Wir sind ein externer Beratungsdienstleister mit Sitz in der Schweiz und suchen eine Software, die uns beim Personalmanagement, der Ressourcenplanung und dem Projektmanagement unterstützt. Ziel ist die korrekte Offerten- und Rechnungstellung.
Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:
HR-Funktionen
- Verwaltung von Berechtigungen in allen Kategorien; Schreib-, Zugriff-, und Sichtbarkeitsrechte sollten für jeden Benutzer festgelegt werden können
- ein Mitarbeiter soll nur die ihm zugewiesenen Projekte sehen können
- nicht sichtbar für alle Mitarbeiter sollten sein:
- Leistung der anderen Mitarbeiter
- Budgetverwaltung außerhalb von eigenen Projekten
- Sichtbarkeit von Urlaub und Überstunden
- Daten der anderen Ingenieure wie Stundensätze
- Zeiterfassung
- soll von jedem Mitarbeiter selbst ausgeführt werden können
- Auswahlmöglichkeit, auf zugewiesene Projekte Stunden zu buchen; dabei ist es wichtig, dass diese als abrechenbar bzw. nicht abrechenbar ausgewiesen werden, damit die Zeit später in der Rechnungsstellung korrekt übernommen wird
- Format der Zeiteintragung wichtig: die Zeit soll nach Start- und Endzeit oder die verwendete Zeit in Stunden und Minuten eingetragen werden können
- Überstunden sollen vom System ausgewiesen werden
- getrennte Berechnung für Überstunden, Nachtzuschläge, Mehrzeit, Überzeit (Schweiz) soll verfügbar sein
- Urlaub
- Urlaubsplanung soll von Administratoren möglich sein
- Anfragen von Mitarbeitern und Freigabe durch Vorgesetzte
- Angabe von verbleibendem Urlaub pro Person
- personenbezogen individuell zuweisbare Urlaubstage
- Übersicht der Urlaubsplanung (für Vorgesetzte) von allen Mitarbeitern mit Feiertagen und Brückentagen (auch sichtbar für alle möglich)
CRM-Funktionen
- Speichern und Verwalten von Kunden- und Unternehmensdaten
- Datenbank soll abhängig von Berechtigungen verschiedenen Nutzern zur Verfügung stehen
- Erstellung von Angeboten bzw. Offerten
- bei diesen sollen nach Kunden bzw. Unternehmen spezifische Layouts bzw. Vorlagen erstellbar sein
- bestimmte wiederkehrende Tätigkeiten sollen als Vorlage schnell eingefügt werden können
- Übertragung von Kundendaten in Offerten bzw. Projekte
- Senden von Rechnungen bzw. Offerten per E-Mail (ggfs. durch Integration eines externen Programms)
- Offerten sollen danach in Projekte überführt werden können; Übernahme der Daten
- auch manuelle Erstellung von Projekten
Projekte
- je nach Art der Offerte soll ein Layout der einzelnen Phasen des Projekts eingefügt werden können
- Gantt- oder Kanban-Graphen sollen die einzelnen Tasks des Projekts wiedergeben und so bearbeitet werden können, dass der Fortschritt von Vorgesetzen überprüft und eine Übergabe einfach möglich ist
- Budgetanpassung und Rechnungsausstellung für Dritte sollen möglich sein
- es soll eine Übersicht über die Projekte, deren Status und die Ressourcenauslastung vorhanden sein
Zusätzliche Funktionen
- Aufgaben bzw. Tasks: eine Funktion zur Bearbeitung von Tasks, sowie Layouts für verschiedene Arten von Projekten sollen vorhanden sein
- es sollten Funktionen zur Verfolgung vom Aufgabenstatus, Zuweisungen, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten vorhanden sein
- Kommunikation und Zusammenarbeit: die Anwendung sollte eine Kommentarfunktion für die Zeiterfassung und für die Tasks beinhalten
- eine Dokumentenablage für die einzelnen Projekte oder Tasks soll verfügbar sein
- Datensicherheit: es sollen Sicherheitsmaßnahmen vorhanden sein, die den Schutz von vertraulichen Daten gewährleisten; das kann durch eine Passwortvergabe und Zwei-Faktor-Authentifizierung erfolgen
- Support: es soll ein Support-Team verfügbar sein, um bei Fragen oder Problemen zu helfen
- es sollen Schulungsvideos vorhanden sein, um die Einarbeitung zu erleichtern
Mittelfristig sind ca. 20 Software-Arbeitsplätze geplant.