Der Begriff „BANF“ steht für „Bedarfsanforderung“ und bezeichnet im Beschaffungsprozess eines Unternehmens ein formelles Dokument oder einen digitalen Vorgang, mit dem ein interner Bedarf an Gütern oder Dienstleistungen gemeldet wird. Die BANF dient der internen Bedarfsermittlung und bildet die Grundlage für weitere Schritte wie die Prüfung, Genehmigung und anschließende Bestellung. Sie ist ein zentrales Element im Einkaufs- und Materialwirtschaftsprozess – insbesondere in ERP-Systemen (z. B. SAP).
Eine BANF enthält typischerweise Informationen wie Artikelbezeichnung, Menge, gewünschter Liefertermin, Kostenstelle und ggf. eine Begründung für die Anforderung.
Erstellung von Bedarfsanforderungen: Formularbasierte Eingabemasken zur strukturierten Erfassung von Anforderungen (z. B. Material, Dienstleistungen, Investitionsgüter).
Genehmigungsworkflow: Abbildung von Freigabeprozessen, z. B. durch mehrstufige Freigabeketten basierend auf Kostenstellen, Beträgen oder Benutzerrollen.
Kontierung und Zuordnung: Möglichkeit zur Angabe von Kostenstellen, Projekten oder Sachkonten zur korrekten buchhalterischen Erfassung.
Integration mit Lagerverwaltung: Prüfung, ob der angeforderte Artikel bereits im Lagerbestand vorhanden ist, um unnötige Beschaffungen zu vermeiden.
Weiterleitung in den Bestellprozess: Automatische Umwandlung freigegebener BANFen in Bestellvorschläge oder Bestellungen.
Statusverfolgung: Transparente Nachverfolgung des Bearbeitungsstandes einer BANF vom Eingang bis zur Bestellung.
Archivierung und Dokumentation: Revisionssichere Ablage der Bedarfsanforderungen inklusive aller Änderungen und Freigaben.
Ein Mitarbeiter fordert über das ERP-System einen neuen Laptop an. Die BANF wird durch die IT-Abteilung geprüft und zur Bestellung freigegeben.
Ein Produktionsleiter meldet den Bedarf an einem Ersatzteil. Die Software prüft automatisch, ob das Teil im Lager verfügbar ist.
Ein Projektleiter beantragt Beratungsdienstleistungen für ein laufendes Projekt. Die BANF wird budgetär geprüft und nach Genehmigung in einen Bestellvorschlag umgewandelt.
In einem Bauunternehmen werden regelmäßig BANFen für Baumaterialien generiert, die nach Freigabe direkt als Bestellung an Lieferanten gehen.
