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ProSonata - Agentursoftware, Zeiterfassung und Faktura

Die beliebte und günstige Software für Agenturen und Freelancer

Version:  9.2

Kompatibel mit
 
 
 
 
 
 
 
 

ProSonata ist die einfach zu bedienende und preiswerte Lösung zur Projektverwaltung und Abrechnung. Sie erfüllt alle Anforderungen an ein projektbasiertes Arbeiten und eignet sich unter anderem für Agenturen, Beratungsunternehmen und Ingenieurbüros. Aber auch Freelancer, wie Grafiker, Berater oder Trainer profitieren von der Software. ProSonata läuft webbasiert auf Macs, PCs und Tablets und hilft effektiv bei Projekthandling, Zeiterfassung, Aufgaben, Angeboten und Rechnungen. Zusätzlich gibt es einen Zugang für Smartphones für die Zeiterfassung und Kontaktsuche unterwegs.

ProSonata wird als Mietlösung (SaaS) in Deutschland gehostet, gewartet und weiterentwickelt. Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung der Software und stehen mit unserem persönlichen Support zur Verfügung.

Funktionsübersicht

  • Projekte mit Zeiterfassung und Aufgaben (Listen und Kanban-Boards)
  • Angebote, Rechnungen, wiederkehrende Rechnungen, Mahnungen
  • e-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnung-Format
  • Fremdkosten
  • SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften als XML-Datei für das Banking
  • Bankabgleich der Kontoauszüge mit offenen Rechnungen
  • Kontaktverwaltung
  • Arbeitszeiterfassung (inkl. Urlaub und Urlaubsanträgen)
  • Dateiverwaltung (auf eigenem Server über FTP-Client)
  • Benutzerverwaltung (mit Rechtegruppen)
  • Analyse
  • FiBu-Export (DATEV-kompatibel), XLS-/CSV-Export aller wichtigen Daten
  • Programmoberfläche über kostenlose Farbthemes änderbar
  • API zur Nutzung der Daten in eigenen Anwendungen
  • Optional: CRM, Urlaubsanträge, Ressourcenübersicht
  • Optional: Integration eines individuellen Corporate Designs in der PDF-Ausgabe

Die Funktionen im Detail

Projektverwaltung

Projekte sind die grundlegenden Basis im Programm. Zu einem Projekt werden Aufgaben, Zeiten und Daten erfasst und Angebote, Rechnungen und Fremdkosten zugeordnet. Im Bereich »meine Projekte« finden Sie für die tägliche Arbeit die Ihnen zugeordneten Projekte. Weitere Untermenüpunkte erlauben die schnelle Zeit- und Aufgabenerfassung. Eine »Ampelanzeige« und verschiedene Filtermöglichkeiten unterstützen beim Controlling der geplanten und erfassten Projektzeiten.

Projektaufgaben

Im Bereich »Projektaufgaben« können sich die Mitarbeiter projektbezogene To-do-Listen und Kanban-Boards anlegen. Es sind verschiedene Funktionen zur Aufgabenerfassung und Aufgabeneinteilung vorgesehen. Eine To-do-Liste zeigt die Aufgaben für den aktuellen Tag. Aufgaben können schnell und einfach gelesen oder erledigt markiert werden.

Pro Mitarbeiter stehen abonnierbare iCal-Kalender-Dateien zur Verfügung, womit die Aufgaben mit Datumsangabe auch z.B. in iCal oder Outlook integrierbar sind.

Kontaktmanagement

Das Kontaktmanagement unterstützt Sie bei der Erfassung und Verwaltung Ihrer sämtlichen Kontakte und speichert diese in einer zentralen Datenbank. ProSonata bietet die wichtigen Schnittstellen für Import und Export. 

Zeiterfassung

Die Projektzeiterfassung kann manuell in der Schnellerfassung, im Projekt oder über »Projekt Timer« erfolgen. Mitarbeiter können parallel mehrere Projekt Timer öffnen und per Start und Stop die verbrauchten Zeiten speichern.

Optional ist die Erfassung von Arbeitszeiten (Start, Ende, Pausen) möglich, die sich einfach und übersichtlich auswerten lassen. Es sind auch Funktionen für Zeitkonten bzw. zur Überstundenerfassung vorhanden. Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage können einfach eingetragen werden und es steht ein Modul für die Urlaubsplanung und Urlaubsanträge zur Verfügung.

