Kita Abrechnung

Kita Abrechnung ist eine mandanten- und netzwerkfähige Software zur Verwaltung und Abrechnung von Kindertagesstätten auf Mietbasis (SaaS).

Funktionsumfang

• Stammdatenverwaltung - Erfassung und Pflege aller Daten, getrennt von den Vorgängen und dem Ausgabebereich (Listen)
  • Kinder - enthalten auch Angaben wie Betreuungszeit, Familienstand, Geschwisterkinder, Zuschuss-Jugendamt usw.
  • Erziehungsberechtigte - enthält unter anderem auch die Eltern-Kind-Beziehungen
  • Bankverbindungen - extra gesicherter Bereich, falls das Sepa-Modul für den Lastschrifteinzug genutzt wird
  • Personal - falls das Modul Personalwesen genutzt wird
  • Träger - alle Angaben zum Kita-Träger
  • Kitas - alle Angaben zu den einzelnen Kindertagesstätten
  • Kitagruppen - die Kitagruppen mit Zuordnung zu den Kitas
  • Kostenträger - Jugendamt, Jobcenter usw.
  • Elternbeitragstabelle - falls diese für die Berechnung der Elternbeiträge verwendet werden soll
  • Monatskostenarten - vordefinierte Kostenarten um die spätere Eingabe zu automatisieren
• monatliche Abrechnung der Betreuungs-, Verpflegungs- und aller sonstigen Kosten - (in Vorgänge)
  • automatische Ermittlung der Elternbeiträge/Betreuungskosten anhand aktuell verfügbarer Stammdaten
  • automatischer Abzug Zuschuss Jugendamt von den Elternbeiträgen/Betreuungskosten anhand aktuell verfügbarer Stammdaten
  • Erfassung entweder als Anzahl oder Betrag für vordefinierte Monatskosten/Verpflegungskosten aller Kinder
  • Erfassung aller sonstigen Kosten, die im Abrechnungsmonat für alle Kinder angefallen sind
  • Erfassung von Korrekturbeträgen vorangegangener Abrechnungsmonate
  • Monatsabrechnung mit:
    • Zusammenfassung und Kontrollvorschau aller Kosten des Abrechnungsmonats
    • interne Prüfung auf Vollständigkeit aller für die Durchführung der Monatsabrechnung benötigter Stammdaten und Programmeinstellungen
    • Prüfung ob Kinder aufgrund des Alters von Krippe auf Kindergarten umgestellt werden sollten
    • erst nach Klick auf Monat endgültig abrechnen ist die Monatsabrechnung vollzogen (die Werte können danach nicht mehr verändert werden!)
  • Sepa-Lastschrifteinzug durch Erstellung einer Sepalastschriftdatei als Schnittstelle zu allen gängigen Finanzbuchhaltungsprogrammen
  • Rechnungsgenerierung für alle nicht am Lastschriftverfahren teilnehmenden Erziehungsberechtigten
  • Archivierung auch trägerspezifischer Ausgabelisten der durchgeführten Monatsabrechnungen
• Personalstundenverwaltung - nach tatsächlichem Vollzeit-Äquivalent und gesetzlich vorgegebenen Betreuungsschlüssel/Personalschlüssel (in Vorgänge)
  • Ermittlung des tatsächlich zur Verfügung stehenden Vollzeit-Äquivalent laut durchgeführten Monatsabrechnungen (auch Vollzeitbetreuungsäquivalent, Vollbeschäftigteneinheit oder Personalschlüssel genannt)
  • Möglichkeit des manuellen Hinzufügens von zusätzlichen Vollzeit-Äquivalent-Beträgen (Beispiel Vorschule)
  • Erfassung der Personalstunden (Auswahl: nach Woche, Monat oder Übernahme vom Dienstplan - minimal, normal oder erweitert)
  • internes Stundenkonto Ermittlung Stundenüberhang/Minusstunden anhand tatsächlichem Vollzeit-Äquivalent und tatsächlichen Personalstunden, mit Übertrag Vormonat usw.
• Listen - enthält alle möglichen Ausgabeformen und -medien, Auswertungen, Tabellen, Listen, Historie
  • Kinder - alle die Stammdaten der Kinder betreffende und daraus abgeleitete Listen
  • Erziehungsberechtigte - Kontaktlisten, Abholberechtigte und so weiter
  • Personal - unter anderen auch mit Vollzeit-Äquivalent, Personalstunden, Stundenkonto
  • Kostenträger - Jugendamt Zuschüsse, Absenkungsbeträge, Bildung und Teilhabe usw.
  • Monatsabrechnung - Elternbeiträge, Monatskosten, Rechnungen, offene Posten und trägerspezifische Listen
  • Jahresabrechnung - Nachweise über Elternbeiträge/Betreuungskosten und Monatskosten/Verpflegungskosten
• zusätzliche Module - (in Vorgänge)
  • Anmeldewesen - Voranmeldung von Kindern, unterteilt in beantragt, genehmigt und Prioritäten, mit Warteliste
  • Personalwesen - mit Übersicht, Urlaub, Überstunden, Krank und Lohn
  • Dokumentwesen - Verträge, Verordnungen, Datenblätter, alles trägerspezifisch und erweiterbar
  • Planungswesen - Kinder, Vollzeit-Äquivalent, Personalbedarf
  • Dienstplan - mit Voreinstellungen, Wochen- und Tagesansicht
  • Jahreskalender - kleines Zusatzmodul zum Ausdrucken von Kalendern, beispielsweise mit den Geburtstagen der Kinder

