Handelsvertretung sucht Vertriebssoftware

Wir suchen eine einfache vertriebsunterstützende Software, hauptsächlich für das Adress- und Berichtswesen. Es soll eine Kaufsoftware sein. Wir sind eine kleine, in Süddeutschland tätige Handelsvertretung, für den Vertrieb von Investitionsgütern (Werkzeugmaschinen). Neben einem zentralen Büro planen wir zukünftig 1-2 Vertriebsmitarbeiter einzustellen. Diese arbeiten dezentral vom Homeoffice aus und sollen von dort auf die Software Zugriff haben bzw. es soll gelegentlich eine Synchronisation der lokalen Daten erfolgen. Bisher arbeiten wir mit einer einfachen relationalen Lotus Approach Datenbank. Mit dieser werden unsere Kunden und Ansprechpartner gespeichert, sowie das kundenspezifische Berichtswesen realisiert. Die Berichte müssen dann noch händisch ins MS Outlook kopiert und versendet werden. Des Weiteren lässt sich noch eine einfache Umsatzübersicht erstellen (30 bis max. 150 Maschinen pro Jahr). Die Synchronisation zwischen einem Außendienstmitarbeiter funktioniert derzeit halbautomatisch per E-Mail. 

Im Prinzip suchen wir eine neue Software, die zumindest die oben beschriebenen Aufgaben etwas ausführen kann.

Unter anderem sollten folgende Dinge möglich sein:

• Kunden-Kontakte - Berichte (Telefon, Besuch, E-Mail, etc.) für einen jeweiligen Kunden speichern, so dass man später eine Historie sehen kann. In unserem jetzigen System waren die Berichte maximal eine DIN A4-Seite, längere Berichte wurden meist mit MS Word erledigt. Eine wordähnliche Formatierung war bisher nicht möglich.
• Einbetten von Dokumenten und E-Mails (ein- und ausgehend) in die Kunden-Kontakte.
• Berichte per E-Mail an verschiedene Vertriebspartner oder Kunden aus der Software heraus über MS Outlook oder ähnlich senden. Hierbei muss beim Senden eines Berichtes an einen Vertriebspartner die kompletten Kontaktdaten eines Kunden bei Bedarf mitgesendet werden können.
• Briefe bzw. Faxe an Kunden aus dem System heraus drucken, evtl. auch Serienbriefe.
• Wiedervorlagefunktion bei Projekten.
• Eine Synchronisierung zwischen der Zentrale und den Vertriebsmitarbeitern sollte möglich sein. Derzeit haben wir keinen ständig laufenden Server im Einsatz. Mir wäre es recht wenn es eine Möglichkeit gäbe, die Daten lokal auf dem jeweiligen Laptop oder Desktop zu speichern und die lokalen Datenbestände miteinander zu synchronisieren. Die lokale Speicherung hat aus meiner Sicht Vorteile im ländlichen Raum wo nach wie vor die Mobilfunkabdeckung nicht so gut ist, des Weiteren arbeiten die Systeme schneller.
• Selektierte Daten per MS Excel oder ähnlich für Mailings ausgeben können.
• Mailings durchführen können, DSGVO-konform.
• Die Möglichkeit, dass ein Vertriebsmitarbeiter nur auf die Daten in bestimmten Postleitzahlbereichen zugreifen kann.
• Möglichst Zugriff auf die wichtigsten Daten per Smartphone.

nice to have:

• Die Möglichkeit, die verkauften Maschinen mit Umsatz sowie Ausstattungen beim jeweiligen Kunden zu speichern. Damit sollte auch eine Umsatzbetrachtung pro Jahr und pro Kunde ermöglicht werden (derzeit keine Fakturierung).
• Routenplanung - sehen welcher Kunde aus den Stammdaten sich noch im Bereich der geplanten Route oder an einem bestimmten Aufenthaltsort befindet.

Es sind maximal vier Software-Arbeitsplätze vorgesehen, zzgl. - wenn möglich - Zugriff auf mobile Endgeräte. Gearbeitet wird mit MS Windows-Rechnern.