DOCUNIZE als Lösung für Vorlagen, Dokumentenautomatisierung und Mail-Signaturen

DOCUNIZE™ – Vorlagenmanagement und digitale Visitenkarten für Microsoft 365

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind Effizienz, ein einheitlicher Markenauftritt und eine sichere digitale Arbeitsumgebung entscheidend. DOCUNIZE™ ist die leistungsstarke Lösung für Microsoft 365, mit der Unternehmen ihre Office-Vorlagen, E-Mail-Kommunikation und digitalen Visitenkarten zentral verwalten und professionell bereitstellen können.

DOCUNIZE™ ist ein professionelles Vorlagenmanagement-System für Microsoft 365. Es unterstützt Word-, Excel- und PowerPoint-Vorlagen sowie Outlook-Mailvorlagen und E-Mail-Signaturen. Darüber hinaus ermöglicht DOCUNIZE™ die Erstellung und Verwaltung digitaler Visitenkarten.

Durch die zentrale Verwaltung können Vorlagen, Signaturen und Kommunikationsinhalte schnell erstellt, aktualisiert und unternehmensweit ausgerollt werden. Die Anbindung an Microsoft Entra ID ermöglicht dabei die automatisierte Nutzung von Benutzer- und Organisationsinformationen. Mitarbeiter erhalten abhängig von ihrer Rolle, Abteilung, Gesellschaft oder ihrem Standort genau die Vorlagen und Inhalte, die für sie relevant und freigegeben sind.

Automatisierte Dokumentenerstellung

Mit DOCUNIZE™ erstellen Ihre Mitarbeiter markenkonforme Word-Dokumente und professionelle Unternehmenspräsentationen in wenigen Klicks. Der DOCUNIZE™-Assistent unterstützt sie bei der Auswahl und Befüllung der passenden Vorlage, sodass sie sich auf den Inhalt konzentrieren können.

Standardisierte Textbausteine, Bilder, Formatierungen und persönliche Daten können automatisiert eingebunden werden. Dadurch entstehen konsistente und professionelle Dokumente – ohne zeitaufwendige manuelle Formatierung und ohne Unsicherheit bei der Einhaltung des Corporate Designs.

Zentrales Vorlagenmanagement

Verabschieden Sie sich von veralteten und inkonsistenten Dokumentenvorlagen. Mit DOCUNIZE™ steht Ihrem Unternehmen eine zentrale Plattform für die Verwaltung und Bereitstellung von Microsoft 365-Vorlagen zur Verfügung.

Vorlagen können zentral erstellt, strukturiert, freigegeben, aktualisiert und bei Bedarf schnell unternehmensweit geändert werden. Mitarbeiter greifen automatisch auf die jeweils aktuelle Version zu. Durch die Abbildung von Unternehmensstrukturen, Rollen und Zuständigkeiten können unterschiedliche Vorlagen gezielt für bestimmte Gesellschaften, Abteilungen, Standorte oder Benutzergruppen bereitgestellt werden.

Das reduziert den Administrationsaufwand und sorgt gleichzeitig für einen konsistenten Markenauftritt.

Microsoft Entra ID Integration

DOCUNIZE™ lässt sich in die moderne Microsoft-365-Umgebung integrieren und nutzt Microsoft Entra ID für die Identitäts- und Benutzerverwaltung.

Benutzerinformationen können dadurch automatisiert für die Bereitstellung und Personalisierung von Vorlagen, Signaturen und digitalen Visitenkarten verwendet werden. Änderungen an Benutzer- oder Organisationsdaten müssen nicht an zahlreichen Stellen manuell gepflegt werden.

So entsteht eine zentrale und effiziente Lösung für die Microsoft-365-Kommunikation.

Professionelle E-Mail-Signaturen

Verwalten Sie Ihre E-Mail-Signaturen zentral und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter mit einem einheitlichen und professionellen Erscheinungsbild kommunizieren.

Mit DOCUNIZE™ können persönliche Daten wie Name, Funktion, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Unternehmenszugehörigkeit automatisiert übernommen werden. Änderungen an Signaturen und Kommunikationsinhalten lassen sich zentral steuern und schnell für definierte Benutzergruppen bereitstellen.

Auch Marketingbotschaften, Veranstaltungshinweise oder Produktankündigungen können gezielt in Signaturen integriert werden.

Digitale Visitenkarten

Mit DOCUNIZE™ gehen Sie den nächsten Schritt in der digitalen Unternehmenskommunikation: professionelle digitale Visitenkarten für Ihre Mitarbeiter.

Die digitalen Visitenkarten können auf Basis der vorhandenen Benutzer- und Unternehmensdaten automatisch erstellt und zentral verwaltet werden. Änderungen an Kontaktdaten oder Funktionen lassen sich dadurch effizient aktualisieren.

So erhalten Mitarbeiter eine moderne digitale Präsenz und können ihre Kontaktdaten einfach und professionell mit Kunden, Partnern und Geschäftskontakten teilen.

Vertrauen und Verlässlichkeit

Mehr als 100.000 Benutzer weltweit vertrauen täglich auf DOCUNIZE™. Die Lösung ist auf die Anforderungen moderner Unternehmen ausgelegt und unterstützt eine zentrale, skalierbare Verwaltung von Vorlagen und Kommunikationsinhalten innerhalb der Microsoft-365-Umgebung.

