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Vier Gründe, um in HR-Software zu investieren

(HR) - Humankapital - was früher noch als Personalabteilung bezeichnet wurde, wird nun oft in mittleren und vor allem in großen Unternehmen als HR-Abteilung geführt. Es wird von HR Management gesprochen und Personalverwaltung in allen ihren Bereichen mit:

  • Einstellungen,
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung,
  • Zeiterfassung,
  • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung,
  • Weiterbildung,
  • Stellenplanung,
  • Bewerbermanagement,
  • Nachfolgeplanung
  • usw.

ist damit gemeint. Mit der dazugehörigen Software, die die jeweiligen Aufgaben in der Personalverwaltung bzw. dem Personalwesen abbildet, ist dies ebenso. Auch hier wird nun meist von HR-Software gesprochen.

Die Personalabteilung ist für praktisch alle Aufgaben und Abläufe rund um die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zuständig. Je größer das Unternehmen bzw. je mehr Beschäftigte das Unternehmen hat, desto umfangreicher und arbeitsintensiver sind die Aufgaben der HR-Abteilung. Lohn- und Gehaltsabrechnung, Schichtplanung, Einsatzpläne, die Aufzeichnung von Aktivitäten und viele weitere Aufgaben fallen in der HR-Abteilung an. Diese Vielfalt an Aufgaben und Anforderungen spiegelt sich auch in der HR-Software wider.

Bereits 2012 haben laut einer Umfrage von statista.com über 86% aller befragten Unternehmen mit über 250 Mitarbeitern Software für die Personalabrechnung eingesetzt. Über 83% der Unternehmen mit einer Größe von 250 Mitarbeitern und mehr nutzten Software für Zeitwirtschaft und mehr als die Hälfte nutzte Programme für die Personaleinsatzplanung. Für die Personalverwaltung und das Bewerbermanagement setzten rund die Hälfte der Unternehmen mit mehr als 2000 Mitarbeitern Software ein. In Betrieben mit weniger Beschäftigten kam Software damals für diese beiden Bereiche deutlich weniger oft zum Einsatz. Doch auch kleine Unternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern können immens von HR-Softwarelösungen oder dem Einsatz von bestimmten Modulen für ausgewählte HR-Bereiche profitieren.

So wie sich mit der Zeit die Anforderungen an die Personalverwaltung geändert haben beispielsweise durch gesetzliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung oder auch zum Schutz der persönlichen Daten, so hat sich auch die Software für diesen gesamten Bereich der Human Resources angepasst und stetig erweitert.

Vier gute Gründe, warum Ihr Unternehmen in HR-Software investieren sollte

Je mehr Mitarbeiter ein Betrieb hat, desto umfangreicher werden in der Regel die administrativen Aufgaben. Was sich bei zwei oder drei Mitarbeitern noch mit der kleinen Tabelle erledigen lässt, zum Beispiel für die Urlaubsplanung oder für Stundenabrechnungen wird bei vielen Mitarbeitern schnell unübersichtlich und es schleichen sich zudem Fehler ein, weil hier eine handschriftliche Notiz und dort eine E-Mail mit wichtigen Informationen des Mitarbeiters übersehen wurden. 

HR-Software kann die vielfältigen Arbeiten, die in einer Personalverwaltung anfallen, unterstützen. Die Organisation kann durch Software in der Regel verbessert werden und Fehler reduziert, so dass die HR-Abläufe effizienter und zugleich präziser werden.

1) Personaldaten organisiert und an zentraler Stelle

Ein besonders wichtiger Grund für den Einsatz einer HR-Software ist die zentrale Organisation und Ablage der Personalstammdaten. Befinden sich diese an einer einzigen Stelle können diese sensiblen und personenbezogenen Daten erstens besser vor unbefugtem Zugriff geschützt werden und zweitens sind sie besser auf dem aktuellen Stand zu halten und es werden Fehler bei der Eingabe reduziert, da die Daten nur an einer einzigen Stelle hinzugefügt oder geändert werden müssen.

Die Datensicherheit der persönlichen Daten der Mitarbeiter ist ein wichtiger Aspekt. Nur die entsprechend dafür vorgesehenen Mitarbeiter der Personalabteilung bzw. die jeweiligen Vorgesetzten sollten Einsicht in die sensiblen Daten haben. Außerdem ist zusätzlich auch der Zugriff von außen durch einen Cyberangriff etc. möglichst zu verhindern. Neben möglichen Datenlecks sind aber auch bestimmte weitere Vorgaben der DSGVO wie z.B. Löschfristen, Auskunftspflicht, Recht auf Berichtigung usw. zu berücksichtigen. Auch hier ist der Einsatz einer entsprechenden Software von Vorteil, bei der grundsätzliche Einstellungen für solche Fristen und generell für den Datenzugriff über Benutzer- und Rechtemanagement getätigt werden können.