Philosophie

Drei Worte sollen unser Ziel bei der Entwicklung von Kita Abrechnung umschreiben:

• unkompliziert - Um die gesamte Software möglichst übersichtlich und die Bedienung leicht nachvollziehbar zu gestalten, ist das Programm in nur drei Hauptbereiche unterteilt. Das sind Stammdaten, Vorgänge und Listen. Man könnte vereinfacht auch sagen Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe.

  Während also in den Stammdaten nur Daten angepasst, im Bereich Listen nur Tabellen und Auswertungen angezeigt werden, dient der Bereich Vorgänge allen aus der Praxis übernommenen Vorgängen und zusätzlichen Modulen. Dieser Grundsatz konnte zwar nicht immer ganz hundertprozentig eingehalten werden, aber als grundsätzliches Ziel dient er trotzdem.

  Weiterhin verfolgen wir das Ziel die Software möglichst unkompliziert zu gestalten, indem wir nur die jeweils vom Kita-Träger benötigten Module einbinden, was wiederum die Übersichtlichkeit merklich erhöht.

  Auch ist es vor allem zum Beginn der Softwarenutzung sehr von Vorteil, wenn Sie das Programm in Absprache mit uns zusammen konfigurieren und damit an alle trägerspezifischen Besonderheiten anpassen, ehe es den vollständigen Betrieb für alle Benutzer aufnimmt.

• bedarfsorientiert - Da es in der Praxis schwer realisierbar ist, eine alle mögliche Funktionen und Szenarien abdeckende Software anzubieten, die trotzdem noch unkompliziert und übersichtlich ist, gehen wir den Weg des Minimalismus "zurück zu den Wurzeln". Das heißt, in jeder neuen Installation sollten zuerst nur die grundlegendsten Funktionen zur Verfügung stehen um dann erst nach Absprache mit dem jeweiligen Kita-Träger alles das nachzurüsten was wirklich benötigt wird.

  Außerdem unterscheiden sich die Anforderungen aufgrund bundesland-, kommunal- und trägerspezifischer Gesichtspunkte oft so sehr, dass eine bedarfsorientierte Zusammenstellung der Software fast unumgänglich scheint.

• erweiterbar - Kita Abrechnung wird ständig weiterentwickelt, auch wenn man das als Nutzer vielleicht manches mal gar nicht mitbekommt, nicht jedes Programmupdate wird in jeder trägerspezifischen Installation immer vollständig eingepflegt.

  Durch den hierarchisch strukturierten und modulbasierten Aufbau der Software ist es recht gut möglich, kundenspezifische Erweiterungen einzuprogrammieren. Sprechen Sie uns an, oftmals wurde der eine oder andere Wunsch schon für andere Kita-Träger realisiert und könnte für Sie einfach übernommen werden. Oder wir fertigen eine neue Erweiterung dann nach Absprache mit Ihnen.

Diesen drei Worten unserer Philosophie bei der Entwicklung der Software, soll hier noch ein viertes Wort folgen, das während der Verwendung der Software für uns wichtig ist:

• Kundennähe - Die wichtigste Hilfe für uns sind die Bedarfsanalysen und die Rückmeldungen der Nutzer. Ohne dieses Geflecht an Kundenmeinungen könnten wir die Software nie so zielführend weiterentwickeln wie bisher.

