Handels- und Servicegesellschaft sucht Software zur Auftragsverwaltung und Auftragsbearbeitung

Wir sind eine Handels- und Servicegesellschaft im Bereich Energie und suchen eine Software für die Auftragsverwaltung, Auftragsbearbeitung. Der Fokus liegt hierbei in der Fremdvergabe (Fremdleistungen).

Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:

• Unterstützen und dokumentieren der Auftrags-, Bestell- und Rechnungsprozesse
• Erstellen von Angeboten und Rechnungen auf Vorlagen
• Automatisierung von Standard- und Teilaufgaben
• Workflows
• Freigabeprozesse
• Stammdaten- und Kontaktpflege
• projekt- und vertragsbezogene Anpassungen der Konditionen
• Budgetüberwachung und Controllingfunktionen
• Nutzerverwaltung
• Erinnerungsfunktionen
• Wiedervorlagen
• E-Mail Anbindung für Angebots-, Bestellungs- und Rechnungs-Ein- und Ausgang
• Inflationierung und Preisanpassung von Vergütungssätzen
• Einrichten von Dauerfreigaben für feste wiederkehrende Rechnungen
• automatische Generierung von Ausgangsrechnungen
• Termin-, Fristen- und Vertragsmanagementfunktionen
• Anzeige des Status der Verbindlichkeiten Fällig, Verzug, beglichen, etc.)
• OCR-Erkennung von Informationen; "lesen" von Eingangsrechnungen (PDF-Format)
• automatische Überprüfungen von Positionen (z.B. Anzahl und Preis bei Eingangsrechnungen stimmen mit denen der Bestellungen überein)
• Übernahme von Positionen, Texten aus Dienstleisterangeboten in eigene
• Unterstützung von Fremdwährungen (anglo-amerikanischer Bereich)
• mehrsprachig wünschenswert
• Customizing und Anpassungen durch den Nutzer
• intuitive Nutzung
• Schnittstellen zu Programmen der Kontoführung; DATEV-Schnittstelle vorbereitet bzw. möglich sein, benötigen eine Schnittstelle zur externen Buchhaltung
• bevorzugt webbasiert (Cloud oder SaaS)

Zu Beginn sind fünf Software-Arbeitsplätze vorgesehen. Dann würde ein späterer Aufbau - innerhalb der nächsten 5 Jahre - mit bis ca. 10 - 20 Software-Arbeitsplätzen erfolgen.