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Rechnungsprogramme für Start-up Unternehmen

Neben der innovativen Idee für das Start-up ist fast nichts für den Geschäftserfolg so wichtig, wie das Erstellen der Rechnungen sowie deren Verfolgung und vor allem auch die Übersicht über die Zahlungen. Während viel Energie in die Umsetzung der Start-up Geschäftsidee fließt, gehört die Buchführung bei den meisten Gründern zu den eher ungeliebten Tätigkeiten. Daher ist es äußerst hilfreich, sich von Rechnungsprogrammen unterstützen zu lassen. Die Rechnungssoftware kann dabei in der Regel automatisch Rechnungen auf der Grundlage des Angebots erstellen, offene Rechnungen überwachen und Zahlungen abgleichen sowie Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen.

Die ersten Rechnungen des neuen Start-up Unternehmens lassen sich natürlich schnell und unkompliziert mit einer gängigen Office Software wie z.B. Word erstellen. Diese Rechnungsstellungen per Bürosoftware können in einer Tabelle abgespeichert werden. Da ein junges Unternehmen meist schnell weitere Rechnungen erstellt und diese Rechnungen verfolgt werden sollen, ist eine Office Software nicht unbedingt die effizienteste Wahl. 

Es ist besser, von vornherein eine Rechnungssoftware auszuwählen und nicht im Verlauf der Geschäftstätigkeit von der bisherigen Office Lösung in ein separates Rechnungsprogramm zu wechseln, da in der Regel bestehende Datensätze in das Programm übertragen werden müssen. Dies ist meist von einer vorherigen selbsterstellten Wordvorlage für die Rechnungen schwieriger als von einer einfachen Rechnungssoftware in ein umfangreicheres Buchhaltungsprogramm zu wechseln.

Vorteile von Rechnungsprogrammen

Es gibt verschiedene Vorteile bei der Nutzung von Rechnungsprogrammen für Start-up Unternehmen. Dazu zählt die Automatisierung der Vorgänge. Die Software kann meist automatisch per Klick aus dem Angebot direkt eine Rechnung erstellen. Ebenso ist in der Regel die Erstellung und der Versand der Mahnung automatisiert.

Die überwiegende Anzahl der Rechnungsprogramme wird als Software-as-a-Service angeboten und kann daher einfach und schnell aktuell gehalten werden. Diese Aktualisierungen der Software erfolgen durch den Anbieter. Das ist insbesondere bei geänderten rechtlichen Anforderungen wichtig. Außerdem stellt die Rechnungssoftware sicher, dass die erstellten Rechnungen elektronisch archiviert werden. Für diese Archivierung gibt es rechtliche Vorgaben, die erfüllt werden müssen. Auch hier sorgt ein Rechnungsprogramm in der Regel für die Compliance. Insbesondere für Start-up Unternehmen bedeutet dies zusätzliche Sicherheit bei der Einhaltung von Vorgaben.

Umfang von Rechnungsprogrammen

Die Rechnungsprogramme der verschiedenen Anbieter unterscheiden sich in der Regel im Funktionsumfang in den Bereichen:

  • Auftragsbestätigung
  • Erstellung der Rechnungen und Buchung des Geschäftsvorfalls (Faktura)
  • Lieferscheinerstellung
  • Mahnwesen
  • Schnittstellen (z.B. E-Mailversand, DATEV, Zeiterfassung, Dokumentenmanagement, Kundenmanagement)
  • Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER
  • Kassenbuch

Der Übergang von Rechnungsprogrammen zu Buchhaltungsprogrammen ist fließend und oft können Rechnungsprogramme durch weitere Module zu einem vollumfänglichen Buchhaltungsprogramm ergänzt werden. Diese weiteren Module können beispielsweise die Lohnbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Liquiditätsplanung usw. sein. Zu Beginn der Geschäftstätigkeit eines Start-ups muss nicht ein umfangreiches Buchhaltungsprogramm angeschafft werden. Wichtig ist bei der Auswahl des Rechnungsprogramms vor allem die Erweiterbarkeit, damit das Programm mit dem wachsenden Start-up Unternehmen mitwachsen und um weitere Features ergänzt werden kann.