Faktura (Angebote, Rechnungen, Abo-Rechnung, Mahnungen)

ProSonata umfasst ein komplettes Faktura-Tool für Angebotswesen, Rechnungen, Abo-Rechnungen und Mahnwesen. Selbstverständlich kann dabei sowohl die digitale Ausgabe als auch die Printausgabe an Ihr Corporate Design angepasst werden. Die Faktura-PDFs lassen sich einfach und unkompliziert per E-Mail über einen eigenen SMTP-Mailserver an den Empfänger versenden. Die Mailtexte sind dabei in den Systemeinstellungen konfigurierbar.

Rechnungen können in allen Accounts unserer Software ohne Zusatzkosten im ZUGFeRD- und XRechnung-Format erstellt werden, d.h. in den PDF/A-3-Dokumenten sind die Rechnungsdaten zusätzlich im XML-Format eingebettet.

Der Bankabgleich der offenen Rechnungen/Kosten mit Ihrem Bankkonto ist einfach möglich. Hierzu können die Kontoauszüge im CSV-/XLS oder CAMT-Format ins System geladen werden. Den Transaktionen werden dann automatisch Vorschläge zu passenden offenen Rechnungen angeboten und zugeordnet.

Fremdkosten und Projektauswertung

ProSonata bietet die Möglichkeit Fremdkosten einfach zu erfassen. Berücksichtigung finden sowohl Angebote als auch Rechnungen der Lieferanten. Sie können pro Projekt eine kompakte Auswertung der Gewinne bzw. Fremdkosten mit Rohertrag und Deckungsbeitrag einsehen.

Reporting

Die erfassten Rechnungen und Zeitdaten werden im Bereich »Analyse« als Reports in Echtzeit ausgewertet und mit übersichtlichen Grafik-Charts ergänzt.

Benutzerverwaltung

Die Benutzeranzahl von ProSonata ist theoretisch unbegrenzt – man entscheidet sich bei der Bestellung für ein Benutzerpaket (das auch später bei Bedarf änderbar ist). Es gibt 7 Benutzergruppen: vom Zeiterfasser, der nur Projektzeiten eintragen kann, bis zu weiteren Admins, die alle Rechte besitzen.

API

Mit der ProSonata API steht eine offene Programmierschnittstelle (REST API) Entwicklern zur Verfügung. Sie erlaubt es, über HTTP auf die Daten im vorhandenen ProSonata Account zuzugreifen und diese zu bearbeiten/ergänzen. Damit können Online- und Desktop-Anwendungen erstellt werden, die direkt die Daten des ProSonata Accounts nutzen.

weitere Schnittstellen

Alle relevanten Datensätze lassen sich als XLS-/CSV-Dateien (für MS Excel, OpenOffice) exportieren. Rechnungsdatensätze können DATEV-kompatibel exportiert an den Steuerberater gesendet werden.

ProSonata könnte auch in Ihrem Unternehmen viel bewegen? Kontaktieren Sie uns gerne.

Funktionen:
Abo-Funktionen
ABO-Rechnungen
Abrechnung verschiedener Zeitmodelle
Abrechnungsfunktionen
Abschlagsrechnungen
Abwesenheitsmanagement
Adress- und Kontaktlisten
Adressdubletten
Adressen-Zusammenführung
Adressverwaltung
Angebotsmanagement
Angebotswesen
Ansprechpartner
Arbeitszeiten, Fehlzeiten
Arbeitszeitkorrekturen
Arbeitszeitmodelle
Arbeitszeitüberwachung
Arbeitszeitverwaltung
Archivierung
Artikel-, Kunden- und Rechnungsnummern
Aufgabenmanagement
Auftrags- und Projektzeiten
Auftragsmanagement
Auswertung
Bearbeitungszeiten
Belegstorno
Benachrichtigungssystem
Benutzer- und Rechteverwaltung
Benutzermanagement
Berichte
Buchung Arbeitszeiten
Collaboration
Collaboration und Projektgruppen
Controllingfunktionen
CRM
Darstellung Personal-Anwesenheitsübersichten
Dashboards
Dublettenfunktionen
E-Mail-Funktionen
E-Mail-Rechnungsversand
Echtzeiterfassung
Einbindung Firmen-Logos und Bilder
Erinnerungsfunktionen
Fakturierung
Feiertagsverwaltung
Fremdwährungen
Gutschriften
iCalendar-Support
Kapazitätsplanung
Kontaktmanagement
Kontaktpersonen
Kopf- und Fußtexte
Kostenerfassung
Kundendaten
Kundendatenimport
Kundenspezifisches Branding
Kundenverwaltung
Leistungsnachweise
Leistungsverzeichnisse
Mehrsprachige Belegausgabe
Mehrwertsteuersatz
Meilensteine
Mobile Zeiterfassung
Multiprojektcontrolling
Notizen
Pausenzeiten
Preismanagement
Prognose und Planung
Projektauswertungen
Projektcontrolling
Projektdatenerfassung
Projektfakturierung
Projektkalkulation
Projektkennziffern
Projektmanagement
Projektplanung
Projektstatistiken
Projektvorlagen
Projektzeiterfassung
Rabatte
Rechnungen
Rechnungen direkt erstellen
Rechnungen im PDF-Format
Rechnungen und Lieferscheine
Rechnungs-Eingangsbuch
Rechnungs-Export
Rechnungsausgangsbuch
Rechnungslegung
Rechnungspositionen
Rechnungsstellung
Rechnungsverarbeitung
Ressourcenmanagement
Sammelrechnungen
Schlussrechnungen
Schnittstelle Finanzbuchhaltung
SEPA
Sicherung und Archivierung
Stammdatenmanagement
Statistiken
Statusüberwachung
Steuerung Angebotspreise
Stundensatzverwaltung
Terminplanung
Textbausteinverwaltung
Überstundenberechnungen
Umsatzsteuer ID
Urlaubsanspruchsberechnung
Urlaubsanträge und -genehmigungen
Urlaubsmanagement
Versandanbindung
Verwaltung
wiederkehrende Rechnungen
Zahlungsmodalitäten
Zeitbuchungen
Zeitplanung
Zentrale Adressverwaltung
Zustelladressen
Zielgruppen:

