Was versteht man unter Asset-Register?

p>Ein „Asset-Register“ – auch als Anlagenverzeichnis oder Anlagenregister bezeichnet – ist ein zentrales, strukturiertes Verzeichnis aller Vermögenswerte (Assets) eines Unternehmens. Dazu zählen physische Anlagen wie Maschinen, Gebäude oder Fahrzeuge ebenso wie immaterielle Güter wie Softwarelizenzen oder Patente. Ziel eines Asset-Registers ist es, vollständige Transparenz über den Bestand, den Zustand, den Standort, den Wert und die Nutzung aller Assets zu schaffen. Dies ist insbesondere relevant für das Asset Management, die Buchhaltung, das Controlling sowie für Wartungs- und Lebenszyklusstrategien.

Typische Softwarefunktionen im Bereich „Asset-Register“:

Asset-Erfassung und -Kategorisierung: Strukturierte Erfassung von Assets nach Typ, Standort, Kostenstelle, Verantwortlichem oder Seriennummer.
Inventarisierung: Unterstützung bei der physischen Aufnahme und dem Abgleich von Beständen durch Barcode-, RFID- oder QR-Code-Integration.
Lebenszyklusmanagement: Verfolgung des gesamten Lebenszyklus eines Assets – von der Beschaffung über Nutzung, Wartung bis zur Ausmusterung.
Wertentwicklung und Abschreibung: Berechnung von Buchwerten, Restwerten und planmäßigen Abschreibungen nach steuerlichen oder unternehmensinternen Richtlinien.
Wartungsplanung: Integration von Wartungsintervallen, Prüffristen oder Serviceterminen für technische Assets.
Standortverfolgung: Dokumentation des aktuellen und historischen Standorts von beweglichen Assets.
Nutzer- und Verantwortungszuordnung: Zuordnung von Verantwortlichen oder Nutzern zu bestimmten Assets für mehr Transparenz und Verantwortlichkeit.
Dokumentenmanagement: Ablage relevanter Dokumente wie Kaufbelege, Wartungsprotokolle, Handbücher oder Zertifikate beim jeweiligen Asset.
Audit- und Berichtsfunktion: Erstellung von Berichten für Revision, Steuerprüfung oder Managemententscheidungen.

Beispiele für „Asset-Register“:

Ein produzierendes Unternehmen verwaltet über ein Asset-Register sämtliche Maschinen, inklusive Wartungsplänen und Standortinformationen.
Ein IT-Dienstleister führt ein digitales Verzeichnis aller Hardware- und Software-Komponenten inklusive Lizenzstatus und Garantiezeiten.
Eine öffentliche Verwaltung nutzt ein Anlagenverzeichnis zur Erfassung ihrer Gebäude, Fahrzeuge und technischen Geräte für die Haushaltsplanung.
Ein Facility-Management-Anbieter dokumentiert die Ausstattung von Objekten wie Heizungsanlagen, Aufzügen oder Sicherheitskomponenten inklusive Instandhaltungshistorie.
Ein Unternehmen nutzt RFID-Tags, um mobile Geräte wie Laptops oder Werkzeuge im Asset-Register automatisch zu erfassen und zu verfolgen.