Kita Abrechnung ist eine Software für Kinderkrippe, Kindergarten und Hort.

Zielgruppen sind neben freien, kirchlichen, kommunalen, nicht-öffentlichen oder privaten Kita-Trägern auch Elterninitiativen, Vereine, Wohlfahrtsverbände und Einrichtungen zur Kindertagespflege.

Die Software ist speziell für die Bundesländer Sachsen, Thüringen und Sachsen Anhalt ausgerichtet, aber auch für andere Bundesländer anpassbar.

Was ist die Firmenphilosophie Ihres Softwareunternehmens?

Unsere Philosophie ist Kundennähe, Einfachheit und Benutzerorientierung. Wir möchten unseren Kunden mit der Software eine leicht bedienbare und auf die speziellen Anforderungen seines Umfeldes zugeschnittene Softwarelösung anbieten. "Weniger kann mehr sein", nach dieser Devise bekommt jeder Kita-Träger eine bedarfsorientiert auf seine Wünsche zugeschnittene Softwareumgebung eingerichtet. Alle nicht benötigten Programmfunktionen werden entfernt, das erhöht die Übersichtlichkeit und fördert eine schnelle Akzeptanz auch bei neuen Benutzern. Wir gehen auch davon aus, dass es nicht das Hauptaufgabengebiet eines Kitaleiters ist, eine hochkomplexe Software zu verstehen und zu bedienen. Zuerst muss die Software akzeptiert werden, dann kann man später immer noch alle möglichen Module freischalten. Aber der Nutzer soll dies selbst entscheiden können. Durch flache Hierarchien möchten wir die Kommunikation und den Support mit unseren Kunden so einfach und kompetent wie möglich gestalten. Kundenwünsche haben eine hohe Priorität, wir sehen uns als Dienstleister im Sinne von "Dienst leisten".

Was sind die Geschäftsfelder und Kernkompetenzen Ihres Unternehmens?

In der Hauptsache entwickeln wir an unserer Software "Kita Abrechnung", passen diese an die jeweiligen Anforderungen der verschiedenen Kita-Träger an und betreuen diese mit Support. Dabei nutzen wir unsere Erfahrungen aus der engen Zusammenarbeit mit verschiedenen sächsischen Kita-Trägern seit 2008 und seit drei Jahren ist noch ein Träger aus Thüringen dazugekommen. Auch stellen wir individuelle Softwarelösungen für spezielle Problemstellungen für sonstige anfragende Institutionen zur Verfügung.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit anderen Firmen oder Verbänden aus, von denen Ihre Kunden profitieren können?

Wir arbeiten eng mit der IT-Abteilung des Ländliches Leben e.V. in Colditz zusammen. Das hat uns schon bei schier unlösbar scheinenden Aufgaben weitergeholfen und hilft in Zeiten von erhöhter Auftragsflut die Projekte besser zu bewältigen. Ansonsten sind wir weitgehend selbstständig.

Welche Erfahrungen haben Sie und Ihre Kunden mit dem Einsatz der Software “Kita Abrechnung” als webbasierte Lösung (SaaS) gemacht?

Eine webbasierte Lösung bietet überhaupt erst die Grundlage zur Vernetzung, zum Zugriff von verschiedenen Orten aus. Die Kunden sind teilweise anfangs skeptisch, fordert doch die Nutzung über das Internet ganz andere Sicherheitsvorkehrungen, als wenn die einzelnen Rechner nur im Büro oder in den Kindereinrichtungen nicht mit dem Internet in Berührung kommen. Doch bei Letzterem kommen wir schon auf den Punkt. Welche Umgebung kommt überhaupt noch ohne Internet aus? Unsere Devise ist deshalb nicht "sich vor dem Internet schützen", sondern "das Internet problembewusst nutzen" und das Augenmerk auf eine sichere Nutzung legen". Von Anwenderseite her wird sehr geschätzt, sich jederzeit von jedem beliebigen Standort aus an der Software anmelden zu können. Oft wird nach Feierabend noch etwas schnell eingegeben, was am Arbeitstag vergessen wurde, und so weiter. Der große Vorteil ist, dass die einzelnen Kitas und das Verwaltungsbüro auch jederzeit gleichzeitig auf die zentrale Datenbasis zugreifen. Auch ist es im Prinzip egal, ob die Abrechnung direkt in den Einrichtungen erfolgt oder im Verwaltungsbüro. Oft werden die variablen Monatskosten von den Kitaleiterinnen direkt in den einzelnen Einrichtungen ins Programm eingegeben und die Monatsabrechnung führt dann das Verwaltungsbüro durch. Die SaaS-Lösung bietet somit ein hohes Maß an Flexibilität.

