Kita Abrechnung ist eine mandanten- und netzwerkfähige Software zur Verwaltung und Abrechnung von Kindertagesstätten auf Mietbasis (SaaS).
Funktionsumfang
- Stammdatenverwaltung - Erfassung und Pflege aller Daten, getrennt von den Vorgängen und dem Ausgabebereich (Listen)
- Kinder - enthalten auch Angaben wie Betreuungszeit, Familienstand, Geschwisterkinder, Zuschuss-Jugendamt usw.
- Erziehungsberechtigte - enthält unter anderem auch die Eltern-Kind-Beziehungen
- Bankverbindungen - extra gesicherter Bereich, falls das Sepa-Modul für den Lastschrifteinzug genutzt wird
- Personal - falls das Modul Personalwesen genutzt wird
- Träger - alle Angaben zum Kita-Träger
- Kitas - alle Angaben zu den einzelnen Kindertagesstätten
- Kitagruppen - die Kitagruppen mit Zuordnung zu den Kitas
- Kostenträger - Jugendamt, Jobcenter usw.
- Elternbeitragstabelle - falls diese für die Berechnung der Elternbeiträge verwendet werden soll
- Monatskostenarten - vordefinierte Kostenarten um die spätere Eingabe zu automatisieren
- monatliche Abrechnung der Betreuungs-, Verpflegungs- und aller sonstigen Kosten - (in Vorgänge)
- automatische Ermittlung der Elternbeiträge/Betreuungskosten anhand aktuell verfügbarer Stammdaten
- automatischer Abzug Zuschuss Jugendamt von den Elternbeiträgen/Betreuungskosten anhand aktuell verfügbarer Stammdaten
- Erfassung entweder als Anzahl oder Betrag für vordefinierte Monatskosten/Verpflegungskosten aller Kinder
- Erfassung aller sonstigen Kosten, die im Abrechnungsmonat für alle Kinder angefallen sind
- Erfassung von Korrekturbeträgen vorangegangener Abrechnungsmonate
- Monatsabrechnung mit:
- Zusammenfassung und Kontrollvorschau aller Kosten des Abrechnungsmonats
- interne Prüfung auf Vollständigkeit aller für die Durchführung der Monatsabrechnung benötigter Stammdaten und Programmeinstellungen
- Prüfung ob Kinder aufgrund des Alters von Krippe auf Kindergarten umgestellt werden sollten
- erst nach Klick auf Monat endgültig abrechnen ist die Monatsabrechnung vollzogen (die Werte können danach nicht mehr verändert werden!)
- Sepa-Lastschrifteinzug durch Erstellung einer Sepalastschriftdatei als Schnittstelle zu allen gängigen Finanzbuchhaltungsprogrammen
- Rechnungsgenerierung für alle nicht am Lastschriftverfahren teilnehmenden Erziehungsberechtigten
- Archivierung auch trägerspezifischer Ausgabelisten der durchgeführten Monatsabrechnungen
- Personalstundenverwaltung - nach tatsächlichem Vollzeit-Äquivalent und gesetzlich vorgegebenen Betreuungsschlüssel/Personalschlüssel (in Vorgänge)
- Ermittlung des tatsächlich zur Verfügung stehenden Vollzeit-Äquivalent laut durchgeführten Monatsabrechnungen (auch Vollzeitbetreuungsäquivalent, Vollbeschäftigteneinheit oder Personalschlüssel genannt)
- Möglichkeit des manuellen Hinzufügens von zusätzlichen Vollzeit-Äquivalent-Beträgen (Beispiel Vorschule)
- Erfassung der Personalstunden (Auswahl: nach Woche, Monat oder Übernahme vom Dienstplan - minimal, normal oder erweitert)
- internes Stundenkonto Ermittlung Stundenüberhang/Minusstunden anhand tatsächlichem Vollzeit-Äquivalent und tatsächlichen Personalstunden, mit Übertrag Vormonat usw.
- Listen - enthält alle möglichen Ausgabeformen und -medien, Auswertungen, Tabellen, Listen, Historie
- Kinder - alle die Stammdaten der Kinder betreffende und daraus abgeleitete Listen
- Erziehungsberechtigte - Kontaktlisten, Abholberechtigte und so weiter
- Personal - unter anderen auch mit Vollzeit-Äquivalent, Personalstunden, Stundenkonto
- Kostenträger - Jugendamt Zuschüsse, Absenkungsbeträge, Bildung und Teilhabe usw.
