Wir sind eine Handels- und Servicegesellschaft im Bereich Energie und suchen eine Software für die Auftragsverwaltung, Auftragsbearbeitung. Der Fokus liegt hierbei in der Fremdvergabe (Fremdleistungen).
Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:
- Unterstützen und dokumentieren der Auftrags-, Bestell- und Rechnungsprozesse
- Erstellen von Angeboten und Rechnungen auf Vorlagen
- Automatisierung von Standard- und Teilaufgaben
- Workflows
- Freigabeprozesse
- Stammdaten- und Kontaktpflege
- projekt- und vertragsbezogene Anpassungen der Konditionen
- Budgetüberwachung und Controllingfunktionen
- Nutzerverwaltung
- Erinnerungsfunktionen
- Wiedervorlagen
- E-Mail Anbindung für Angebots-, Bestellungs- und Rechnungs-Ein- und Ausgang
- Inflationierung und Preisanpassung von Vergütungssätzen
- Einrichten von Dauerfreigaben für feste wiederkehrende Rechnungen
- automatische Generierung von Ausgangsrechnungen
- Termin-, Fristen- und Vertragsmanagementfunktionen
- Anzeige des Status der Verbindlichkeiten Fällig, Verzug, beglichen, etc.)
- OCR-Erkennung von Informationen; "lesen" von Eingangsrechnungen (PDF-Format)
- automatische Überprüfungen von Positionen (z.B. Anzahl und Preis bei Eingangsrechnungen stimmen mit denen der Bestellungen überein)
- Übernahme von Positionen, Texten aus Dienstleisterangeboten in eigene
- Unterstützung von Fremdwährungen (anglo-amerikanischer Bereich)
- mehrsprachig wünschenswert
- Customizing und Anpassungen durch den Nutzer
- intuitive Nutzung
- Schnittstellen zu Programmen der Kontoführung; DATEV-Schnittstelle vorbereitet bzw. möglich sein, benötigen eine Schnittstelle zur externen Buchhaltung
- bevorzugt webbasiert (Cloud oder SaaS)
Zu Beginn sind fünf Software-Arbeitsplätze vorgesehen. Dann würde ein späterer Aufbau - innerhalb der nächsten 5 Jahre - mit bis ca. 10 - 20 Software-Arbeitsplätzen erfolgen.