ProSonata - Agentursoftware Zeiterfassung und Faktura

ProSonata ist die einfach zu bedienende und preiswerte Lösung zur Projektverwaltung und Abrechnung. Sie erfüllt alle Anforderungen an ein projektbasiertes Arbeiten und eignet sich unter anderem für Agenturen, Beratungsunternehmen und Ingenieurbüros. Aber auch Freelancer, wie Grafiker, Berater oder Trainer profitieren von der Software. ProSonata läuft webbasiert auf Macs, PCs und Tablets und hilft effektiv bei Projekthandling, Zeiterfassung, Aufgaben, Angeboten und Rechnungen. Zusätzlich gibt es einen Zugang für Smartphones für die Zeiterfassung und Kontaktsuche unterwegs.

ProSonata wird als Mietlösung (SaaS) in Deutschland gehostet, gewartet und weiterentwickelt. Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung der Software und stehen mit unserem persönlichen Support zur Verfügung.

Funktionsübersicht

Projekte mit Zeiterfassung und Aufgaben (Listen und Kanban-Boards)
Angebote, Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Mahnungen
e-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format
Fremdkosten
SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften als XML-Datei für das Banking
Bankabgleich der Kontoauszüge mit offenen Rechnungen
Kontaktverwaltung
Arbeitszeiterfassung (inkl. Urlaub und Urlaubsanträgen)
Dateiverwaltung (auf eigenem Server über FTP-Client)
Benutzerverwaltung (mit Rechtegruppen)
Analyse
FiBu-Export (DATEV-kompatibel), XLS-/CSV-Export aller wichtigen Daten
Programmoberfläche über kostenlose Farbthemes änderbar
API zur Nutzung der Daten in eigenen Anwendungen
Optional: CRM, Urlaubsanträge, Ressourcenübersicht
Optional: Integration eines individuellen Corporate Designs in der PDF-Ausgabe

Die Funktionen im Detail

Projektverwaltung

Projekte sind die grundlegenden Basis im Programm. Zu einem Projekt werden Aufgaben, Zeiten und Daten erfasst und Angebote, Rechnungen und Fremdkosten zugeordnet. Im Bereich »meine Projekte« finden Sie für die tägliche Arbeit die Ihnen zugeordneten Projekte. Weitere Untermenüpunkte erlauben die schnelle Zeit- und Aufgabenerfassung. Eine »Ampelanzeige« und verschiedene Filtermöglichkeiten unterstützen beim Controlling der geplanten und erfassten Projektzeiten.

Projektaufgaben

Im Bereich »Projektaufgaben« können sich die Mitarbeiter projektbezogene To-do-Listen und Kanban-Boards anlegen. Es sind verschiedene Funktionen zur Aufgabenerfassung und Aufgabeneinteilung vorgesehen. Eine To-do-Liste zeigt die Aufgaben für den aktuellen Tag. Aufgaben können schnell und einfach gelesen oder erledigt markiert werden.

Pro Mitarbeiter stehen abonnierbare iCal-Kalender-Dateien zur Verfügung, womit die Aufgaben mit Datumsangabe auch z.B. in iCal oder Outlook integrierbar sind.

Kontaktmanagement

Das Kontaktmanagement unterstützt Sie bei der Erfassung und Verwaltung Ihrer sämtlichen Kontakte und speichert diese in einer zentralen Datenbank. ProSonata bietet die wichtigen Schnittstellen für Import und Export.

Zeiterfassung

Die Projektzeiterfassung kann manuell in der Schnellerfassung, im Projekt oder über »Projekt Timer« erfolgen. Mitarbeiter können parallel mehrere Projekt Timer öffnen und per Start und Stop die verbrauchten Zeiten speichern.

Optional ist die Erfassung von Arbeitszeiten (Start, Ende, Pausen) möglich, die sich einfach und übersichtlich auswerten lassen. Es sind auch Funktionen für Zeitkonten bzw. zur Überstundenerfassung vorhanden. Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage können einfach eingetragen werden und es steht ein Modul für die Urlaubsplanung und Urlaubsanträge zur Verfügung.

Faktura (Angebote, Rechnungen, Abo-Rechnung, Mahnungen)

ProSonata umfasst ein komplettes Faktura-Tool für Angebotswesen, Rechnungen, Abo-Rechnungen und Mahnwesen. Selbstverständlich kann dabei sowohl die digitale Ausgabe als auch die Printausgabe an Ihr Corporate Design angepasst werden. Die Faktura-PDFs lassen sich einfach und unkompliziert per E-Mail über einen eigenen SMTP-Mailserver an den Empfänger versenden. Die Mailtexte sind dabei in den Systemeinstellungen konfigurierbar.

Rechnungen können in allen Accounts unserer Software ohne Zusatzkosten im ZUGFeRD- und XRechnung-Format erstellt werden, d.h. in den PDF/A-3-Dokumenten sind die Rechnungsdaten zusätzlich im XML-Format eingebettet.

