassung von Lieferantenrechnungen direkt aus E-Mails
Leistungsstarke Automatisierung, z.B. automatische Abrechnungen und Rechnungssubskriptionen
Flexible Workload- und Kapazitätsplanung für Teams und einzelne Mitarbeitende
Cloud-Lösung mit Datenverarbeitung in der EU, täglichen Backups und DSGVO-Konformität
Umfassendes Rollen- und Berechtigungsmanagement für differenzierte Zugriffe
Angebot & Kostenvoranschlag: Strukturierte KV-Erstellung mit Positionsgruppen, Agentur- und Fremdleistungen, Tagsätzen/Stunden- oder Festpreisen, inkl. Versand per E-Mail
Projektmanagement: Aufgabenverwaltung, Boards, To-do-Listen, Deadlines, Kommentar-Threads und Dateiablage, abgeleitet aus Angeboten oder manuell angelegt
CRM & Kontaktverwaltung: Firmen, Ansprechpartner, Bankverbindungen sowie Debitoren- und Kreditorenverwaltung mit Schlagwörtern
Zeiterfassung: Projekt- und mitarbeiterbezogene Zeiterfassung, Timerfunktion, gesetzeskonforme Erfassung von Arbeits- und Projektzeiten
Fremdleistungsmanagement: KI-basierte Erkennung von Rechnungen, Zuordnung zu Projekten und Positionen, Auswertung nach Kategorien
Projektcontrolling & Auswertungen: Budgets, Zeit- und Kostenübersichten, Projektprofitabilität, Filter nach nicht profitablen Projekten, benutzerdefinierte Reports
Abrechnung & Finanzen: Teil- und Schlussrechnungen, Offene-Posten-Übersichten, Mahnwesen, Gutschriften/Storno, Retainer- und Honorar-Etats, Unternehmens-Kostentransparenz
Automation & Integration: Schnittstellen u.a. zu DATEV, Personio, HR-Lösungen, Pleo, Slack und Automationsplattformen; automatische Abrechnungen und Dokumentenversand
Personalverwaltung: Abwesenheitskalender mit Vertretungssuche und Freigaben, Resturlaubsübersichten, Stundenkonten und Arbeitszeitmodelle
Datenschutz & Sicherheit: DSGVO-konformes Hosting, Verarbeitung in der EU, AV-Verträge, moderne Cloud-Infrastruktur und Backups
Die Agenturverwaltung richtet sich an Agenturen, die ihre Projekte, Finanzen und Ressourcen mit einem durchgängigen System steuern möchten und dabei Wert auf Transparenz, Automatisierung und rechtssichere Prozesse legen.
Die Agenturverwaltung richtet sich an Agenturen aller Art, Beratungsunternehmen, Film- und Produktionsstudios sowie weitere projektorientierte Dienstleister und Freelancer. Sie ist ideal, wenn Sie Projekte, Finanzen, Zeiten und Personalprozesse zentral in einer Lösung abbilden möchten, statt viele Einzellösungen parallel zu betreiben.
Die Agenturverwaltung ist eine cloudbasierte All-in-one-Agentursoftware. Sie umfasst u.a. Angebots- und Abrechnungsprozesse, Projektmanagement mit Aufgaben-Boards, Zeiterfassung, KI-gestützte Belegerfassung, Abwesenheitsmanagement, Dashboards und Reporting, Automatisierung von Workflows sowie zahlreiche Integrationen zu Finanz-, HR- und Kollaborationstools.
Die Agenturverwaltung wird als SaaS-Lösung bereitgestellt und läuft vollständig im Browser. Eine lokale Installation ist nicht nötig. Ihr Team kann von Büro, Remote-Arbeitsplatz oder Homeoffice aus auf dieselben Daten zugreifen. Die Infrastruktur ist auf hohe Verfügbarkeit ausgelegt und für den produktiven Dauerbetrieb optimiert.
Projekte werden strukturiert nach Kunde, Etat und Projekt angelegt. Aufgaben lassen sich in Kanban-Boards planen, Verantwortlichkeiten zuweisen und mit Dateien, Kommentaren und Fälligkeiten versehen. Budgets, Fremdleistungen, Zeiteinträge und Dokumente sind direkt im Projekt verknüpft, sodass Sie den Projektstatus und die Wirtschaftlichkeit jederzeit auf einen Blick beurteilen können.
Ihr Team erfasst sowohl Projektzeiten als auch Anwesenheitszeiten in einem System – wahlweise per Timer oder manueller Eingabe. Die Lösung unterstützt eine EUgH-konforme, revisionssichere Zeiterfassung. Erfasste Zeiten fließen in Budgets, Controlling und Abrechnung ein, sodass Sie Überlastungen früh erkennen und Projekte präzise auswerten können.
Sie erstellen Kostenvoranschläge und Angebote mit hinterlegten Stunden- und Tagessätzen sowie Produktkatalog schnell und konsistent. Daraus generieren Sie Teil- und Schlussrechnungen, inklusive Akonto- und Teilleistungsrechnungen. Die Agenturverwaltung unterstützt E-Rechnung/X-Rechnung und automatisierte Rechnungsworkflows, sodass wiederkehrende Leistungen oder Retainer effizient abgerechnet werden können.
Die Agenturverwaltung integriert sich u.a. mit DATEV, Personio, hrworks, Pleo, Slack, make.com, GetMyInvoices, Google Sheets, HubSpot CRM sowie E-Mail- und Kalenderdiensten wie iCal. Dadurch können Sie bestehende Systemlandschaften anbinden, Buchhaltungsdaten übertragen und Workflows mit Low-Code-/Automation-Plattformen weiter automatisieren.
Die Lösung wird in der EU gehostet, ist DSGVO-konform und nutzt ISO-27001-zertifizierte Server. Tägliche Backups, Audit-Trails und ein fein granuliertes Berechtigungsmanagement erhöhen die Sicherheit. Die EUgH-konforme Zeiterfassung unterstützt Sie zudem bei der Einhaltung arbeitsrechtlicher Anforderungen.
Der Anbieter stellt einen strukturierten Onboarding-Prozess bereit, mit dem Ihre Agentur typischerweise innerhalb weniger Tage arbeitsfähig ist. Begleitend stehen Handbuch, Tutorials und FAQ-Bereich zur Verfügung. Bei Fragen können Sie sich direkt an den Support wenden oder Beratungstermine vereinbaren, um Workflows und Einstellungen optimal auf Ihre Organisation anzupassen.
Die Agenturverwaltung wird im Rahmen eines nutzerbasierten Lizenzmodells als Cloud-Service angeboten; verschiedene Pakete decken unterschiedliche Funktionsumfänge ab. Sie können die Software zunächst in einer kostenlosen Testversion kennenlernen und im Anschluss gemeinsam mit dem Anbieter das passende Paket und die nächsten Schritte für Ihre Agentur besprechen.