Wichtige Features eines Rechnungsprogramms

  • Erfassung der Daten aller Rechnungsempfänger
  • Angebotserstellung
  • Auftragsbestätigung
  • Rechnungserstellung aus dem Angebot per Klick
  • Abschlagsrechnungen
  • Stornorechnung
  • Wiederkehrende Rechnungen
  • Mehrwährungsfähigkeit
  • Lieferscheinerstellung
  • Offene Posten, Mahnwesen
  • E-Rechnung, ZUGFeRD

Wichtige Erweiterungen

Die meisten Rechnungsprogramme haben Schnittstellen zur Buchhaltung oder auch entsprechende ergänzende Module für die Buchhaltung.

Erweiterungen sind dann insbesondere wichtig, wenn ein Start-up Unternehmen in einem sehr speziellen Bereich, einem besonderen Teilmarkt usw. tätig ist. Hier müssen unter Umständen Daten über ganz bestimmte Schnittstellen mit Online-Marktplätzen, Verkaufsplattformen, Auktions- oder Tradingplattformen ausgetauscht werden. Es könnten auch definierte Rechnungsformate mit Partnern vorausgesetzt werden oder aber ein Datenaustausch zu vorgegebenen Kassensystemen etc. nötig sein.

Zu den wichtigen Erweiterungen gehört auch meist der Datenaustausch mit dem CRM System. Außerdem können über Erweiterungen Geschäftskonten eingebunden werden sowie Belege und Eingangsrechnungen digital erfasst werden.

Branchenanforderungen

Die Anforderungen an ein Rechnungsprogramm können von Branche zu Branche etwas unterschiedlich ausfallen. Wenn Sie ein Start-up im Bereich E-Commerce betreiben, sollten Sie insbesondere auf Schnittstellen zur Shop-Software, zu Verkaufsplattformen und auch der Warenwirtschaft achten. Dienstleister benötigen unter Umständen eine Schnittstelle zur Zeiterfassungssoftware.

Anbindung an den Steuerberater

Bei der Auswahl eines Rechnungsprogrammes sollten Sie als Start-up Unternehmer prüfen, ob es eine DATEV-Schnittstelle oder einen DATEV-Export bzw. Steuerberater-Export gibt. Unter Umständen ist auch der Datenexport in Excel möglich.

Eine Rechnungssoftware muss den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Besonders wichtig ist hierbei, dass Rechnungen nicht manipulierbar sein dürfen.

Allgemeine Auswahlkriterien für das Rechnungsprogramm

Für praktisch jede Art von Software gibt es generelle Auswahlkriterien, die sowohl Start-ups als auch etablierte Unternehmen und Organisationen berücksichtigen sollten. Hierzu zählen beispielsweise die Usability der Software, die intuitive Benutzerführung, übersichtlich gestaltete Programmoberflächen aber auch der Support durch den Anbieter sowie Testmöglichkeiten. Wir haben umfangreiche Software-Tipps zur Auswahl von betrieblicher Software zusammengestellt, in denen wir auf die verschiedenen allgemeinen Auswahlkritierien eingehen.

Bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms sollten Sie vor allem folgende Punkte näher betrachten:

  • Schnittstellen zu Drittsystemen wie Buchhaltung, DATEV, CRM, Projektmanagement, Warenwirtschaft, Shopsystem etc.
  • Erweiterungsmöglichkeiten der Software
  • Datenschutz bzw. DSGVO-Konformität
  • GoBD-Konformität
  • Revisionssichere Archivierung
  • Backup und Recovery
  • Testmöglichkeit der Software
  • Schulung
  • Support

Kleinunternehmerregelung

Sollten Sie mit Ihrem Start-up zunächst steuertechnisch für die Kleinunternehmerregelung optiert haben, so sollten Sie bei der Auswahl eines Rechnungsprogramms darauf achten, dass das Programm Rechnungen ohne Mehrwertsteuer erstellen kann.

Fazit

Mit einem Rechnungsprogramm kann ein Start-up Unternehmen effizienter arbeiten als mit einer einfachen Lösung für die Rechnungserstellung mit Word oder Excel. Die Automatisierung der Rechnungsvorgänge ist bei einer Rechnungssoftware hoch. Gleichzeitig wird durch das Rechnungsprogramm sichergestellt, dass die Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und alle Pflichtangaben enthalten. Rechnungsprogramme sorgen im Gegensatz zu einer reinen Office Lösung für den Überblick über die Zahlungseingänge und können automatisiert Mahnungen erstellen und versenden. Meist bieten Rechnungsprogramme auch Erweiterungsoptionen und Schnittstellen an, so dass die Software komfortabel mit den Geschäftsaktivitäten mitwächst.

Abkürzungen:
ZUGFeRD: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
CRM: Customer Relationship Management
GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff

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