Die HR-Software kann zudem dafür sorgen, dass alle Informationen zu einem Mitarbeiter in einer einzigen digitalen Personalakte vorliegt. Kein zeitraubendes Suchen mehr nach verteilten Informationen über den Arbeitsvertrag, erfolgte Unterweisungen, Schulungen, Zertifikate, Gehaltsabrechnungen oder weiteren Daten.

2) Verbesserte Rekrutierung und Aufbau eines Talentpools

Die passenden Mitarbeiter zu finden, ist oft schwierig, denn qualifizierte Kräfte werden immer rarer. Kandidaten können sich die Arbeitgeber oft aussuchen. Für Arbeitgeber ist es daher besonders wichtig, einen möglichst einfachen und gleichzeitig schlanken und ansprechenden Bewerbungsprozess zu gestalten. HR-Software kann hierfür genau die entscheidende Plattform und die notwendigen Funktionen für eine perfekte Candidate Experience bieten.

Ob es die Stellenplanung, die Veröffentlichung von Stellen auf verschiedenen Portalen, die internen Bewerbungsabläufe, Bewerbungsformulare oder Lebenslaufprüfung sind, HR-Software kann viele Prozesse strukturieren, optimieren und automatisieren. Daten können schneller und einfacher und vor allem auch standortunabhängig ausgetauscht werden, ein Pool von internen und externen Bewerbern kann verwaltet werden und auch die Übertragung von Daten aus dem Bewerbermanagement in die digitale Personalakte ist unkompliziert möglich. Des Weiteren unterstützt HR-Software nicht nur beim Aufbau eines Talentpools, sondern auch diese Talente langfristig zu fördern und an das Unternehmen zu binden.

3) Verbesserte Entscheidungsfindung, um aktuell und wettbewerbsfähig zu sein

HR-Software kann Management und Personalverantwortliche unterstützen, indem die Software die für Entscheidungen notwendigen Daten und Informationen schneller bereitstellt. Für strategisch wichtige Personalentscheidungen sind nicht nur aktuelle Daten, sondern auch oft miteinander verknüpfte Informationen zum Beispiel über bestimmte Aufgaben und die dafür benötigte Zeit usw. nötig. Auch muss auf veränderte Randbedingungen des Arbeitsmarkts reagiert werden. Werden von den Mitarbeitern beispielsweise flexible Arbeitszeitregelungen präferiert? Sollen präventive Gesundheitsmaßnahmen angeboten werden? Geben evtl. ein Dienstfahrrad oder ein Ticket für ÖPNV bei Kandidaten den Ausschlag für eine Zusage. All dies lässt sich mithilfe einer entsprechenden HR-Suite abbilden.

Aber auch Daten zu den Skills der Mitarbeiter können mithilfe der Software leichter ausgewertet werden. Dies bietet dann besseren Entscheidungsspielraum für die Planung von Weiterbildung und für Personalentwicklung insgesamt.

4) Spart Zeit bei administrativen Aufgaben

Die Personalmanagementprogramme sind in der Regel in der Lage einen Großteil der administrativen Routineaufgaben zu automatisieren. Hierzu gehören z.B. die Erfassung und Verarbeitung von Urlaubsanträgen, die Vorbereitung von Lohnabrechnungen und die Änderungen von Bankverbindungen oder Adressen. HR-Suites können zahlreiche Self-Services bereitstellen, die für die Mitarbeiter der Personalabteilung Entlastung bedeuten. Der manuelle Aufwand für einzelne administrative Aufgaben kann durch den Softwareeinsatz meist deutlich reduziert werden. Gleiches gilt auch zum Beispiel für die Aufgaben rund um Feedbackprozesse. Ein kontinuierliches Feedbacksystem mit automatisierten Workflows kann für schnellere Abhilfe bei Problemen und für mehr Mitarbeiterzufriedenheit sorgen.

Außerdem verkürzt sich ganz generell die Bearbeitungszeit, wenn nicht mehr Papierakten von Büro A nach Büro B gebracht werden müssen, sondern ein Benutzer- und Rechtemanagement für den Zugriff auf digitale Akten sorgt. Weitere Zeit kann dadurch eingespart werden, dass die einzelnen HR-Prozesse über die Software miteinander verknüpft sind.

Fazit

Das Personalmanagement zu digitalisieren bringt für alle Unternehmen unabhängig von der Größe Vorteile. HR-Software unterstützt die Schaffung einer zentralen Datenstruktur für Personaldaten und verschafft durch die Automatisierung von administrativen Routinetätigkeiten den Personalverantwortlichen und den Personalbearbeitern mehr Zeit für wichtige strategische Überlegungen. Die HR-Programme verbessern die Entscheidungsgrundlage für diese strategische Planungen. Ein gutes Personalmanagementprogramm ist die Basis für produktives  Arbeiten im Unternehmen und für die erfolgreiche, wettbewerbsfähige Weiterentwicklung des Personals.

Abkürzungen:
HR: Human Resources
DSGVO: Datenschutzgrundverordnung
evtl.: eventuell
ÖPNV: öffentlicher Personennahverkehr

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