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everlean - Digitales Lean Management

everlean ist die digitale Lösung zur Unterstützung von Lean Management Aktivitäten.
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Was ist everlean?

  • everlean hilft Unternehmen kontinuierlich immer noch besser zu werden
  • Jeder im Unternehmen kann Ideen oder Hinweise kinderleicht dokumentieren. Sei es ein Vorschlag zur Verbesserung eines Prozesses um viel Zeit und Geld zu sparen oder nur der Hinweis, dass eine Glühbirne getauscht werden muss – es geht nichts mehr verloren.
  • Durch die transparente Darstellung der Ideen wissen alle sofort was eingereicht wurde und vor allem was schon umgesetzt wurde. Niemand muss mehr lange auf Feedback warten und die Kommunikation wird stark vereinfacht.

Wie ist everlean aufgebaut?

Die App

  • Mit der App (PC, Smartphone, Tablet) kinderleicht Vorschläge und Hinweise einreichen 
  • Alles wird automatisch an das digitale Board und an die Datenbank gesendet

Das digitale Board

Der Status der Karten („offen“, „in Bearbeitung“, „abgeschlossen“) kann eingesehen werden und „einfache“ Ideen werden im TeamMeeting vorm Board besprochen.

Die Datenbank

  • Team-Leiter können hier Einreichungen nach verschiedenen Kriterien filtern oder KPIs auswerten.
  • Die Listen können in Excel exportiert werde.
  • Ein Verantwortlicher kann „komplexe“ Ideen als .pdf exportieren und zur Evaluierung z.B. an Controlling weiterleiten.

Wie funktioniert der Prozess?

  • Ideen, Hinweise, Vorschläge (allg. wird im Folgenden von Ideen gesprochen) werden per App eingereicht.
  • Alles landet als Karte auf dem digitalen Board und ist so sichtbar. Außerdem wird auch alles in der Datenbank gespeichert, auf die nur per Login zugegriffen werden kann.
  • Auf dem digitalen Board gibt es drei Status: „offen“, „in Bearbeitung“, und „abgeschlossen“. Alle Karten erscheinen zunächst unter „offen“.
  • Jedes Team hat sein eigenes digitales Board an dem die Karten aus dem jeweiligen Team erscheinen. Da man einfach zwischen den Boards wechseln kann, können jedoch alle Teams theoretisch den gleichen Bildschirm nutzen (wenn auch nicht zeitgleich).
  • Jedes Team kommt in bestimmten Intervallen (z.B. einmal pro Woche) kurz vor seinem digitalen Board unter Moderation des Teamleiters zum Teammeeting zusammen und bespricht gemeinsam die Karten am Board, die als „einfach“ gekennzeichnet sind: 1. Welche neuen Karten gibt es (erscheinen unter „offen“)? 2. Sollen die neuen Karten in Bearbeitung gehen oder werden sie ggf. abgelehnt?
  • Wenn abgelehnt sollte es direktes Feedback geben und der Teamleiter eine Begründung ins Kommentarfeld schreiben. So ist der Schritt auch für andere nachvollziehbar.
  • Wenn in Bearbeitung genommen sollte besprochen werden wer zur Umsetzung was bis wann erledigt (Teamleiter erstellt Sub-Task) 3. Wie steht es um die Karten, die „in Bearbeitung“ sind? Wurden die Sub-Tasks erledigt? Kann die Karte in „abgeschlossen“ geschoben werden?
  • „Komplexe“ Ideen können nicht im Team besprochen und schnell umgesetzt werden und werden von einem zentralen Verantwortlichen in der Datenbank verwaltet. Der Verantwortliche hat z.B. die Möglichkeit die Ideen als .pdf an Controlling weiterzuleiten, damit diese eine Kosten-Nutzenrechnung durchführen können oder er könnte sich die Idee ausdrucken und in einem Gremium mit anderen Fachabteilungsvertretern und Experten diskutieren. Zwischenstände und Ergebnisse der Evaluierung können als Kommentar auf der everlean Karte dokumentiert werden.
  • Zum Schluss werden umgesetzte Ideen auf dem digitalen Board unter „abgeschlossen“ angezeigt. Wird es dort mit der Zeit zu voll, können einzelne Karten von dort ausgeblendet werden und sind automatisch in der Datenbank archiviert.
Zielgruppen:
  • insbesondere produzierende Unternehmen zwischen 50 und 15.000 Mitarbeitern, in den Abteilungen Produktion, Logistik.
  • in allen Unternehmen in administrativen Abteilungen
  • in Call-Centern
  • für Hotels
  • für Delivery Services
Kunden fragten:
Welche Funktionen stehen dem Ideenmanager zur Verfügung?
Wir entwickeln kontinuierlich neuer Features auf Basis von Kunden Feedback. Wichtig ist uns, dass wir dennoch nur die wirklich wichtigen Features, die einen echten Mehrwert bieten, unseren Kunden zur Verfügung stellen. Zuletzt wurden z.B. folgende Features entwickelt:

