Kirchliche Einrichtung sucht Software zur Verwaltung eines Gästehauses

Wir suchen für unsere kirchliche Einrichtung eine Software zur Verwaltung unseres Gästehauses mit Zimmern, Tagungsräumen und Gastronomie. Das Haus ist kein öffentliches Hotel, es wird auch für Konferenzen, Fortbildungsveranstaltungen, Mitarbeiterversammlungen, Tagungen und Empfänge genutzt. Die Servicearbeiten erfolgen von eigenem Personal für Zimmerservice, Reinigung, Küche, Rezeption und Herrichtung der Tagungsräume.

 
Aufgaben der Software für Verwaltung des Gästehauses

• Verwaltung der Stammdaten
  
  • Gäste Einzelpersonen (dienstlich)
  • Einzelpersonen (privat)
  • Gruppen
  • Organisationen und Einrichtungen
• Zimmer: Jeweils Doppelzimmer und teils mit Möglichkeit Zustellbett
• Tagungs- und Veranstaltungsräume max. Personenzahl, Ausstattung
• Preislisten: Zimmer, Tagungs-/Veranstaltungsräume, Verpflegung, Getränke, Zusatzkosten

Verwaltung der Zimmerbelegung

• Reservierungen und Belegungen
  
  • der Zimmer
  • der Ferienwohnung
• Optional: zugebuchte Zimmer externer Hotels

 
Verwaltung der Tagungs- und Veranstaltungsräume

• Belegungsplan der Konferenzräume, Bierkeller, Clubraum, Speisesaal, Kapelle
• Gebuchte Tagungsgetränke sowie Verpflegung
• Gebuchte Mahlzeiten
• Gebuchte Technik
• Gebuchte Zimmer für Tagung
• Teilnehmerlisten, Veranstaltungsleiter, Rechnungsempfänger

 
Dienstpläne

• Dienstpläne für Zimmerservice
• Dienstpläne für Küche
  
  • Anzahl Frühstück, Mittagessen
  • Anzahl Frühstück, Mittagessen für Gäste mit externer Unterbringung
• Dienstpläne für Tagungsräume (Bestuhlung, Technik, Getränke, Verpflegung)

 
Rechnungslegung

• Einzelrechnungen und Sammelabrechnungen Zimmer, Frühstück, Mahlzeiten
• Abrechnung Tagungsgebühren wie Raumkosten, Technik, Verpflegung, Getränke
• Berücksichtigung von Steuern, Abgaben, Gebühren wie Übernachtungssteuer

 
Schriftverkehr

Archivierung Korrespondenz im Zusammenhang mit Reservierungen bis zur Rechnungslegung, Angebote, Rückfragen
 

Schnittstellen

• Outlook + Office für Rechnungen, Korrespondenz im Zusammenhang mit Reservierungen
• Übergabe Daten der Rechnungen an Finanzbuchhaltung (sage100)

 
Optional

• Online-Portal für Belegungen und Reservierungen
• Bemerkung: Interessant ist nicht-öffentlicher Zugang auf Belegung der Konferenzräume, um interne Termine schneller abstimmen zu können.
• Verwaltung Schriftverkehr im Zusammenhang mit Reservierung, Buchung Abrechnung

 
Technisches

• Installation auf virtuellem Windows Server 2016 im Netzwerk
• Es sind ca. drei Software-Arbeitsplätze (Clients) mit Windows 10 für Nutzung und Datenpflege geplant.
• Achtung! Auch Cloud-Lösung denkbar. Aber ausschließlich, wenn konform mit europäischem Datenschutz

Aktuell besteht unser IT-Netzwerk aus einem Windows Server 2016 und etwa 50 Clients.