Welchen Stellenwert hat die Stammdatenverwaltung in Ihrer Software “Kita Abrechnung”?

Die Stammdatenverwaltung ist der Grundbaustein von Kita Abrechnung. Alles andere baut auf den Stammdaten auf. Keine Monatsabrechnung kann beispielsweise ohne die Stammdaten der Kinder erfolgen. Was soll eine Software für Kita-Träger überhaupt wenn sie nicht mit Stammdaten, wenigstens der Kinder, arbeitet?
Sie fragen nach dem Stellenwert (...überlegt), naja die Stammdatenverwaltung ermöglicht überhaupt erst eine sinnvolle Nutzung der Software, der Großteil der Listen und Auswertungen basiert auf den Stammdaten. Man kann also antworten "Die Stammdatenverwaltung hat den höchsten Stellenwert".

Welche Vorteile ergeben sich speziell durch die modulare Struktur?

Die modulare Struktur ermöglicht es, für jeden einzelnen Kundenauftrag eine speziell auf die Anforderungen zugeschnittene Softwareinstallation zusammenzustellen. Manchmal nutzt ein Kita-Träger nur einen kleinen Teil der zur Verfügung stehenden Funktionen und lässt diese widerum durch spezielle Softwareanpassungen noch gezielter auf seine Wünsche optimieren. Ein weiterer großer Vorteil der modularen Struktur ist für den Kunde gar nicht sichtbar. Das betrifft die programmiertechnische Arbeit an der Software ansich. Modular aufgebauter Programmcode lässt sich mit Abstand besser programmieren als Quellcode, der immer wieder auf sich selbst aufbaut. Ich möchte sogar behaupten, die modulare Struktur ermöglicht es ab einer bestimmten Größe der Software überhaupt erst, diese jederzeit wieder für neue Anforderungen weiterzuentwickeln. Als Nicht-Softwareentwickler kann man sich das vielleicht so vorstellen wie Kinderspielzeug in einer Spielzeugkiste. Anfangs findet man alles noch recht schnell, doch wenn die Kiste immer riesiger wird und immer mehr Spielzeug dazukommt, dann quillt irgendwann alles über und man findet gar nichts mehr.

Wie wird der Datenschutz personenbezogener Daten durch Ihre Lösung unterstützt?

Falls der auftraggebende Kita-Träger damit einverstanden ist, schließen wir mit ihm vor der Nutzung der Software einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung ab. Am Günstigsten ist es, wenn dort auch ein Datenschutzbeauftragter angestellt ist. Von der Softwareseite her unterscheiden wir personenbezogene Daten nach Wichtigkeit und Betrugspotenzial und ermöglichen es dem Benutzer, die Software auch mit ganz wenigen personenbezogenen Daten zu nutzen. Beispielsweise sind die Adressdaten der Kinder/Erziehungsberechtigten nicht unbedingt erforderlich um die monatlichen Abrechnungen durchzuführen. Will man jedoch Rechnungen an die Erziehungsberechtigten senden, dann brauchts diese Angaben. Oder wenn der automatische Lastschrifteinzug verwendet werden soll, werden vom Programm auch die Bankverbindungen benötigt, und so weiter. Aber der Benutzer hat dies selbst in der Hand, je nachdem welche Module er nutzt. Manchmal wird dieses Konzept Datenvermeidung oder auch Datensparsamkeit genannt. Da wir dieses Prinzip verfolgen, haben wir es bisher auch vermieden, datenhungrige Module wie beispielsweise zum Erstellen von Kinder-Entwicklungsberichten anzubieten. Dass wir von technischer Seite her alles uns mögliche tun, um Datenverluste auszuschließen versteht sich von selbst. Oft ist das Bewusstsein beim Kunde gar nicht vorhanden, dass Daten auf einem Server viel effektiver geschützt werden können, als wenn diese auf einzelnen Rechnern in den Büros der Verwaltung oder in den Kindergärten liegen. Von dem Daten-Austausch selbiger noch ganz zu schweigen.

Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Einsatz von individualisierten Lösungen, bezüglich der Anpassung an dynamische betriebliche Anforderungen?