Team Ranking am digitalen Bord – wir wollen die Mitarbeiter motivieren, mit offenen Augen durchs Unternehmen zu gehen, Vorschläge einzureichen und auch die Umsetzung voranzutreiben. So lässt sich nun optional ein Ranking am digitalen Board anzeigen, auf dem Teams sich vergleichen können, welches Team pro Monat die meisten Vorschläge abgeschlossen hat. Durch diesen „gamification“ Ansatz sind die Mitarbeiter zusätzlich motiviert Vorschläge einzureichen und die Umsetzung voran zu treiben. Zusätzlich empfehlen wir den internen Wettbewerb noch interessanter zu machen durch die Vergaben von Prämierungen für das erfolgreichste Team des Monats. Diese Prämierung können Anerkennungen in Form von Urkunden, namentlicher Erwähnungen oder einem kleinen Wanderpokal sein, bis hin zu Team-events oder Tankgutscheinen für alle Teammitglieder. Um zu vermeiden, dass Ideen aus Angst dass ein Team-Kollege diese einreichen könnte und dann die Prämierung für eine „gestohlene Idee“ abgreift, von einzelnen Mitarbeitern zurückgehalten werden, empfehlen wir Prämierungen auf Team-Basis, was nun durch das Ranking Feature unterstützt wird. Und weil Unternehmen auch unterschiedliche Vorstellungen haben, was genau gezählt werden soll, lässt sich das einfach anpassen.

Kampagnen – Ziel von everlean ist es alle Mitarbeiter zu erreichen und sowohl mehr als auch bessere Vorschläge zu bekommen. Manchmal wünscht man sich Vorschläge zu einem bestimmten Thema zu einem bestimmten Zeitpunkt. Man könnte nun selbst jeden Mitarbeiter einzeln fragen, welche Vorschläge ihm gerade einfallen um die Arbeitssicherheit zu erhöhen oder um den Materialverbrauch zu senken. Oder man erstellt einfach eine Kampagne, und jeder Mitarbeiter sieht im everlean Startbildschirm und am digitalen Board, dass es z.B. die nächsten 4 Wochen speziell darum geht, Vorschläge zur Frage „Wie könnten wir den Energieverbrauch reduzieren?“ zu sammeln.

Reports – ein großer Vorteil der digitalen Bearbeitung von Vorschlägen ist die einfachere Auswertung. Deshalb haben wir uns an die Arbeit gemacht um zu zeigen was noch möglich wäre: automatisierte Reports mit Grafiken und Kategorisierung von Vorschlägen. Eine beispielhafte Vorschau des Reports ist bereits in der Manager Datenbank zu finden. Wir sind hier besonders auf Ihr Feedback gespannt – besteht Interesse an solchen Reports? Welche Kennzahl oder Darstellung fehlt vielleicht noch?

Company Devices – ist diese Funktion aktiviert, kann nur noch auf als vertrauenswürdig eingestuften Geräten das digitale Board angezeigt werden. Dies ist sinnvoll um zu vermeiden, dass unbefugte das digitale Board einsehen, sollte der Link an Dritte weitergegeben werden. Wenn nach einem Meeting vor dem digitalen Board sich der Manager wieder aus-loggt, kann auf dem Monitor weiterhin das digitale Board angezeigt werden. Geräte werden als „Company Device“ registriert, indem man einmalig einen Code eingibt, der bei uns angefordert werden kann.
Warum eignet sich Ihre Software für das Ideenmanagement in einem Industrieunternehmen der Elektro- und Metallbranche?
everlean ist extrem einfach zu bedienen und fokussiert auf produzierende Unternehmen. Wir sind uns bewusst, dass nicht jeder Mitarbeiter über einen PC Arbeitsplatz verfügt, so dass Vorschläge auch per Handy eingegeben werden können oder sogar ohne Log-in auf einem gemeinsam genutzten PC. So wird vermieden, dass ein MA, sein Passwort vergessen könnte und eine zusätzliche Hürde vermieden.
Wie können Mitarbeiter über den Status informiert werden?
Mitarbeiter sehen immer den Status der Bearbeitung über digitale Boards (Monitore), die an zentralen Stellen im Unternehmen platziert werden. Außerdem können sie den Status in der App auf dem Handy oder am PC einsehen.
Ist Ihre Software webbasiert bzw. bieten Sie die Software als SaaS-Lösung an?
Die Software ist webbasiert und wird als SaaS angeboten. So können wir unsere Kunden ständig mit relevanten Updates versorgen und everlean kann auf allen Endgeräten problemlos verwendet werden.
Wie ist die Sicherung der Daten organisiert bzw. inwieweit wird die Datensicherung unterstützt?
Die Daten liegen auf unseren sicheren AWS Servern in Deutschland. Zusätzlich hat der Kunde die Möglichkeit Exporte in csv / Excel durchzuführen.
weitere Antworten auf Kundenanfragen
SaaS, webbasiert, Cloud:
ja
Netzwerkfähig:
ja
Mandantenfähig:
ja
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Alte kompatible Betriebssysteme:
Win Vista
Win XP
Win 9x/ME
Blackberry
Win Phone / Mobile
Allgemeine Angaben zur Software:
Dialogsprache(n):
Deutsch, Englisch
Customizing-Option:
im Preis enthalten
Erstinstallation:
2016
Sitz des Herstellers:
Deutschland

Die Software ist bereits bei zahlreichen Unternehmen im Einsatz wie z.B.

  • Hydac GmbH
  • Dibella GmbH
  • Bauer&Böcker GmbH
  • H+H System GmbH
Links und Kontakt:
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