Der Bankabgleich der offenen Rechnungen/Kosten mit Ihrem Bankkonto ist einfach möglich. Hierzu können die Kontoauszüge im CSV-/XLS oder CAMT-Format ins System geladen werden. Den Transaktionen werden dann automatisch Vorschläge zu passenden offenen Rechnungen angeboten und zugeordnet.

Fremdkosten und Projektauswertung

ProSonata bietet die Möglichkeit Fremdkosten einfach zu erfassen. Berücksichtigung finden sowohl Angebote als auch Rechnungen der Lieferanten. Sie können pro Projekt eine kompakte Auswertung der Gewinne bzw. Fremdkosten mit Rohertrag und Deckungsbeitrag einsehen.

Reporting

Die erfassten Rechnungen und Zeitdaten werden im Bereich »Analyse« als Reports in Echtzeit ausgewertet und mit übersichtlichen Grafik-Charts ergänzt.

Benutzerverwaltung

Die Benutzeranzahl von ProSonata ist theoretisch unbegrenzt – man entscheidet sich bei der Bestellung für ein Benutzerpaket (das auch später bei Bedarf änderbar ist). Es gibt 7 Benutzergruppen: vom Zeiterfasser, der nur Projektzeiten eintragen kann, bis zu weiteren Admins, die alle Rechte besitzen.

API

Mit der ProSonata API steht eine offene Programmierschnittstelle (REST API) Entwicklern zur Verfügung. Sie erlaubt es, über HTTP auf die Daten im vorhandenen ProSonata Account zuzugreifen und diese zu bearbeiten/ergänzen. Damit können Online- und Desktop-Anwendungen erstellt werden, die direkt die Daten des ProSonata Accounts nutzen.

weitere Schnittstellen

Alle relevanten Datensätze lassen sich als XLS-/CSV-Dateien (für MS Excel, OpenOffice) exportieren. Rechnungsdatensätze können DATEV-kompatibel exportiert an den Steuerberater gesendet werden.

ProSonata könnte auch in Ihrem Unternehmen viel bewegen? Kontaktieren Sie uns gerne.

Abkürzungen:

PCs: Personal Computers

SaaS: Software as a Service

Zielgruppen:

Zu unserer Zielgruppe gehören alle projektbasiert arbeitenden Unternehmen.

Dazu gehören:

Agenturen (Werbung, Grafik, PR),
Beratungsunternehmen (Consulting)
Ingenieurbüros
Architekturbüros und KMUs anderer Branchen

Ebenso ist die Software für Freelancer geeignet, die Ihre Projekte inklusive Abrechnungen übersichtlich verwalten möchten.

Referenzen:

Unsere Referenzen erhalten Sie auf Anfrage.

Anbieter Kontaktdaten:

Bopp Medien GmbH & Co. KG

Herr Thorsten Bopp

06051 9716490

E-Mail-Kontaktaufnahme

Funktionen:

