Engineering- und Handelsunternehmen (Hausgeräte) sucht Belegarchivierungssoftware für die Buchhaltung

Wir sind ein international agierendes Unternehmen, das haustechnische Geräte bzw. Einrichtungen (z.B. für Wohnzimmer, für Küchen) entwickelt und designt sowie vertreibt. Aber auch Outdoorgeräte zählen zu unserem Produktsortiment. Wir lassen im Ausland produzieren. Zur effizienteren betriebswirtschaftlichen Firmenverwaltung suchen wir ergänzend eine Belegarchivierungssoftware für die Buchhaltung.

Die Software soll folgende Anforderungen abdecken (muss / kann - Feature):

• ständige Verfügbarkeit bzw. Zugriffsmöglichkeiten - um Daten, Belege schneller und einfacher abrufen zu können, z. B. bei Betriebsprüfungen vom Finanzamt oder Wirtschaftsprüfungen muss
• Kosten - sollten eine möglichst geringe Amortisationsdauer haben muss
• Qualität - z. B. minimale Störanfälligkeit muss
• Nachhaltigkeit - z. B. bei Unternehmenswachstum anpassen  muss
• Kapazität - die Anzahl, wie viele Belege innerhalb einer Periode gebucht werden können muss
• Einsparungen - es dürfen keine höhere Kosten oder Zeitaufwendungen wie bisher entstehen muss
• Berechtigungen - es sollten nur bestimmte Personen auf die Software zugreifen können kann
• Veränderbarkeit - zusätzliche, zugehörige Anhänge sollten zum bereits archivierten Beleg mit archiviert werden können muss
• Verknüpfung des Warenwirtschaftssystems - eine einmalige übergreifende Archivierung der Belege wäre praktisch kann  
• Flexibilität des Anbieters  - bei auftretenden Problemen mit der Software, schneller Einsatz des Anbieters muss 
• Präferenzen der Anbieter - wenn die Software eines Anbieters in regionaler Nähe in Unternehmen schon eingeführt sind, dann könnten Betriebsrundgänge durchgeführt werden kann
• Standardisierung - je standardisierter die jeweiligen Programme sind, desto einheitlicher die Ansprechpartner, Verträge und Rahmenbedingungen kann
• verschiedene Archivierungszeiträume - da es unterschiedliche Partnerländer gibt, herrschen auch unterschiedliche Archivierungszeiträume => das die Aufbewahrungsfristen unterschiedlich getaktet werden sollen, da wir verschiedene Länder (Deutschland, Österreich, Schweiz und Frankreich) bearbeiten - wir besitzen 10 Mandanten, davon jeweils einen in Österreich, Schweiz und Frankreich; der Rest gehört zu Deutschland. Dies wäre ein sehr wichtiger Punkt für uns, da die Aufbewahrungsfristen gesetzlich geregelt sind und Unterschiede zwischen den verschiedenen Ländern vorhanden sind. muss
• der Anbieter stellt zusätzlich einen passenden bzw. kompatiblen Scanner zur Verfügung kann

Bei der User-Anzahl sollten es um die 10 Personen sein, das heißt ca. 10 Software-Arbeitsplätze. Gearbeitet wird in einer MS Windows-Systemumgebung.