Zu unserer Zielgruppe gehören alle projektbasiert arbeitenden Unternehmen.

Dazu gehören:

  • Agenturen (Werbung, Grafik, PR),
  • Beratungsunternehmen (Consulting)
  • Ingenieurbüros
  • Architekturbüros und KMUs anderer Branchen

Ebenso ist die Software für Freelancer geeignet, die Ihre Projekte inklusive Abrechnungen übersichtlich verwalten möchten.

Preise:
ab 9,52 EUR (8 EUR zzgl. 19% MwSt) monatlich - 1 Benutzer
ab 29,75 EUR (25 EUR zzgl. 19% MwSt) monatlich - 5 Benutzer
ab 71,40 EUR (60 EUR zzgl. 19% MwSt) monatlich - 20 Benutzer
Kunden fragten
Welche Customizing-Optionen bieten Sie im Zusammenhang mit der Software an?
Anpassung der PDF-Ausgabe an das Corporate Design des Kunden.
Anpassung der Farbe der Programmoberfläche als individuelles Theme.
Allgemeinen erweiterten Support bei der ersten Einrichtung, wie Unterstützung beim Import von vorhandenen Kontaktdaten.

Die Berechnung erfolgt nach Aufwand, wir erstellen vorab gerne eine Angebot.
Sind Kalenderfunktionen enthalten?
Nein, unsere Software bietet aber die Einbindung von Daten mit Datumsbezug (Geburtstage der Kontakte, Aufgaben mit Zieldatum etc.) in bestehende Kalendertools, wie iCal, Google Kalender oder Outlook.
Welche Softwaredokumentationen bzw. Schulungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung (Handbuch, Forum, Online-Hilfe, FAQ, Support, ..)?
Website Screencasts/Videos, FAQs, Support per E-Mail oder Telefon (kostenlos)
Schulungen nach Absprache online (via Skype oder TeamViewer) oder vor Ort (Kosten 80 €/Stunde netto).
Ermöglicht Ihre Software neben einer Dokumentation von Projektinformationen auch die Archivierung von Korrespondenzen und den Austausch von Arbeitsanweisungen?
Ja, über das Zusatzmodul CRM können Infos zu Korrespondenzen für Kontakte/Projekte abgelegt werden. Arbeitsanweisungen können über die Projektaufgaben kommuniziert werden.
Ist die Software einfach zu bedienen?
Unser Fokus liegt immer auf einer möglichst einfachen Bedienung! Überzeugen Sie sich selbst durch einen kostenlosen Test mit unserer frei zugänglichen Demo der Software.
weitere Antworten auf Kundenanfragen
Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Herr Thorsten Bopp
06051 9716490
Links und Kontakt:
Videotermin
anfragen
Demoversion
direkt zur Webseite
Informationsmaterial
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Anwenderbericht
direkt zur Webseite

Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

Werbeagentur sucht Projektmanagement, Zeiterfassung und CRM

Projekt Nr.: 22/2910
Ausschreibung bis: 26. Okt 2022

Ich suche für meine Werbeagentur eine Projektmanagement-Software mit Zeiterfassung und CRM. ... mehr

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Architektur- und Planungsbüro sucht Projektmanagementsoftware (inkl. Projektcontrolling)

Projekt Nr.: 21/2598
Ausschreibung bis: Beendet

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