Abo-Funktionen

ABO-Rechnungen

Abrechnung verschiedener Zeitmodelle

Abrechnungsfunktionen

Abschlagsrechnungen

Abwesenheitsmanagement

Adress- und Kontaktlisten

Adressdubletten

Adressen-Zusammenführung

Adressverwaltung

Angebotsmanagement

Angebotswesen

Ansprechpartner

Arbeitszeiten, Fehlzeiten

Arbeitszeitkorrekturen

Arbeitszeitmodelle

Arbeitszeitüberwachung

Arbeitszeitverwaltung

Archivierung

Artikel-, Kunden- und Rechnungsnummern

Aufgabenmanagement

Auftrags- und Projektzeiten

Auftragsmanagement

Auswertung

Bearbeitungszeiten

Belegstorno

Benachrichtigungssystem

Benutzer- und Rechteverwaltung

Benutzermanagement

Berichte

Buchung Arbeitszeiten

Collaboration

Collaboration und Projektgruppen

Controllingfunktionen

CRM

Darstellung Personal-Anwesenheitsübersichten

Dashboards

Dublettenfunktionen

E-Mail-Funktionen

E-Mail-Rechnungsversand

Echtzeiterfassung

Einbindung Firmen-Logos und Bilder

Erinnerungsfunktionen

Fakturierung

Feiertagsverwaltung

Fremdwährungen

Gutschriften

iCalendar-Support

Kapazitätsplanung

Kontaktmanagement

Kontaktpersonen

Kopf- und Fußtexte

Kostenerfassung

Kundendaten

Kundendatenimport

Kundenspezifisches Branding

Kundenverwaltung

Leistungsnachweise

Leistungsverzeichnisse

Mehrsprachige Belegausgabe

Mehrwertsteuersatz

Meilensteine

Mobile Zeiterfassung

Multiprojektcontrolling

Notizen

Pausenzeiten

Preismanagement

Prognose und Planung

Projektauswertungen

Projektcontrolling

Projektdatenerfassung

Projektfakturierung

Projektkalkulation

Projektkennziffern

Projektmanagement

Projektplanung

Projektstatistiken

Projektvorlagen

Projektzeiterfassung

Rabatte

Rechnungen

Rechnungen direkt erstellen

Rechnungen im PDF-Format

Rechnungen und Lieferscheine

Rechnungs-Eingangsbuch

Rechnungs-Export

Rechnungsausgangsbuch

Rechnungslegung

Rechnungspositionen

Rechnungsstellung

Rechnungsverarbeitung

Ressourcenmanagement

Sammelrechnungen

Schlussrechnungen

Schnittstelle Finanzbuchhaltung

SEPA

Sicherung und Archivierung

Stammdatenmanagement

Statistiken

Statusüberwachung

Steuerung Angebotspreise

Stundensatzverwaltung

Terminplanung

Textbausteinverwaltung

Überstundenberechnungen

Umsatzsteuer ID

Urlaubsanspruchsberechnung

Urlaubsanträge und -genehmigungen

Urlaubsmanagement

Versandanbindung

Verwaltung

wiederkehrende Rechnungen

Zahlungsmodalitäten

Zeitbuchungen

Zeitplanung

Zentrale Adressverwaltung

Zustelladressen

Preise:

0

EUR

ab 8,-

EUR

zzgl. 19% MwSt

monatlich

1 Benutzer

ab 30,-

EUR

zzgl. 19% MwSt

monatlich

5 Benutzer

ab 80,-

EUR

zzgl. 19% MwSt

monatlich

20 Benutzer

Kunden fragten

Anpassung der PDF-Ausgabe an das Corporate Design des Kunden.
Anpassung der Farbe der Programmoberfläche als individuelles Theme.
Allgemeinen erweiterten Support bei der ersten Einrichtung, wie Unterstützung beim Import von vorhandenen Kontaktdaten.

Die Berechnung erfolgt nach Aufwand, wir erstellen vorab gerne eine Angebot.

Nein, unsere Software bietet aber die Einbindung von Daten mit Datumsbezug (Geburtstage der Kontakte, Aufgaben mit Zieldatum etc.) in bestehende Kalendertools, wie iCal, Google Kalender oder Outlook.

Website Screencasts/Videos, FAQs, Support per E-Mail oder Telefon (kostenlos)
Schulungen nach Absprache online (via Skype oder TeamViewer) oder vor Ort (Kosten 80 €/Stunde netto).

Ja, über das Zusatzmodul CRM können Infos zu Korrespondenzen für Kontakte/Projekte abgelegt werden. Arbeitsanweisungen können über die Projektaufgaben kommuniziert werden.

Unser Fokus liegt immer auf einer möglichst einfachen Bedienung! Überzeugen Sie sich selbst durch einen kostenlosen Test mit unserer frei zugänglichen Demo der Software.

Ja. Unser Fokus liegt auf Dienstleistern, wie Agenturen – das gilt natürlich auch für entsprechende Abteilungen innerhalb größerer Betriebe anderer Branchen.

Webbasierte Lösung (SaaS) auf unserem Server; automatische zentrale Installation durch uns (ohne Zusatzkosten). Updates erscheinen ca. alle 4 bis 6 Wochen.

Ja, die Software läuft webbasiert mit allen gängigen Browsern auf Windows, Max OS X und Tablets (iOS, Android).

Ja, diverse globale Analysen, wie auch eine Projektauswertung bis zum Rohertrag und Deckungsbeitrag

Ja, mitarbeiterbezogen auf Basis hinterlegter Projektaufgaben mit geplanten Zeitaufwänden

Ja, es lassen sich Leistungsvorlagen anlegen, die auch Produkte beinhalten können.

Ja, FiBu-export Datev- bzw. Lexware-kompatibel ist ohne Zusatzkosten vorhanden.

Angebote und Rechnungen ja. Lieferscheine derzeit noch nicht unterstützt.

Ja, es können beliebig viele Adressen zu einer Firma angelegt werden.

Onlinebasierte Lösung, läuft auf Mac, PC, Tablets

Umsätze pro Kunde lassen sich einfach ersehen.

Ja, sie wird nur als SaaS-Lösung angeboten.

Ja, die Zeiterfassung ist projektbezogen.

Ja! Das ist unsere Hauptzielgruppe.

Ja. Diese ist bereits enthalten!

Ja.

Technische Angaben:

webbasiert:

ja

SaaS, Cloud:

ja

On-Premises (lokale Installation):

nein

multiuser-fähig (netzwerkfähig):

ja

mandantenfähig:

nein

Wartung:

nicht erforderlich

Customizing-Option:

gegen Entgelt möglich

Erstinstallation (Jahr):

2011

Sitz des Herstellers:

Deutschland

Schulung:

gegen Entgelt

Hotline:

im Preis enthalten

Installationssupport:

im Preis enthalten

Dokumentation:

Online Hilfe, Demoversion

Dialogsprache(n):

Englisch, Deutsch

Systemvoraussetzungen:

kompatible Betriebssysteme (läuft mit):

Win 11

Win 10

Win 8

Win 7

Win Server

Mainframe basierend

Unix basierend

Linux basierend

Mac OS

Mobile Betriebssysteme (unterstützt):

iOS

Android

Alte kompatible Betriebssysteme:

Win Vista

Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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