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Event-IS

IT-Lösung für Raum- & Arbeitsplatzbuchung, Konferenzmanagement und Digital Signage

Version:  3.0

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Wir machen Ihr Konferenz- und Veranstaltungsmanagement zum „operativen Erfolgsfaktor“!  

Event-IS ist DIE moderne und intelligente Lösung für Ihr Konferenzmanagement. Integral bietet mit Event-IS ein branchenunabhängiges IT-System, das Sie zeit- und kostensparend, professionell bei der Organisation, der Verwaltung und dem Management von Arbeitsabläufen aller relevanten Unternehmensbereiche unterstützt. Die Applikation ist für Veranstaltungen jeder Art und Komplexität einsetzbar, von Meetings ohne Bewirtung bis hin zur Organisation großer Veranstaltungen. Die Bedienung der Software ist intuitiv und benutzerfreundlich und auch ohne Schulung möglich.

Aufgrund der flexiblen Komponenten-Architektur von Event-IS, können an definierten Schnittstellen Module und Plugins angebunden werden. Funktionelle Erweiterungen können auf diese Weise im Baukastenprinzip vorgenommen werden. Die Module ermöglichen ein dynamisches Wachstum sowie eine optimale Anpassung der Software an die Anforderungen in Ihrem Unternehmen. Event-IS ist als Komplettlösung oder in einzelnen Komponenten erhältlich.

Event-IS Module:

  • Event-IS Raumreservierung
  • Event-IS Catering
  • Event-IS Arbeitsplatzbuchung
  • Event-IS Besucherverwaltung
  • Event-IS Digital Signage

Von der Raumbuchung bis zur Kostenabrechnung werden mit der Softwarelösung Event-IS viele Routinevorgänge optimiert und Kosten reduziert – ohne Qualitätsverlust!

Event-IS Leistungsmerkmale (Auswahl):

  • Online-Buchungssystem für das Internet/Intranet und Outlook Plug-In
  • Buchung von Räumen, Ressourcen, Bewirtungen, Parkplätzen und Anlieferungen
  • Gebäude- und Standortunabhängig
  • Grafische Übersicht mit Tages-, 3 Tages-, Wochen- und Monatsanzeige
  • Individuelle Raumausstattung, Einrichtungsformen und Verbindungsräume
  • Serienfunktion für wiederkehrende Termine (z. B. Jour Fixe)
  • Wiedervorlage- und Optionsdatum mit Erinnerungsfunktion
  • Erstellung von Angeboten, Bestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen
  • Kostenabrechnung über eigene Faktura oder Schnittstellen (z. B. SAP, DATEV, NAVISION)
  • Benutzermanagement mit individuellen Zugriffs- und Buchungsrechten
  • Teilnehmer- und Besucherverwaltung zur Registrierung und Ausweiserstellung
  • DSGVO-konform
  • Automatische Auftragsverteilung an die Dienstleister (Technik, Catering, Empfang, etc.)
  • DataWarehouse für Aufgaben des Berichtswesens, der Entscheidungsunterstützung,der Geschäftsanalyse sowie der Übergabe an externe Systeme in unterschiedlichen Dateiformaten (u. a. HTML, CSV, ACCESS, EXCEL)
  • Digitale Beschilderung als Wegeleit- und Informationsanzeige, Desk Sharing für das Buchen von flexiblen Arbeitsplätzen
  • Effizienter Workflow durch die Integration weiterer Systeme im Unternehmen per bspw. Outlook / Exchange-Server, Lotus-Notes / Domino, SAP, Navision, DATEV, Single-Sign-On, LDAP, WebDAV, Warenwirtschafts- und Kassensysteme, Videokonferenzsystem (z. B. Cisco)
  • Auswahl der Teilnehmer und Verfügbarkeitsabgleich, Benachrichtigungen wie Einladungen per E-Mail und Kalendereintragsfunktion mit MS Exchange / Outlook

Gern stellen wir Ihnen den Leistungsumfang unserer Software in einer persönlichen Präsentation vor. Sie möchten Event-IS live im Betrieb sehen? Gerne organisieren wir für Sie einen Referenzbesuch in Ihrer Nähe und freuen uns auf Ihre Anfrage.

Funktionen:
Abrechnungsfunktionen
Angebotsmanagement
Bankettveranstaltung
Benutzermanagement
Reservierungsverwaltung
Veranstaltungshinweise
Zielgruppen:

Kurzum, Event-IS ist ein branchenunabhängiges IT-System.

Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen oder Funktionen wie z.B. Gemeinden, Kliniken, Kirchen, Industrie, Finanzen, Medien haben Event-IS im Einsatz.  

Es gibt nicht DIE eine Kennzahl, die für oder gegen einen Systemeinsatz spricht. Aber die Beantwortung der folgenden Punkte oder Hinweise unterstützt sicherlich auch Ihren Entscheidungsprozess:

  • Anzahl der Konferenzräume (zentrale und dezentrale) im Unternehmen?
  • geringe Raumkapazität, aber volle Auslastung / sehr viele Raumbuchungen?
  • wie viele Veranstaltungen werden aufgrund der Auslastung extern z.B. in Hotels durchgeführt?
  • Anzahl der Konferenzräume an weiteren Standorten?
  • berücksichtigen Sie auch unterschiedliche Raumarten, z.B. Speisezimmer, Foyer, Auditorium, PC-Schulungsräume, Gästezimmer, die mit dem System verwaltet werden können?
  • wie aufwendig ist der Workflow zur Informationsverteilung an die Dienstleister?
  • wie erfolgt die Abrechnung? Automatisch über Schnittstellen oder durch manuelle Eingaben?
  • Höhe der damit verbundenen Personalkosten?

Gerne beraten wir Sie ausführlich auf Basis unserer langjährigen Projekterfahrung, in Verbindung mit vergleichbaren Projekten und erstellen eine individuelle Wirtschaftlichkeitsanalyse für Ihr Unternehmen.

Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Herr Enrico Bertoncello
0221/126 142-11
Links und Kontakt:
Videotermin
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Informationsmaterial
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Anwenderbericht
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Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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