Dieser Punkt hat irgendwann maßgeblich mit zu unserer Entscheidung beigetragen, die Software völlig neu zu schreiben und modular aufzubauen. Damals hat sie auch den Name "Kita Abrechnung" bekommen, vorher lief das alles noch unter "KitaExperte" (dieser Fork existiert immer noch, verliert aber mangels Weiterentwicklung nach und nach immer mehr an Bedeutung). Nach einer recht schweren Anfangsphase hat sich die neue Software nun schon einige Jahre lang echt bewährt. Nun aber zu Ihrer Frage. Die individualisierten Lösungen sind mittlerweile fast schon unser Aushängeschild geworden. Wir und die Anwender haben bisher durchweg nur positive Erfahrungen diesbezüglich gemacht. Das hängt im großen Maße mit der eben erwähnten modularen Softwarestruktur zusammen. Den Kern bildet immer eine Stammsoftware, die auch jeder trägerspezifischen Einzelinstallation zugrundeliegt. Individuallösungen können also immer nur im Einklang mit dieser Stammsoftware entwickelt werden. Das kann aus technischer Sicht auch gar nicht anders ablaufen, denn die ständigen allgemeinen Programmupdates müssen ja immer auch bei den mit Individuallösungen angereicherten Installationen greifen. Das funktioniert sehr gut und die Programmierer haben mittlerweile echt Spaß an der Neuentwicklung von Individuallösungen (früher musste man dabei oft einen immer endloser werdenden Rattenschwanz an Abhängigkeiten beachten – die oft nur durch wieder neue Abhängigkeiten behoben werden konnten – der GAU schlechthin bei herkömmlicher Software). Kita Abrechnung ist also sehr gut an dynamische betriebliche Anforderungen anpassbar und wir und die Anwender haben bisher durchweg nur gute Erfahrungen bei der Anpassung an dynamische betriebliche Anforderungen gemacht.

Wie sieht die Zusammenarbeit mit Anwendern aus und welche Bedeutung hat sie für die Softwarequalität?

Wir arbeiten meist sehr eng mit den Anwendern zusammen. Die Kommunikation verläuft in einer freien, ehrlichen und ganz unkomplizierten Art per Email oder am Telefon, wenn es dennoch hakt, sind wir auch vor Ort. Diese lockere, ich möcht es schon fast Zusammenarbeit nennen, stellt für uns Entwickler einen unerschöpflichen Informationsquell und eine sehr effektive Art dar, auf Kundenwünsche einzugehen und im Programm versteckte Fehler auszumerzen. Die Anwender schätzen die flachen Hierarchien und dass ihre Anfragen schnell von einem kompetenten Ansprechpartner behandelt werden. Auf diese Weise sind auch anwenderspezifische Softwareanpassungen in einer für beide Seiten recht befriedigenden Form möglich. Der Anwender freut sich, dass seine speziellen Wünsche dann mit dem Programm machbar sind, und wir freuen uns dass wir neue praxisbezogene Features in die Software einbauen können. Ein sehr großer Vorteil diesbezüglicher Zusammenarbeit besteht in der Praxisrelevanz, so entstehen nur wirklich benötigte Funktionalitäten, die nach der Entstehungsphase auch wirklich von Anwendern sozusagen mitentwickelt und geprüft wurden. Oft entstehen auf diese Art und Weise ganz neue Programmbereiche, die dann nach einer geraumen Nutzungs- und Verbesserungsphase auch in die Stammsoftware übernommen werden und somit dann auch anderen Nutzern zur Verfügung gestellt werden können.

Können Sie uns schon einen Ausblick für zukünftige Funktionen und Erweiterungen geben?

An Ideen und Anfragen mangelt es wahrlich nicht, zwei DIN A4-Seiten in der Schriftgröße 10 sind gefüllt nur mit Stichpunkten zukünftig gewünschter Funktionen... Aber was als größere Sache geplant ist, ist eine funktional eingeschränkte Version auch für kleinere Einrichtungen der Kindertagespflege / Tagesmütter zu entwickeln, um diese dann noch kostengünstiger anzubieten zu können. Auch sind wir dabei, die Rahmenbedingungen abzuchecken, ein Software-Escrow anzubieten.

Auf Anfrage senden wir Ihnen gern Angaben zu Referenzen der Software zu (derzeit 15 Kita-Träger in Sachsen und Thüringen mit insgesamt über 5000 Kindern - Stand Oktober 2019)