DOCUNIZE™ ist dabei konsequent auf Microsoft 365 und Microsoft Entra ID ausgerichtet und unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung und Standardisierung ihrer Dokumenten- und Kommunikationsprozesse.

Nutzen für verschiedene AnwenderFür Microsoft 365-Anwender

• Zeitersparnis durch einfache und intuitive Bereitstellung von Vorlagen
• Schneller Zugriff auf relevante und freigegebene Vorlagen
• Automatisiertes Ausfüllen mit persönlichen Benutzer- und Unternehmensdaten
• Einheitliche und professionelle Dokumente, Präsentationen und E-Mails
• Digitale Visitenkarten für eine moderne Geschäftskommunikation

Für IT und Administration

• Zentrale Verwaltung von Vorlagen, Signaturen und digitalen Visitenkarten
• Integration in Microsoft 365 und Microsoft Entra ID
• Automatisierte Übernahme von Benutzer- und Organisationsdaten
• Reduzierung des Administrationsaufwands
• Schnelle und zentrale Änderungen und Updates
• Modularer Vorlagenaufbau zur Vermeidung von Redundanzen
• Steuerung von Inhalten und Vorlagen nach Rollen, Gruppen, Abteilungen oder Standorten

Für Marketing und Corporate Design

• Schnelle Anpassung und Verteilung von Marketingmaterialien und Vorlagen
• Automatisierte Einbindung markenkonformer Designelemente
• Einheitliches Corporate Design über Dokumente, Präsentationen und E-Mail-Kommunikation
• Gezielte Kommunikation über E-Mail-Signaturen
• Einheitliches Erscheinungsbild auch bei digitalen Visitenkarten

Für Geschäftsführung und Qualitätsmanagement

• Hohe Rechtssicherheit durch zentrale und zeitnahe Änderungen
• Durchgängiges Corporate Design bei der Verwendung von Vorlagen
• Einheitliche Unternehmenskommunikation
• Reduzierung manueller Prozesse und Fehlerquellen
• Zentrale Kontrolle über relevante Kommunikationsinhalte

Erleben Sie den Unterschied

Automatisiertes Vorlagenmanagement, standardisierte Microsoft-365-Kommunikation und digitale Visitenkarten helfen Unternehmen dabei, Prozesse zu vereinfachen, den Administrationsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig einen professionellen Markenauftritt sicherzustellen.

DOCUNIZE™ verbindet Vorlagenmanagement, E-Mail-Signaturen und digitale Visitenkarten mit Microsoft 365 und Microsoft Entra ID – zentral, automatisiert und effizient.

Fordern Sie noch heute eine kostenlose Demo an und erfahren Sie, wie DOCUNIZE™ Ihr Unternehmen unterstützen kann.

Wollen Sie …

• Ihre Administrationskosten im Vorlagenmanagement reduzieren?
• schnelle Massenänderungen bei Vorlagen durchführen?
• Zeit beim Befüllen von Vorlagen sparen?
• persönliche Daten über Microsoft Entra ID automatisiert verwenden?
• eine höhere Corporate-Design-Konformität und Rechtssicherheit realisieren?
• Ihre Vorlagen und Kommunikationsinhalte zentral für Microsoft 365 verwalten?
• Ihre E-Mail-Signaturen unternehmensweit einheitlich steuern?
• professionelle digitale Visitenkarten für Ihre Mitarbeiter bereitstellen?
• Ihre Vorlagen auch international einsetzen?
• eine zukunftssichere Lösung für Microsoft 365 nutzen?

Dann ist DOCUNIZE™ die passende Lösung für Ihr modernes Vorlagen- und Kommunikationsmanagement.

DOCUNIZE™ – Die Key Features

• Zentrales Vorlagenmanagement für Microsoft 365
• Integration mit Microsoft Entra ID
• Automatisierte Übernahme von Benutzer- und Organisationsdaten
• Bereitstellung von Word-, Excel- und PowerPoint-Vorlagen
• Vorlagenspezifische Textbausteine in Word
• Outlook-Mailvorlagen und E-Mail-Signaturen
• Digitale Visitenkarten
• Abbildung von Unternehmensstrukturen, Rollen und Benutzergruppen
• Vorlagen-Gruppierung, Filterung und Suche
• Persönliche Vorlagen und Favoriten
• Schnelle und zentrale Massenänderungen
• Modularer Vorlagenaufbau zur Vermeidung von Redundanzen
• Automatisierte Personalisierung von Dokumenten und Kommunikationsinhalten
• Arbeiten mit unterschiedlichen Profilen und Rollen
• Web Client für mobile Endgeräte
• Multi-Language-Fähigkeit von Vorlagen und Enduser-Frontend
• VBA-freie Vorlagen
• Keine Programmierkenntnisse für die Erstellung dynamischer Inhalte erforderlich
• Unterstützung des aktuellen Microsoft-Office-Formats (Office Open XML)
• Optimiert für moderne Microsoft-365-Arbeitsumgebungen

DOCUNIZE™ – Zentrale Kontrolle. Automatisierte Prozesse. Einheitliche Kommunikation. Für Microsoft 365.