Aktenplatz
Aktenplatz: Digitale Akten, Dokumente und Abläufe im Griff.Aktualisiert am 27. Okt 2026 durch Ladewig GmbH
Aktenplatz ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für Unternehmen und Organisationen, die ihre Dokumente, Akten und Arbeitsabläufe an einem zentralen Ort verwalten möchten. Die Software verbindet digitale Aktenführung mit Aufgabenmanagement, Dokumentenarchivierung und der Zusammenarbeit im Team. Statt Informationen in verschiedenen Ordnern, E-Mail-Postfächern und Anwendungen zu suchen, finden Sie die zugehörigen Unterlagen direkt im jeweiligen Vorgang.
Im Mittelpunkt steht die digitale Akte. Sie enthält nicht nur Dokumente, sondern auch Notizen, Kontakte, E-Mails, Termine, Aufgaben und den bisherigen Bearbeitungsverlauf. Akten lassen sich miteinander verknüpfen und in Projekten organisieren. Für die tägliche Arbeit stehen unter anderem eine Tabellenansicht, eine Kalenderansicht und ein Kanban-Board zur Verfügung. So behalten Sie auch bei zahlreichen laufenden Vorgängen den Überblick.
Aktenplatz geht über eine reine Dateiablage hinaus. Aufgaben werden unmittelbar am jeweiligen Vorgang angelegt und Verantwortlichen zugewiesen. Über Vorlagen und Automatisierungsregeln lassen sich wiederkehrende Schritte vorbereiten. Das ist beispielsweise hilfreich, wenn eingehende Rechnungen geprüft, Verträge freigegeben oder Unterlagen für einen Kundenauftrag zusammengestellt werden müssen.
Auch die Bearbeitung von Dokumenten ist in die Arbeitsumgebung eingebunden. Dateien lassen sich hochladen, organisieren, versionieren und im Browser ansehen. Für PDF-Dokumente stehen unter anderem Anmerkungen und Stempelfunktionen bereit. Änderungen werden protokolliert, während Rollen und Berechtigungen festlegen, wer bestimmte Informationen lesen oder bearbeiten darf.
Aktenplatz wird standardmäßig als Cloud-Lösung in deutschen Rechenzentren angeboten. Für Organisationen mit eigenen Infrastrukturvorgaben sind auch dediziertes Hosting und der Betrieb im eigenen Rechenzentrum möglich. Die Software unterstützt damit unterschiedliche Anforderungen an Datenhaltung und IT-Betrieb.
Der Hersteller legt besonderen Wert auf Datenschutz, nachvollziehbare Änderungen und die Unterstützung GoBD-konformer Dokumentations- und Archivierungsprozesse. Funktionen wie Zugriffskontrollen, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Audit-Protokolle helfen bei der kontrollierten Verwaltung geschäftlicher Informationen.
Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems betrifft häufig mehr als die technische Einrichtung. Bestehende Ablagestrukturen müssen überprüft, Dokumente übernommen und Verantwortlichkeiten festgelegt werden. Der Anbieter unterstützt auf Wunsch bei der Analyse vorhandener Prozesse, der Einrichtung der Aktenstruktur, der Datenmigration und der Schulung Ihrer Mitarbeitenden.
Ob Sie zunächst eine einzelne Abteilung digitalisieren oder ein gemeinsames Dokumentenmanagement für mehrere Standorte aufbauen möchten: Aktenplatz lässt sich an unterschiedliche Organisationsstrukturen anpassen. In einer persönlichen Produktvorführung können Sie Ihre Anforderungen besprechen und prüfen, wie sich Ihre Dokumentenverwaltung und die zugehörigen Arbeitsabläufe mit Aktenplatz abbilden lassen.
Entdecken Sie unsere Lösung in einer persönlichen Produktdemo und lernen Sie die wichtigsten Funktionen und Einsatzmöglichkeiten kennen. Für einen optimalen Einstieg bieten wir Ihnen außerdem unser betreutes Starter-Paket für einmalig 299 € an.
Der Professional-Tarif kostet 360 € pro Nutzer und Jahr zzgl. MwSt. und umfasst bis zu 25 Benutzer sowie 500 GB Speicherplatz. Für größere Organisationen bieten wir individuelle Enterprise-Lösungen an, deren Preise und Leistungsumfang auf den jeweiligen Bedarf abgestimmt werden.
Kontaktieren Sie uns gerne für eine persönliche Produktvorführung oder weitere Informationen zu unseren Tarifen und Starter-Angeboten.