- Monatsabrechnung - Elternbeiträge, Monatskosten, Rechnungen, offene Posten und trägerspezifische Listen
- Jahresabrechnung - Nachweise über Elternbeiträge/Betreuungskosten und Monatskosten/Verpflegungskosten
- zusätzliche Module - (in Vorgänge)
- Anmeldewesen - Voranmeldung von Kindern, unterteilt in beantragt, genehmigt und Prioritäten, mit Warteliste
- Personalwesen - mit Übersicht, Urlaub, Überstunden, Krank und Lohn
- Dokumentwesen - Verträge, Verordnungen, Datenblätter, alles trägerspezifisch und erweiterbar
- Planungswesen - Kinder, Vollzeit-Äquivalent, Personalbedarf
- Dienstplan - mit Voreinstellungen, Wochen- und Tagesansicht
- Jahreskalender - kleines Zusatzmodul zum Ausdrucken von Kalendern, beispielsweise mit den Geburtstagen der Kinder
Philosophie
Drei Worte sollen unser Ziel bei der Entwicklung von Kita Abrechnung umschreiben:
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unkompliziert - Um die gesamte Software möglichst übersichtlich und die Bedienung leicht nachvollziehbar zu gestalten, ist das Programm in nur drei Hauptbereiche unterteilt. Das sind Stammdaten, Vorgänge und Listen. Man könnte vereinfacht auch sagen Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe.
Während also in den Stammdaten nur Daten angepasst, im Bereich Listen nur Tabellen und Auswertungen angezeigt werden, dient der Bereich Vorgänge allen aus der Praxis übernommenen Vorgängen und zusätzlichen Modulen. Dieser Grundsatz konnte zwar nicht immer ganz hundertprozentig eingehalten werden, aber als grundsätzliches Ziel dient er trotzdem.
Weiterhin verfolgen wir das Ziel die Software möglichst unkompliziert zu gestalten, indem wir nur die jeweils vom Kita-Träger benötigten Module einbinden, was wiederum die Übersichtlichkeit merklich erhöht.
Auch ist es vor allem zum Beginn der Softwarenutzung sehr von Vorteil, wenn Sie das Programm in Absprache mit uns zusammen konfigurieren und damit an alle trägerspezifischen Besonderheiten anpassen, ehe es den vollständigen Betrieb für alle Benutzer aufnimmt.
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bedarfsorientiert - Da es in der Praxis schwer realisierbar ist, eine alle mögliche Funktionen und Szenarien abdeckende Software anzubieten, die trotzdem noch unkompliziert und übersichtlich ist, gehen wir den Weg des Minimalismus "zurück zu den Wurzeln". Das heißt, in jeder neuen Installation sollten zuerst nur die grundlegendsten Funktionen zur Verfügung stehen um dann erst nach Absprache mit dem jeweiligen Kita-Träger alles das nachzurüsten was wirklich benötigt wird.
Außerdem unterscheiden sich die Anforderungen aufgrund bundesland-, kommunal- und trägerspezifischer Gesichtspunkte oft so sehr, dass eine bedarfsorientierte Zusammenstellung der Software fast unumgänglich scheint.
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erweiterbar - Kita Abrechnung wird ständig weiterentwickelt, auch wenn man das als Nutzer vielleicht manches mal gar nicht mitbekommt, nicht jedes Programmupdate wird in jeder trägerspezifischen Installation immer vollständig eingepflegt.
Durch den hierarchisch strukturierten und modulbasierten Aufbau der Software ist es recht gut möglich, kundenspezifische Erweiterungen einzuprogrammieren. Sprechen Sie uns an, oftmals wurde der eine oder andere Wunsch schon für andere Kita-Träger realisiert und könnte für Sie einfach übernommen werden. Oder wir fertigen eine neue Erweiterung dann nach Absprache mit Ihnen.
Diesen drei Worten unserer Philosophie bei der Entwicklung der Software, soll hier noch ein viertes Wort folgen, das während der Verwendung der Software für uns wichtig ist:
Kita Abrechnung ist eine Software für Kinderkrippe, Kindergarten und Hort.
Zielgruppen sind neben freien, kirchlichen, kommunalen, nicht-öffentlichen oder privaten Kita-Trägern auch Elterninitiativen, Vereine, Wohlfahrtsverbände und Einrichtungen zur Kindertagespflege.
Die Software ist speziell für die Bundesländer Sachsen, Thüringen und Sachsen Anhalt ausgerichtet, aber auch für andere Bundesländer anpassbar.
